Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Третья неделя

Другие способы коммуникации

На этой неделе вы можете:

Решить, как отслеживать операции со своими файлами.

Превратить телефон или сервис мгновенного обмена сообщениями из пожирателей времени в инструменты повышения продуктивности работы.

Необходимое время: от 30 до 60 минут в зависимости от технологий, которые у вас уже имеются.

Технологии — это замечательно. Благодаря им электронные органайзеры сегодня есть практически у каждого. Значительная часть моего бизнеса зависит от Интернета, поэтому возможность своевременно получить e-mail и ответить на него — для меня вопрос жизни и смерти. Мой старый телефон позволял проверять почту, новый дает возможность полноценно пользоваться Сетью. Когда я заключала контракт с оператором сотовой связи, консультант предложила два тарифа: один включал в себя 5000 SMS за $5 в месяц, другой был безлимитным и стоил в два раза дороже. Я выбрала первый, потому что очень редко посылаю SMS. Она попыталась соблазнить меня безлимитным тарифом, но я засмеялась и сказала: «Мне уже не 18 лет, и я не трачу время на эсэмэски».

Никаких строгих правил не существует — вы пользуетесь тем, что вам нужно. Это зависит от характера вашего бизнеса и от того, насколько вы заинтересованы в высокотехнологичных помощниках. У меня есть друг, чей мозг вполне может конкурировать с самым быстрым компьютером. На работе он сидит в окружении компьютеров и прочих устройств, о назначении которых мне остается только догадываться. Он ассоциируется у меня с Капитаном Кирком из «Звездного пути». У другой моей клиентки постоянно работают два компьютера, и она может смотреть то на один монитор, то на другой, экономя таким образом время. Я бы очень уставала от работы в таком режиме, они же чувствуют себя абсолютно комфортно.

На этой неделе мы продолжим попытки подчинить себе наиболее распространенные средства коммуникации. Электронная почта, конечно, важна, но у нас есть и другие возможности. Мало кто обходится без мобильного телефона, мгновенных сообщений или голосовой почты. Каждый из этих инструментов может увеличить эффективность работы. Но бездумное их использование выливается в пустую трату времени.

СТАЦИОНАРНЫЙ ТЕЛЕФОН

Телефон по-прежнему незаменим. Почему? Он предполагает наличие чрезвычайно важного элемента коммуникации: человеческого голоса. Простой пример: вы получаете e-mail, читаете его — и он кажется вам оскорбительным. Вы звоните отправителю, и вдруг выясняется, что просто не так поняли текст. Позвольте дать вам совет: если знаете своего адресата недостаточно хорошо, юмора и сарказма в электронных письмах лучше избегать. Будьте вежливы, как при первой встрече.

Все, кто узнавал, что я пишу эту книгу, просили меня поместить в нее и такой совет: обедаете с друзьями — забудьте о телефоне. Поминутно заглядывая в него, вы выглядите глупо. А если он вам все же необходим именно в этот момент, помните, что до вашей работы никому, кроме вас, дела нет и перипетии вашей личной жизни тоже никого не интересуют — говорите тише. Если вы работаете в офисе, где нет перегородок, не забывайте о том, что коллеги волей-неволей слышат все ваши разговоры. На днях я стала свидетелем такой ситуации: молодой человек на почте довольно громко общался по телефону с секретаршей своего врача. Когда разговор завершился, все присутствующие уже знали диагноз юноши и номер его страхового полиса.

Выделите особое время для ответов на малозначительные телефонные звонки. В перерыве можно будет отвечать на все звонки вне зависимости от их важности.

Несколько моих коллег, работающих дома, выключают компьютеры и мобильные телефоны в шесть часов вечера в пятницу и не включают их до утра понедельника. Можете последовать их примеру? Замечательно. Особенно если у вас есть семья. Я живу одна, поэтому клиенты и коллеги могут связаться со мной и в выходные. Границы важны, но каждый устанавливает их так, как считает нужным.

ГОЛОСОВАЯ ПОЧТА

Голосовая почта — еще одно чудесное изобретение, которое, если вы зазеваетесь, может взять под контроль вашу жизнь. Первое правило обращения с голосовой почтой: вы не обязаны перезванивать людям, в чьих услугах или информации не заинтересованы. Я не предлагаю вам быть грубым, вовсе нет. Но людей, которые требуют общения в рабочее время, не думая о том, нужно ли оно вам, вряд ли волнуют ваши чувства. Поэтому и вам нет смысла тратить время на звонки им.

Как и в случае с электронной почтой, решите, нужно ли отвечать тому, кто оставил вам голосовое сообщение. Если да, то насколько срочно? Сохраняет ли ваша компания деловые телефонные переговоры сотрудников или это сообщение можно стереть? Помните, что вам необязательно отвечать по телефону: к примеру, получив от вас голосовое сообщение, я могу ответить на него электронным письмом, в котором изложу необходимую информацию.

Мне часто приходится общаться с людьми, которые, если им позволить, заговорят до смерти кого угодно. Я перезваниваю им, когда уверена, что в данный момент они, к примеру, обедают, или просто специально оставляю сообщение. Так я и долг выполняю, и время попусту не трачу. Это особенно актуально, если вы работаете над одним или несколькими проектами с жесткими дедлайнами. Если вам трудно формулировать сжатые голосовые сообщения, репетировать их, конечно, не нужно, а вот записать основные идеи стоит. Когда вы строите свое сообщение в виде списка, адресату легче его воспринимать.

SMS, ICQ иже с ними

На улице и в общественных местах часто можно увидеть детей, пишущих эсэмэски. Их пальцы двигаются так быстро, что за ними невозможно уследить. Если вы пользуетесь SMS и мгновенными сообщениями в личных целях, поступайте так, как это принято в вашем кругу. Если же речь идет о рабочих контактах, необходимо учитывать следующее:

Сможет ли ваш адресат написать ответ? Например, далеко не каждый человек после 60 лет умеет отправлять SMS и знает, как пользоваться IСQ.

Предполагает ли политика вашей компании использование этих средств коммуникации?

Не тратите ли впустую время компании (даже если вы ее владелец), обмениваясь личными сообщениями в рабочее время? Думаете, раз это мгновенная коммуникация, то ничего страшного не произойдет? Сложите минуты, которые вы тратите на SMS и ICQ за неделю, и приготовьтесь к сюрпризу!

Не понадобится ли ваша переписка в архиве компании? Чтобы избежать неприятных юридических последствий, зафиксируйте ее в виде электронного или обычного письма.

SMS и мгновенные сообщения очень эффективны во время авралов, но злоупотреблять ими все же не стоит.

ЛИЧНОЕ ОБЩЕНИЕ

Увы, личное общение мало-помалу уходит в прошлое. Но не стоит недооценивать возможность заглянуть человеку в глаза, услышать его голос, проследить за мимикой и установить отношения, которые не сможет обеспечить ни один другой тип коммуникации. Разумеется, не следует подходить к столу коллеги каждые пять минут, будьте благоразумны. Прибегайте к личному общению, только когда оно способно усилить воздействие ваших слов.

ШАГАЙТЕ В НОГУ С ПРОГРЕССОМ

Успеть за невероятно быстро развивающимися технологиями нелегко. В каждой профессии технологии используются по-разному, в офисах на компьютеры устанавливаются программы, способствующие повышению производительности труда. Не перегружайте свой мозг. Осваивайте прежде всего те инструменты, которые помогают в работе.

Если вы работаете в крупной компании, овладели ли вы технологиями, которые в ней применяются? Если нет, наверное, следует записаться на соответствующие курсы? Если таковых не существует, можете ли вы попросить руководство о том, чтобы оно их запланировало? Не исключено, что в компании много желающих получить/освежить свои знания.

Если вы заняты в малом бизнесе или работаете дома, есть ли у вас ИT-специалист, который помогает решить проблемы с программами и оборудованием, подсказывает, что настало время приобрести более мощный компьютер?

В большинстве компьютерных магазинов есть консультанты, которые помогут вам разобраться, что к чему.

В магазинах компании Apple проводятся занятия по освоению «макинтошей». Возможно, стоит посетить их.

У Microsoft есть онлайн-инструкции. Если вы нормально воспринимаете этот формат, попробуйте воспользоваться ими.

Есть ли у вас любимая компания, оборудованию которой вы доверяете? У всех солидных фирм вроде Hewlett Packard есть веб-сайты. Можно подписаться на новостную рассылку, которая позволит быть в курсе новинок того или иного производителя. То же касается и разработчиков программ.

Если вам нужно что-то особенное, к примеру система по автоматическому занесению визиток в компьютер, попробуйте начать с запроса в Google или другом поисковике.