Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD - Дэвид Аллен

В такой среде взаимодействие становится трудным и неуклюжим. Чтобы пробиться сквозь бессмысленный «шум», другим людям приходится повышать «уровень громкости» своих сообщений. Но неоправданно высокая громкость и псевдосрочность на деле создают атмосферу запоздалого реагирования, а уровень корпоративной культуры в такой организации оказывается на краю пропасти. Компания становится одновременно и неповоротливой, и гиперреактивной. Важнейшие инициативы по изменению стратегии озвучиваются на одном берегу болота, но не доходят до другого. Процветает пустая переписка, а общение начинает походить на волчий вой под луной.

Выстроить удобный и активный обмен информацией очень трудно. Но если вы сделаете это, то сможете пользоваться им без лишних раздумий.

Однако по другую сторону баррикад все еще находятся люди, которые привыкли сразу отвечать на все электронные и другие сообщения. Они гораздо ответственнее подходят к решению серьезных проблем. У них отточен навык быстрого отклика вне зависимости от степени важности поступающих писем и звонков. Забавно, но кажется, что эти люди вообще не сталкиваются с вещами, которые мешают работать. Своими собственными сознательными усилиями они создали атмосферу чуткого реагирования на сигналы сети, к которой подключены. Зная, что вы внимательно читаете их сообщения, они подсознательно начинают тщательнее подбирать слова и задумываются об уместности своих писем. Сокращение времени обратной связи благотворно и продуктивно влияет на любые отношения. Они становятся чище – в лучшем смысле этого слова.

Если это происходит в сфере корпоративной культуры (включая семейную), положительное влияние испытывают все системы. Немедленная, но взвешенная реакция сокращает цикл обмена информацией и скорость принятия решения. Не бывает ни коротких замыканий, ни перегоревших предохранителей. Сразу становится явным отвлекающее от дела, неуместное и «токсичное» содержание, но для него не находится болота, где оно могло бы постепенно и комфортно разлагаться.

Ничто не действует так заразительно, как собственный пример. Невозможно сделать что-то очень хорошее или плохое, не вызвав отклика в окружающих.

Проводя корпоративные тренинги в группах своих коллег, мы обучаем людей оперативному реагированию, то есть реагированию сразу, сейчас, чтобы они прекратили «думать о том, что им следовало бы подумать о чем-то». Бездействие не просто понапрасну отнимает энергию – оно часто вызывает разлад, усложняет жизнь и наполняет ее лишними стрессами. Мы показываем, что осознанные действия лучше, чем бессознательная реакция. Речь идет, конечно же, не о «коленном рефлексе»[8]. Осмысленность в ходе обмена информацией не исчезает, а, наоборот, кристаллизуется и возрастает. Общение оказывается более сознательным, ведь оно происходит до того, как ситуация достигнет кризисного уровня. В итоге удается упорядочить незавершенные дела, создать очень четкую систему взаимодействия и научиться принимать решения на ранней стадии возникновения проблемы. При этом ощутимо увеличивается глубина взаимодействия и качество обмена информацией. Но обратите внимание: все, что мы сделали для достижения такого результата, – это поменяли проводку и свечи. Система не избавилась от проблем и сложностей, но теперь их можно замечать гораздо раньше, справляясь с ними быстрее и легче.

Кстати…

– Где находится узкое место вашего личного потока работ? Что написано в самом старом из непрочитанных вами сообщений? Что можно сделать, чтобы больше не думать о нем?

– Есть ли недостатки у системы или списков дел, которые вы использовали для управления собой? Что можно сделать, чтобы они охватывали все необходимое?

– В чем слабость вашей команды (или семьи) с точки зрения приведения дел в порядок? Как можно исправить ситуацию?

32. Эффективность вашей системы обратно пропорциональна вашему вниманию к ней

Когда вам приходится отвлекаться на свою систему, вы расходуете личную энергию, вместо того чтобы ее экономить. Создавая или улучшая систему, важно по возможности быстрее «отключать» от нее мозг.

Критерий успешности: беззвучная работа

Ваша система тем лучше, чем реже вы о ней вспоминаете. Чем меньше она требует внимания, тем более функциональной становится. Вы замечаете ее только тогда, когда с ней что-то не так или когда вы принимаете решение сознательно за ней понаблюдать. Вы хотите работать, думать, творить и делать свои насущные дела, а не фокусироваться на том, как вам это удается. Вы хотите наслаждаться поездкой на автомобиле по красивым местам, а не думать о том, как переключать передачи или пользоваться климат-контролем.

Я должен создать свою систему, иначе буду порабощен чужой.

Создание отлаженной и «беззвучно работающей» системы часто становится основным путем к повышению продуктивности. В девяти случаях из десяти системы управления потоками работ не справляются с перегрузкой. Большинство компьютерных программ, созданных за последние двадцать пять лет для помощи в самоорганизации, ценны с точки зрения концепции, но весьма неповоротливы. Если при разработке системы допущены ошибки или же привычки пользователя этой системы не доведены до автоматизма, она буквально «распадется на части» при увеличении объема и скорости обмена информацией.

В качестве примера плохо спроектированной системы можно привести работу с каталогом – регистратором для хранения документов в подвесных папках с ярлыками. Обратите внимание: рост количества документов и скорости наполнения каталога быстро «убивают» его. Ведь часто система просто перестает справляться с горами информации, которую необходимо сохранить. С неудобными переполненными подвесными регистраторами трудно работать. Если же подписывать сами файлы, а не папки, и помещать в каждую папку только один файл (и лучше, если она будет не подвесной), то удастся справиться с прессингом, не капитулировав перед ним. Другой типичный пример узкого места – использование компьютерной мыши в тех случаях, когда клавиатура позволяет сделать ту же самую работу в четыре раза быстрее. Мы часто встречаем опытных специалистов, с трудом обменивающихся информацией и блокирующих свое конструктивное мышление только потому, что слишком много сознательных усилий они тратят на то, чтобы создать сообщение электронной почты, написать текст, вставить адрес и отправить письмо.

Сильнее всего нас держат те цепи, которые мы разорвали.

Вы должны создать свою собственную, привычную для вас систему управления потоками работ. Вам нужен собственный «базовый лагерь» – только ваш, а также отлаженные до автоматизма средства и навыки. Ведь вы же не хотите перенастраивать способы обработки информации каждый раз, когда пытаетесь сесть и заняться делом. В течение последних двадцати лет я постоянно нахожусь в дороге 250 дней в году и могу успешно трудиться, используя виртуальное рабочее место. Но лучше всего мне работается в моем собственном кабинете, за моим столом, где всегда под рукой все мои папки и инструменты. И где никто не беспокоит. Потому что мне нравится двигаться с максимальной эффективностью – без сопротивления и задержек.

Кстати…

– Какие процедуры из числа созданных вами работают, хотя вы больше о них не думаете, а автоматически используете?

– О каких компонентах собственной системы вам приходится постоянно помнить? Как можно автоматизировать их работу?

– Как устроено рабочее место у вас дома? Как сделать комнату или тот капитанский мостик, откуда вы управляете своей жизнью, более функциональным?

33. Форма – фундамент функции

Продуктивность и производительность во многом обеспечиваются созданием правильного контекста и структуры. Часто именно благодаря форме переключается фокус, который подпитывает намерения, вызывающие выброс созидательной энергии и появление содержания. Если вы хотите заниматься спортом, наденьте спортивную форму. Если собираетесь написать книгу, придумайте название и откройте текстовый редактор. Хотите, чтобы на работе какое-то дело начало продвигаться вперед? Выберите тему и назначьте совещание. Объявите о нем – и люди придут.

Что нужно перемешать в вашей кастрюле?

Это эссе посвящено применению одной из наших методик, о которой, честно говоря, мало кто задумывается. А ведь она настолько проста и при этом способна так повысить качество вашей жизни, что я не могу обойти ее своим вниманием.

Если бы вы могли вздремнуть, зная, что за содержимым вашей кипящей кастрюли, которое нужно помешивать, кто-то присмотрит, – как бы вы к этому отнеслись? Позвольте объяснить мою мысль. В жизни можно выразить себя множеством способов: наверняка вы имеете массу интересов и фокусируетесь на разных вещах, с которыми связано невероятное богатство и глубина переживаний, не говоря уже о сотнях ежедневных мелких дел. Если вы, конечно, уделяете им внимание. Еще остается забота о ваших детях, общение с друзьями, страсть к кулинарии, коллекционирование монет, оттачивание навыков игры в гольф. Ваши инвестиции, тяга к путешествиям, безумные мысли. Понравившиеся афоризмы, личные убеждения, любовь к музыке Моцарта, мечты о будущем.