Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Семейный ужин — подходящее время для того, чтобы сообщить друг другу об изменениях в расписании, рассказать, как идут дела на работе, в школе и т.д. Если вы не можете собираться за столом каждый вечер, попытайтесь делать это хотя бы раз в неделю. Это же так здорово!

Третья неделя

Обустройство домашнего офиса

На этой неделе вы можете:

Спланировать превращение комнаты в кабинет для ведения собственного бизнеса или удаленной работы.

Убедиться в том, что у вас есть все необходимое оборудование, мебель и расходные материалы.

Необходимое время: примерно 90 минут плюс еще 90, если нужно купить расходные материалы.

Мой малый бизнес за 20 лет вырос так, как я и представить себе не могла. По мере того как увеличивался объем работы, расширялось и пространство, отведенное под домашний офис. Многие годы я работала в гостевой комнате. Вообще-то я очень люблю гостей, и переделывать эту комнату в офис мне было немного грустно. К сожалению, она очень мала, поэтому о совмещении обеих функций не могло быть и речи.

Я внимательно относилась к своему рабочему месту, оно расширялось и менялось вместе с бизнесом. В итоге домашний офис стал казаться мне божьей благодатью. Я на собственном опыте убедилась в правильности одного из принципов дзен-организации, о котором все время напоминаю клиентам и студентам: наш успех напрямую зависит от степени уважения, которое мы испытываем к нашим проектам. (А гостям, кстати, было вполне комфортно спать на надувных матрасах в гостиной.)

Каждая зона дома должна использоваться в определенных целях. Когда почта, документы, школьные тетради и прочие бумаги скапливаются на кухонном столе и прикроватной тумбочке, это провоцирует прокрастинацию, а она, в свою очередь, приводит к неудовлетворительным результатам работы. Кроме того, это плохой пример для детей. Так что давайте-ка устраним все эти препятствия на пути к созданию домашнего офиса, где можно будет работать и добиваться успеха.

Начнем с вопросов, которые помогут определить, что вам нужно и как вы будете использовать место, где собираетесь устроить домашний офис. Открывайте дневник — и приступим. Чем тщательнее будет план, тем проще работать.

РЕШИТЕ, КАК ИСПОЛЬЗОВАТЬ ИМЕЮЩЕЕСЯ ПРОСТРАНСТВО

Зачем вам домашний офис? Вы собираетесь доделывать там работу, которую не успели закончить днем? Или вести свой бизнес? А быть может, вы домохозяйка, которой необходимо место, где можно разобраться со счетами за коммунальные услуги? Опишите подробно, чем именно вы будете заниматься в домашнем офисе, а затем трезво оцените имеющееся пространство — сможет ли оно удовлетворить ваши потребности?

Комната, которую вы выбрали, будет исключительно домашним офисом или у нее иное предназначение? Наиболее часто с домашним офисом совмещают гостевую комнату или тренажерный зал. Как часто гости остаются у вас ночевать? Не помешает ли продолжительное присутствие в комнате людей ведению бизнеса? Сколько места здесь занимает кровать? Быть может, стоит заменить ее футоном, раскладной или откидной кроватью?

Сколько человек будут пользоваться этим помещением? Наиболее распространенная модель офиса: днем жена ведет здесь домашние дела, вечером муж доделывает здесь то, что не успел в течение рабочего дня. Но что, если у каждого свой личный бизнес? Как вы будете работать, если, к примеру, вам одновременно надо говорить по телефону? Или один будет разговаривать по телефону, а другой — пытаться закончить проект в срок? Задумайтесь, насколько реалистичен вариант совмещения двух домашних офисов в одной комнате.

ПРОДУМАЙТЕ ОБСТАНОВКУ

Вероятно, вам придется проводить в домашнем офисе немало времени, поэтому важно, чтобы он был не только функциональным, но и комфортным. В этой главе мы пройдемся по списку потребностей и возможных проблем, связанных с обустройством офиса, а затем составим план действий.

Нужен ли вам второй стол? Вернее, есть ли в комнате место для второго стола? Если ответ «да», это будут одинаковые или разные столы? Если вы хотите использовать старую мебель, может быть, стоит ее перекрасить?

Возможно, у вас дома есть кладовка и ее можно превратить в хранилище расходных материалов или в архив? Встроенные полки здесь — идеальный вариант, но и обыкновенные книжные полки тоже подойдут. Если в кладовой уже есть полка, посмотрите, нельзя ли вставить еще одну между ней и потолком. Для изготовления такой полки достаточно доски и двух кронштейнов; но если вы планируете ставить на нее тяжести, полку придется дополнительно укрепить.

Если кладовки нет, нельзя ли поставить в будущем домашнем офисе комод? Его можно недорого купить в Интернете. Внешний вид комода опять-таки можно улучшить, покрасив.

Не надо ли покрасить стены комнаты? Почистить ковер на полу? Может быть, стоит просто вымыть пол? Есть ли у вашего стола специальные коврики, облегчающие скольжение стула?

На стены можно повесить то, на что приятно смотреть и что будет вас вдохновлять. Мне, скажем, нравится фильм «Гладиатор» с Расселом Кроу, поэтому на стене моего домашнего офиса висит соответствующий постер, который прибавляет мне смелости. А какое изображение могло бы помочь в работе вам?

Есть ли в комнате окно? Если да, то не нужно ли обновить жалюзи или шторы?

По возможности сидите не спиной, но лицом к двери (и при этом никогда не садитесь напротив нее). Мои друзья смеются надо мной, потому что я вообще не могу сидеть спиной к двери! Когда мы идем в ресторан, они все время спрашивают меня, где я хочу сесть.

Создайте запас расходных материалов, но не переусердствуйте — вы ведь не хотите, чтобы бумага пожелтела от времени, а чернила в ручках высохли? Вот приблизительный список материалов, которые могут понадобиться:

Скотч

Степлер, скрепки и удалитель скрепок

Бумага для принтера и факс

Большие и маленькие канцелярские скрепки

Острые ножницы

Ручки, карандаши, маркеры и фломастеры

Открыватель писем

Линейка

Маленькие контейнеры или один большой органайзер для ящиков стола

Скоросшиватели, бирки или разделители, прозрачные файлы

Карточки для заметок

Корзина для бумаг приличного размера

Если возможно, не полагаясь только на верхнее освещение, пользуйтесь настольной лампой. Если у вас точечное освещение, направьте один из светильников на стол.

Наиболее популярны металлические картотеки с двумя или четырьмя ящиками, запирающимися на замок, но есть, к примеру, и деревянные, и даже плетеные.

Составьте список оборудования, которое понадобится в домашнем офисе. Наиболее распространенный список сегодня включает в себя следующие пункты:

Настольный компьютер или ноутбук

Аудиоколонки

Принтер

Шредер

Сканер

Факс

И вот еще что: обустройте офис так, чтобы не терять время попусту. Скажем, многие мои клиенты почему-то ставят принтер не рядом со столом, а в другом конце комнаты. Если у вас есть место, лучше всего разместить принтер, факс и сканер на подставке, снабженной колесиками. Постарайтесь оставить поверхность стола свободной, чтобы было где работать с документами. Вам не должно быть тесно! Помните об этом, чертя план будущего офиса и размышляя, как расставить мебель. Ваша комната должна быть и эффективной, и приятной на вид. В марте мы с вами наводили порядок на рабочем столе и в картотеке — этот материал поможет вам и при создании домашнего офиса. Так что, если вы начали читать эту книгу с сентября, есть смысл ненадолго вернуться назад.

К концу недели у вас должно быть четкое представление о том, каким будет ваш домашний офис. А теперь составьте список покупок и отправляйтесь по магазинам: на следующей неделе комнату ждет чудесное преображение.

Четвертая неделя

Создайте домашний офис

На этой неделе вы можете:

Создать эффективно функционирующий домашний офис.

Необходимое время: от 120 минут в зависимости от ситуации.

У нас есть план — пора воплощать его в жизнь! Всю работу мы уместим в две недели. Если нужно больше времени на покраску стен или на ожидание доставки мебели, распишите этапы этого проекта так, чтобы в нем не было ненужных пауз. Очень часто люди начинают дело с огромным энтузиазмом, но потом «сдуваются» под грузом деталей. Чтобы этого избежать, отметьте в календаре даты доставки, покраски стен и поездок в магазин (если необходимо).

На этой неделе вам нужно будет вынести из комнаты все вещи. Запаситесь прочными мешками для мусора. Если понадобится передвигать мебель в другие комнаты, попросите о помощи друзей. Если же будете покупать новую мебель, избавиться от старой можно, связавшись с местной благотворительной организацией или дав объявление в Интернете.