Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD - Дэвид Аллен

Единственный основной потребитель времени и энергии – наша постоянная непродуктивная озабоченность делами.

Самые бледные чернила лучше самых ярких воспоминаний.

После того как все ваши проекты и связанные с ними действия выявлены и зафиксированы, потребуется регулярно обновлять соответствующие списки, поддерживая их в актуальном состоянии. Чтобы пользоваться выгодами ясного ума и повышенной способности реагировать, чтобы оставаться при этом в состоянии равновесия и полностью фокусироваться на имеющихся возможностях, вы должны заботливо «подкармливать» ваши списки, поскольку они добросовестно помогают вам контролировать собственные обязательства. Позитивное впечатление быстро испарится, если развалится система и дадут сбой процессы, которые ее формируют, – а это может случиться очень быстро. В течение нескольких дней (иногда часов) новые «вводные» должны интегрироваться в систему, детали – проверяться и прорабатываться, а дело – включаться в список других незавершенных дел, нуждающихся в отслеживании и управлении. Иначе вскоре вам снова придется проводить чистку в терминах «делаю / не делаю». Ваш ум должен постоянно находиться в контакте с созданной системой, чтобы не заниматься тем, что контролируется на ее уровне.

Постепенно станет очевидной необходимость того, что мы называем еженедельной ревизией. Потребуется регулярно освежать знания обо всем, что вы зафиксировали, обработали и организовали, – это, пожалуй, наиболее важная привычка из всех, которые нужно приобрести, чтобы контроль без напряжения гарантированно стал способом жить, а не исключением из правил. Похоже, в нашей психике есть нечто, идеально соответствующее нашему семидневному циклу деятельности. Примерно через каждые семь дней нам нужно отвлекаться от своих деревьев и видеть за ними лес – но не с заоблачных высот, а с уровня реальных проектов и действий, которыми мы будем заниматься в течение следующего короткого периода времени.

Такого рода функциональный анализ всего, что «лежит на нашей тарелке», не происходит сам по себе. Он требует дисциплины и умения удерживать фокус в течение одного-двух часов в конце каждой рабочей недели, отвлекаясь от ежедневной рутины, чтобы успешно контролировать ее. Но большинство людей считает, что это делать необязательно и что подобная деятельность – из разряда «хорошо было бы, но мне некогда». Многие не понимают, что это как раз и есть тот единственный способ перестать думать «о том, что следовало бы подумать о том, о чем следовало бы подумать». Вы действительно можете покончить с этим бесконечным недоразумением и утихомирить свой недовольно ворчащий ум. Но это требует одного-двух часов в неделю – на протяжении всей вашей жизни.

Кстати…

– Когда вы в последний раз делали полную ревизию всех своих незавершенных проектов и следующих действий?

– Как можно обеспечить более регулярную процедуру их ревизии в будущем?

30. Хорошая реакция повышает жизнеспособность

Все действия, направленные на улучшение понимания вами окружающей обстановки, уменьшение времени отклика и балансировку внутренней системы (чтобы устранить чрезмерную или недостаточную реакцию), обеспечивают конкурентное преимущество и увеличивают производительность. Чувствительность к внешним раздражителям и приспособляемость к переменам вносят ценный вклад в выживание биологических видов, боевых летчиков и продуктовых линеек.

Лечение беспорядком

Большинство успокоительных средств – фармакологических или рекреационных – временно спасают нас от реальности. Они уменьшают нашу реакцию на агрессию внешних объектов (например, бактерий или начальников). Пилюли незаконченных дел могут легко выполнять ту же функцию.

Люди одиноки, потому что строят стены вместо мостов.

Благословенны покладистые, ибо они никогда не выходят из себя.

Люди могут ослаблять свои связи с миром, позволяя множеству нерешенных дел вырастать вокруг них настоящими крепостными стенами. Любой сигнал извне должен пробиваться через баррикады бумаг и сотни сообщений электронной почты, преодолевать проблемы, связанные с плохо организованным потоком информации и невыполненными обязательствами. Это состояние становится синдромом, который далее начинает подкармливать сам себя. По мере роста беспорядка у человека появляется все больше пространства для маневра, ему легче увернуться от неприятных или сложных вещей, которые он задвигает на задний план или вовсе игнорирует. Подобный процесс может быть даже приятен: «непомерная занятость» на рабочем месте иногда создает ощущение собственной значимости.

Хорошо иметь какую-то защиту от атак со стороны собственной работы и жизни вообще. Но употребление лекарств чревато привыканием и вызывает неестественную реакцию. К тому же можно попасть в настоящую зависимость от них. И потом, когда человек решит «бросить», очистив тем самым свою внутреннюю и внешнюю среду, его новые ощущения, скорее всего, вызовут болезненное и дискомфортное чувство уязвимости. Спросите любого, кто когда-нибудь проходил через подобную «ломку». Отказ от оправдания своего нежелания реагировать на события в личной жизни и на работе может вызывать у вас ощущение обнаженности до тех пор, пока вы не привыкнете к нему.

Если наша область деятельности понятна даже незнакомым людям, это упрощает использование каждого опыта.

Нет проблем с тем, как в вашу голову могут попасть новые, инновационные идеи; проблема скорее в том, как избавиться от старых мыслей. Ум каждого человека напоминает старый дом, заставленный старомодной мебелью. Расчистите хотя бы крошечный уголок своего ума – и креативность немедленно заполнит его.

Но со временем вы полностью «очиститесь» и тоже привыкнете к этому состоянию, благодаря которому начнете быстрее улаживать свои дела и перестанете позволять им валяться вокруг себя в беспорядке. Это тоже можно назвать зависимостью, но одной из тех, что генерируют более здоровые и продуктивные последствия.

Те из нас, кто потратил тысячи часов своей жизни, помогая формированию в каждом человеке более совершенной и ориентированной на принятие решений личности, видят поразительные улучшения в культуре отдельных команд и целых организаций. Обычно мы одновременно работаем со всеми, кто в них входит. Большинство проблем, из-за которых руководители, как им кажется, вынуждены прибегать к «тим-билдингу», исчезают сами собой, поскольку очищается нервная система всего организма. Организация поднимается еще на одну ступеньку вверх по пищевой цепочке цивилизации.

Кстати…

– Есть ли в вашей жизни то, на что вы не любите реагировать? Чего вам будет стоить попытка разобраться с этим?

– Какому средству связи люди больше доверяют при общении с вами? Почему?

31. Ваша система хороша настолько, насколько хорошо ее слабейшее звено

Ценность персональной управленческой системы состоит в том, что она позволяет высвободить ресурсы для сознательной и продуктивной работы, но только в том случае, если психика доверяет методам поддержки, обеспечиваемой этой системой. Если такая поддержка непостоянна, пользы от нее мало. Когда часовой покидает свой пост, его место всегда занимает командир. Если никто не отвечает за чистоту туалетов, в итоге этим должен будет заняться генеральный директор. Система не спасет от напряжения, если не будет эффективно работать. Вообще-то модную систему создать несложно (в теории, на компьютере, в ходе семинара), но сработает ли она, к примеру, когда вы простудитесь и будете выбиты из колеи? Реальные системы обязаны иметь запас прочности, чтобы противостоять самой суровой действительности, а нам при этом должно казаться, что они работают без нашего вмешательства.

Возбуждение нервной системы

Состояние центральной нервной системы любой организации отражает ее самое слабое звено. Если один из членов команды по две недели не отвечает на входящие письма, снижается восприимчивость и эффективность всей группы. Там, где люди реагируют на письма в течение нескольких часов, производительность труда, как правило, высока. А на ворох бесцельных сообщений в виде электронного мусора, получаемого от коллег, жалуется обычно тот, кто сам их больше всего рассылает. Фатальная негибкость системы воспроизводит сама себя.

В такой среде взаимодействие становится трудным и неуклюжим. Чтобы пробиться сквозь бессмысленный «шум», другим людям приходится повышать «уровень громкости» своих сообщений. Но неоправданно высокая громкость и псевдосрочность на деле создают атмосферу запоздалого реагирования, а уровень корпоративной культуры в такой организации оказывается на краю пропасти. Компания становится одновременно и неповоротливой, и гиперреактивной. Важнейшие инициативы по изменению стратегии озвучиваются на одном берегу болота, но не доходят до другого. Процветает пустая переписка, а общение начинает походить на волчий вой под луной.