Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

РОЖДЕНИЕ ДОМАШНЕГО ОФИСА Как превратить комнату в домашний офис?

Если комната будет использоваться не только как офис, но и, например, как тренажерный зал, поставьте офисную мебель и тренажеры в разных зонах. Если, конечно, не хотите создавать великий американский роман рядом с потеющим под штангой супругом. Для разделения зон можно воспользоваться ковриками. Теперь начинайте двигать мебель. Кровать, стоявшая раньше в комнате, слишком велика? Продайте ее и заведите кушетку. Расскажите друзьям о переменах, и не исключено, что среди них сразу найдется покупатель. Если дом у вас в собственности, подумайте насчет откидной кровати. Она, с одной стороны, не будет занимать место, а с другой — всегда готова приютить гостя на ночь. (Приезжая к друзьям в Нью-Йорк, я обычно сплю именно на откидных кроватях. Это так удобно!)

Если в помещении будет не только офис, у кладовки (если, конечно, она есть) тоже будет два предназначения. Для хранения расходных материалов лучше всего использовать стеллаж. Не повредят и одна-две пластиковые тумбочки на колесах — в верхних ящиках можно хранить офисные мелочи, а в нижних, которые обычно побольше, — бумагу и скоросшиватели. Не то чтобы я была в восторге от этого решения, но на худой конец сойдет и оно.

Если у вас стол без ящиков, одну из тумбочек перед началом работы можно выкатывать из кладовой. Кроме того, стоит установить столешницу на два картотечных шкафа — и у вас будет стол с большой рабочей площадью. В качестве столешницы можно использовать обыкновенную дверь (не забудьте только пройтись по ней морилкой), а компьютерные провода пустить через отверстие для дверной ручки.

Что хранится у вас в кладовой? Одежда? А если офис будет использоваться и как гостевая комната, не стоит ли выделить ее половину для гостей? Как бы то ни было, во всем должен быть порядок. Одежду, к примеру, можно хранить в специальных чехлах. Кроме того, помните, что, если вы не надевали какую-то вещь уже год, самое время отдать ее на благотворительные цели. Если же вещь выглядит потрепанной, да к тому же порвана в нескольких местах, поблагодарите ее за службу и выбросьте!

ОДЕЖДА ПРЕУСПЕВАЮЩЕГО ЧЕЛОВЕКА

Если у вас домашний бизнес, велик соблазн работать в пижаме, не застилать постель и позволять детям играть рядом. Уважайте свой офис и свою работу! Вы ведь не ходите на работу, не приняв предварительно душ и не сменив спортивный костюм на одежду делового человека? Разумеется, нет! Вот и дома так не делайте.

Многие мои клиенты совмещают офис с мастерской. Хобби, такие как скрэпбукинг[4], требуют много места. Стандартного рабочего стола вам, скорее всего, не хватит — понадобится стол подлиннее. Это может быть роскошный деревянный стол, откидной стол; наконец, стол со столешницей из двери — надеюсь, здесь в очередной раз проявится элемент творчества, присущий процессу организации.

Существует немало журналов и сайтов, посвященных различным хобби, — там вы наверняка найдете еще больше интересной и полезной информации.

МОБИЛЬНОСТЬ И ЕЩЕ РАЗ МОБИЛЬНОСТЬ

К середине недели комната должна преобразиться. Осталось лишь решить, как обеспечить вам мобильность. Первое, что приходит на ум, — беспроводной Интернет, который позволит в солнечный день выходить с ноутбуком в сад, а в морозный — сидеть с ним у камина. Это решение облегчит жизнь и в том случае, если вы делите домашний офис с супругом: пока один из вас ведет переговоры по телефону, другой может, взяв лэптоп, перейти в соседнюю комнату и заняться делами компании.

Как дзен-организатор не могу не попросить вас об одном одолжении: пожалуйста, не оставляйте бумаги или ноутбук там, куда вы временно «переселились» из домашнего офиса. В конце дня все должно быть возвращено на место. Это важно, если вы живете одни, и еще важнее, если у вас есть дети. Не позволяйте работе господствовать в вашей жизни, не лишайте себя общения с семьей. Покажите детям пример, пусть они знают: все должно лежать на своем месте и всему свое время. Эти правила очень пригодятся нам в ближайшие месяцы.

Поздравьте себя с окончанием еще одного месяца непростой работы. Вы определенно заслужили награду. (Интересно, что это будет?)

СЕНТЯБРЬ: КРАТКОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ

ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ

Научитесь проводить время в пути на работу с пользой.

ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ

Попробуйте изменить не устраивающую вас ситуацию на работе, перейдя на джобшеринг, скользящий график или частичную занятость. Не слишком ли загружены различными занятиями ваши дети? Проверьте их расписание. Убедитесь в том, что все члены семьи находятся на связи друг с другом.

ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ

Хотите работать дома? Тогда тщательно спланируйте обустройство своего домашнего офиса.

ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ

Воплотите план создания домашнего офиса в жизнь.

Служебные командировки — это легко

Кто смотрит наружу — спит; кто смотрит внутрь — бодрствует.

Карл Юнг

Итак, вы обустроили домашний офис. Это была непростая задача, но есть и посложнее: как поддерживать в нем порядок, если вы, к примеру, часто ездите в командировки? Это довольно распространенная проблема, для решения которой нужны проработанный до мелочей план и опыт. В этой главе я попыталась собрать всю информацию, необходимую для составления плана, который будет соответствовать не только вашему офису, но и вашему образу мышления. В конце концов, далеко не каждый деловой человек — прирожденный коммивояжер.

РАБОЧАЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: ОБНОВИТЕ КОНТАКТЫ

Мало кто из моих друзей и клиентов вовремя обновляет контакты. Не висят ли на вашем мониторе и на столе клейкие листочки с телефонными номерами, которые надо бы внести в адресную книгу и в мобильный телефон? Не встречаются ли в списке контактов номера людей, с которыми вы уже не общаетесь или которые, увы, покинули этот мир? Вот вам задание: ежедневно в течение пяти минут вносите в список столько номеров, сколько сможете. Через три недели это войдет в привычку, и затем вы с легкостью будете поддерживать порядок в списке контактов.

ДОМАШНЯЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: БУДЬТЕ БЛАГОДАРНЫ

Ежедневно перед сном уделите минуту обзору прошедшего дня и запишите три вещи, за которые вы кому-то или чему-то благодарны. Если получится, составьте список на основе того, чем занимались за день. Этот список поможет вам вызвать чувство признательности. И помните, что он может включать в себя самые банальные вещи. Вот несколько примеров: я благодарен за то, что утром меня пропустили на съезде с шоссе, что весь день у меня не было проблем с секретаршей Пэм и что телефонные переговоры прошли успешно.

Первая неделя

Синхронизация

На этой неделе вы можете:

Собрать воедино различные инструменты, имеющиеся в вашем распоряжении.

Необходимое время: от 120 минут (в зависимости от ситуации).

За эту неделю мы постараемся синхронизировать все инструменты, которые вы используете для работы. Сейчас ваш ноутбук, офисный компьютер, календарь и портфель похожи на спутники, которые независимо друг от друга вращаются вокруг планеты «Вы». Наша задача — превратить их в элементы одной солнечной системы.

РЕШИТЕ, БРАТЬ ЛИ С СОБОЙ ФАЙЛЫ

Если вы читаете эту книгу с самого начала, проходя месяц за месяцем, у вас уже есть файловая система. Если ее до сих пор нет, придется вернуться назад и все же создать ее. Файлы — хранилище необходимых вам материалов, но, к сожалению, картотеки нередко превращаются либо в архив, либо в шкафы для сувениров.

У топ-менеджеров, с которыми я работаю, файлов не бывает вовсе. Им не нужно хранить информацию и иметь к ней мгновенный доступ — зато у них есть помощники, которые этим занимаются. В каком-то смысле продуманная файловая система может заменить вам помощника. Безусловно, создание такой системы — один из самых сложных этапов. Но через несколько месяцев силы и время, потраченные на нее, окупятся с лихвой.

Отправляясь в командировку, вы, возможно, захотите взять файлы с собой. Но, согласитесь, трудно бывает понять, что именно класть в багаж. И тогда вы говорите: «Не знаю, что мне понадобится, — возьму-ка с собой все файлы». А ведь если бы вы все-таки приняли решение, это значительно облегчило бы командировочную жизнь.

Собирая файлы, подумайте, нет ли возможности взять лишь самые нужные? Некоторые профессии предполагают работу с большим количеством документов, и для них такие операции вряд ли будут актуальны. Но если вы не адвокат и не риелтор, скорее всего, сможете серьезно урезать количество документов, которые затем возьмете в дорогу.