Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD - Дэвид Аллен

3. Мозговой штурм

– Какие мысли вызывает у меня данный проект? Какова реальная картина ситуации?

– Какой информацией я владею? Чего не знаю? Что следует иметь в виду? Что мной еще не обдумано? И так далее.

– Как я могу сохранить открытость, непредвзятость, избегая критического анализа?

– Как я могу сохранить возможность в любой момент видеть проект с разных сторон?

4. Организация

– Идентифицируйте компоненты (подпроекты), их последовательность и/или приоритеты.

– Создайте схемы, списки или организационные диаграммы, необходимые для ревизии и контроля.

5. Следующие действия

– Определите следующие действия для каждого независимого компонента. (Что необходимо делать дальше? Кто этим займется?)

– Определите следующее действие в случае, если требуется больше усилий по планированию.

При необходимости переместите фокус проекта на другой уровень:

– если ваш проект нуждается в большей ясности, повысьте уровень собственного фокуса (например, вернитесь от действий к планам, от планов – к «мозговому штурму», от видения – к цели);

– если ваш проект нуждается в быстром выполнении, понизьте уровень собственного фокуса (например, перейдите от видения к «мозговому штурму», от планов – к действиям).

Сколько должно продолжаться планирование?

– Если ваш ум уже освободился от проекта, значит, можно завершить процесс планирования. Если разум все еще занят им, продолжайте применять модель планирования, пока не добьетесь полной ясности.

Еженедельная ревизия

Первая трудность заключается в практическом внедрении наших моделей, а вторая – в поддержании их в активном и функциональном состоянии. В данном разделе вы найдете главный ключ к достижению более расслабленного и продуктивного образа жизни и стиля работы. Старт этого процесса поможет вам раскрыть потенциал собственного ориентированного на исполнение «командоцентричного» мышления и повысить уверенность в своих силах. Наиболее эффективным этот процесс становится, если его проводят каждые семь дней.

Неразобранные бумаги

– Собирайте все клочки бумаги, визитки, чеки и прочие документы. Складывайте их в корзину для входящих документов с целью дальнейшей обработки.

Обрабатывайте свои заметки

– Просматривайте все свои записки, заметки, записи, примечания, сделанные на ходу, в поездке или во время совещаний. Принимайте своевременные решения о том, к каким пунктам списков действий, проектов, «В ожидании» и так далее их можно отнести.

Освободите голову

– Зафиксируйте в письменном виде (в соответствующих категориях) все новые проекты, действия, дела из списков «В ожидании», «Когда-нибудь / может быть» и так далее, которые не зафиксировали раньше.

Проанализируйте списки действий

– Отметьте выполненные действия. Проверьте, какие напоминания о следующих действиях должны быть созданы.

Проанализируйте список «В ожидании»

– Запишите необходимые действия, требующие соответствующих напоминаний. Вычеркните действия, на которые уже получена реакция.

Проверьте списки проектов (и более крупных задач)

– Последовательно оцените статус проектов, целей и крупных задач. Убедитесь в том, что для каждого дела из этого списка определено хотя бы одно следующее действие. Просмотрите сопутствующие материалы – что-то в них с большой долей вероятности поможет вам спланировать новые действия, привести к завершению проектов или появлению элементов списка «В ожидании».

Просмотрите прошлые данные календаря

– Внимательно изучите прошедшие дни в календаре, чтобы выявить действия, которые не были выполнены, и найти актуальные дела, требующие немедленного внимания. Перенесите их в активную часть календаря.

Просмотрите будущие данные календаря

– Изучите в своем календаре грядущие события – близкие и далекие. Зафиксируйте следующие действия, которые могут потребоваться в связи с ними.

Проанализируйте все имеющие отношение к делу контрольные перечни вопросов

– Используйте их как триггеры для новых действий.

Проанализируйте список «Когда-нибудь / может быть»

– Проверьте его на наличие проектов, которые могут стать активными уже сейчас, и перенесите их в список проектов. Удалите из него пункты, больше не представляющие для вас интереса.

Будьте креативными и смелыми

– Подумайте, есть ли у вас какие-нибудь новые чудесные, безумные, креативные, провокационные, рискованные идеи, которые можно добавить в вашу систему.

Послесловие

Неожиданности в нашей жизни, скорее всего, будут происходить и дальше. Поэтому я предполагаю, что идеи и приемы повышения продуктивности будут постоянно развиваться и распространятся, помогая людям достигать совершенства как в «игре в работу», так и в «бизнесе жизни».

Я приглашаю вас принять участие в этом увлекательном процессе и присылать мне свои отклики.

Мы продолжим обсуждать все актуальные и волнующие вас темы посредством регулярной новостной рассылки. Подписку на нее можно оформить бесплатно на сайте (www.davidco.com, где также в свободном доступе находятся дополнительные материалы по вопросам продуктивности) или написав нам по адресу [email protected]

Желаю вам всего наилучшего.

Готовы?

Об авторе

Дэвид Аллен по праву считается одним из самых влиятельных теоретиков продуктивности. Он работает с журналом New York Life, Мировым банком, Фондом Форда, L.L. Bean и ВМС США. Дэвид проводит мастер-классы по вопросам продуктивности для частных лиц и компаний по всем США. Кроме того, Дэвид является президентом David Allen Company и в течение более чем двадцати лет работает консультантом по менеджменту и персональным тренером менеджеров высшего звена. Его статьи публикуются в Fast Company, Fortune, Los-Angeles Times, New York Times, Wall StreetJournal и других популярных изданиях. Книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» была издана в двенадцати странах мира.

Примечания

1

Аллен Д. Как привести дела в порядок: Искусство продуктивности без стресса. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010

2

Нумерация принципов в книге не совпадает с нумерацией в информационных бюллетенях (впрочем, также произвольной). Кроме того, некоторые эссе привязаны не к тем принципам, которых касались изначально.

3

Персонаж стихотворения из книги Льюиса Кэрролла «Алиса в Зазеркалье», которое Алисе прочли герои книги Траляля и Труляля. Прим. ред.

4

АВС – анализ, основанный на законах Парето (правило 80/20). Прим. ред.

5

«Зоной ожидания» в спорте называют последние тридцать секунд перед стартом спринтеров. Момент наивысшей психологической готовности, когда спортсмен концентрируется на ожидании звука выстрела. Прим. пер.

6

Телеология (от греч. telos – цель, logos – учение) – философское учение о целесообразности бытия. Предполагает наличие в человеке разумной творческой воли. Ставит перед собой задачу ответить на вопросы «зачем?», «с какой целью?» без анализа причинно-следственной связи явлений. Прим. ред.

7

Раздвоенность, последовательное деление на пары «соподчиненных элементов» или на две части, не связанные друг с другом. Прим. ред.

8

Образное выражение. В медицине – безусловный рефлекс, относящийся к группе рефлексов растяжения. Позволяет мышцам непроизвольно противостоять растяжению, например под действием массы тела. Прим. ред.

9

Высокообразованные индийские ученые из социальной группы брахманов. Прим. ред.

10

Вращающийся вал станка, машины, технологического оборудования. Прим. ред.

11

И так далее, до тошноты (лат.).

12

Логическая схема с положительной обратной связью, элементарная ячейка оперативной памяти, состоящая из различных логических элементов. Прим. ред.