Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD - Дэвид Аллен

Я бы хотел, чтобы люди запомнили меня как старательного опытного работника. Я думаю, что любой поэт – работник. Шекспир был работником. И Бог – работник. Думаю, что нет ничего лучше, чем быть работником.

Если вы захотите передать свое настроение масляными красками на холсте, то приготовите кисти и краски. Вам не нужно будет думать о том, как «стать организованнее», – вы просто сделаете это. Если вы заядлый рыболов и собираетесь на рыбалку, то, конечно же, аккуратно уложите наживку и удочки. В подобных делах инструменты нужно держать наготове.

Почему же мы не подходим так ко всем составляющим нашей работы? Среди моих знакомых много опытных специалистов, которые могут до исступления ухаживать за навигационной системой своей яхты, но – одновременно с этим – в их папке «Входящие» будет царить совершеннейший хаос. Почему? В чем же, в конце концов, разница?

Доведите все стороны своей жизни до совершенства, чтобы рутина не беспокоила и не отвлекала, чтобы вы с любовью делали все, чем должны заниматься. Тогда вы сможете расширить масштабы своей деятельности и естественным образом направить всю любовь своего сердца на заботу об окружающих.

Почувствовав, что значит действовать с ясной головой (я имею в виду по-настоящему ясную голову), вы не станете тратить энергию на пустые размышления о том, что «нужно быть организованным». Вы просто будете поддерживать это состояние. Запад и Восток, как известно, к оценке спонтанности подходят по-разному. Если вы хотите познать истинную свободу самовыражения на Востоке, приготовьтесь всю жизнь провести в скромности и строгой дисциплине.

Трудно быть по-настоящему креативным вне рамок системы и ограничений. Да, креативность и организованность – две стороны одной медали. Но попробуйте рисовать без холста. Мне всегда нравилось брать лучшее из обоих миров. Хотите свободы? Будьте организованны. Хотите быть организованным? Проявите креативность.

Кстати…

– Где в вашей жизни находится тот объективный наблюдатель, который думает, что вам нужно быть организованным? Какие проблемы, внушающие вам беспокойство, заставляют вас становиться более организованным?

– Как вам кажется, в чем именно вы дезорганизованны? Какой результат, требующий большей степени организованности, сделал бы эту сторону вашей жизни важнее или интереснее?

28. Соответствие формы и функции – залог максимальной продуктивности

Разница между системой, которая поддерживает, и системой, которая ограничивает, состоит в их полезности с точки зрения достижения цели. Слишком частые совещания, регулярность которых неадекватна решаемой задаче, будут отталкивать людей – и их станут пропускать. В неудачно выстроенной стратегии при попытке добиться запланированного роста будут постоянно возникать узкие места. Поэтому высшим достижением по-настоящему искусного мастера является знание того, какие средства лучше всего использовать для той или иной работы.

Мечтатель и работник – ваш личный штат

Недавно я понял, что иду по жизни, попеременно внутренне меняя две совершенно разные роли – Мечтателя и Работника. Эти персонажи по-разному думают и действуют, и дела идут гораздо лучше, если я не путаю их обязанности.

Я давно знаю, что стили жизни и работы людей расположены в достаточно широком диапазоне – от «чистых» мыслителей, ненавидящих подробности и обязательства, до исполнителей, чувствующих себя чрезвычайно некомфортно, когда их просят придумать что-то или выбрать стратегию. Теперь мне ясно, что в моем внутреннем отделе работают оба таких специалиста.

Мечтатель во мне любит просто сидеть в дубовой роще, потягивая кофе и придумывая новые великие проекты или как минимум идеальные сценарии развития событий. Иногда – время от времени – он даже может мыслить стратегически. Мой Работник предпочитает потратить это время на то, чтобы извлечь письмо из папки «Входящие», решить, как с ним поступить, и выполнить простое действие, которое стало бы еще одним конкретным шагом вперед в каком-то деле, находящемся прямо перед его глазами. Пока эти двое не сталкиваются лицом к лицу, все идет отлично.

Но, находясь в состоянии Мечтателя, я начинаю думать о том, что мне нужно заканчивать все начатые дела, и о том, как много работы я себе напридумывал. Из-за подобных мыслей я чувствую обиду и одиночество. А когда в состоянии Работника я упорно тружусь над завершением какого-то дела и случайно позволяю своему внутреннему голосу заявить, что «мне следовало бы заняться более важными и масштабными вещами», то мгновенно после этого эмоционально «сдуваюсь» и опускаю руки.

Образ без действия – просто мечта; действие без образа – рутина; образ и действие – надежда мира.

Вот что поможет наилучшим образом этому внутреннему партнерству.

1. Моя корзина «Для входящих». Пребывая в творческом настроении, я могу просто записывать идеи в блокнот или в папку «Входящие» – в «систему», немедленно делегируя их «кому-то другому». Мой Работник позже подхватит их, деловито спросит: «Каким будет следующее действие?» – и все сделает с отличным результатом.

2. Мои списки проектов и дел типа «Когда-нибудь / может быть». Это законная добыча Мечтателя.

3. Еженедельная ревизия проектов. Это способ заманить Мечтателя и Работника на регулярное совещание, где они плодотворно смогут поработать «в паре», вдохновляя и поддерживая друг друга.

Кстати…

– Кто доминирует в вас – Мечтатель или Работник?

– Как вы могли бы поддержать того из них, кто слабее?

29. Чтобы освободить ваш ум, система должна его превосходить

Вы не сможете одурачить свой ум. Он эксперт по вашей личной системе самоуправления, а потому прекрасно знает, можно ли вам доверять, если вы обещаете взглянуть на что-то в нужное время. Он знает, приняли ли вы решение о том, каким должно быть следующее действие, помещено ли напоминание об этом в такое место, где вы сможете его заметить при первой же возможности. Если вы не сделаете что-то из перечисленного, ваш ум не успокоится – он просто не сможет смириться. Он будет пытаться без конца напоминать вам об упущенном деле. Ум – преданный и усердный слуга, но ему следует поручать именно ту работу, с которой он может справиться хорошо, ту, которая ему по силам.

Может ли ваш ум справиться с новой работой?

Если вы «выгрузите» из головы все, что в ней хранится, осознаете значимость этого багажа, поймете, как сдвинуть дела с места, то почувствуете, что высвободится огромное количество умственной энергии. Сделав такую «выгрузку» по-настоящему качественно, все без исключения люди чувствуют, как обостряется их фокус, раскрываются ум и интуиция, а мир воспринимается с новой и более позитивной точки зрения. Этот эффект напоминает шар, наполненный гелием, который, если его отпустить, сразу взмывает вверх. Возникают новые идеи, и волей-неволей мы смотрим на вещи, которые появляются в нашей жизни, с большей готовностью к действию. Ум переходит на другой уровень функционирования. Но такое «повышение» может оказаться недолговечным.

Одно дело для вашего внутреннего фокуса – получить новую работу, и совсем другое – сохранить ее. Ум может концентрироваться на новом горизонте только при условии, что в мелочах царит порядок. Предположим, вы своевременно проводите анализ данных (думаете, решаете, упорядочиваете) и используете качественную персональную управленческую систему для достижения намеченных результатов. Это напоминает приглашение на работу идеального личного помощника – он высвобождает ваше время для действительно важных вещей, на которых вы хотите сосредоточиться. Но если вы прекратите регулярно пересматривать и поддерживать в актуальном состоянии свою систему, это будет равносильно тому, что в критический момент вы оставите своих ключевых помощников без информации или без замены. Вы снова немедленно впадете в беспокойство: кто ответит на звонки, где билеты, какие встречи у меня завтра, и вообще – согласились ли мы на заманчивое предложение партнеров? Но ведь вам платят не за это? Если на данном уровне нет порядка, вы не сможете выполнять свою работу – по крайней мере, с максимальной производительностью.

Единственный основной потребитель времени и энергии – наша постоянная непродуктивная озабоченность делами.

Самые бледные чернила лучше самых ярких воспоминаний.

После того как все ваши проекты и связанные с ними действия выявлены и зафиксированы, потребуется регулярно обновлять соответствующие списки, поддерживая их в актуальном состоянии. Чтобы пользоваться выгодами ясного ума и повышенной способности реагировать, чтобы оставаться при этом в состоянии равновесия и полностью фокусироваться на имеющихся возможностях, вы должны заботливо «подкармливать» ваши списки, поскольку они добросовестно помогают вам контролировать собственные обязательства. Позитивное впечатление быстро испарится, если развалится система и дадут сбой процессы, которые ее формируют, – а это может случиться очень быстро. В течение нескольких дней (иногда часов) новые «вводные» должны интегрироваться в систему, детали – проверяться и прорабатываться, а дело – включаться в список других незавершенных дел, нуждающихся в отслеживании и управлении. Иначе вскоре вам снова придется проводить чистку в терминах «делаю / не делаю». Ваш ум должен постоянно находиться в контакте с созданной системой, чтобы не заниматься тем, что контролируется на ее уровне.