Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Вздрагивают ли коллеги при виде беспорядка на вашем столе?

Трудно ли будет коллегам в ваше отсутствие найти на вашем рабочем месте то, что им может понадобиться?

Не разбросаны ли по вашему офису коробки и мешки с разным хламом?

Не храните ли вы файлы на жестком диске своего компьютера, вместо того чтобы сохранять их на сервер, где они доступны каждому?

Вы сохраняете файлы как попало, вместо того чтобы применять логически выстроенную и понятную систему, которая позволяет быстро найти необходимую информацию (подробнее об этом мы поговорим в августе)?

Ваши личные файлы лежат в беспорядке, а их списка и вовсе нет (см. главу «Март»)?

Вы разработали особые методы исполнения своих служебных обязанностей, а коллег в их суть не посвящали?

Вы вообще против того, чтобы кто-то исполнял ваши обязанности, пока будете в отпуске?

Признайтесь, в душе вы испытываете удовольствие оттого, что никто не знает, как вы работаете?

Если ваш офис и рабочий стол находятся во власти хаоса, тому может быть три причины: вы начали читать эту книгу с июля и, следовательно, вам только предстоит пройти тот путь, который прошли все, кто читает с начала; вы сделали все, что требовалось, а сейчас слегка расслабились; вы все прочитали, но не нашли времени на то, чтобы выполнить рекомендации. Независимо от того, какой именно фактор повлиял на ситуацию в вашем случае, решить проблему можно лишь одним способом: приведите свое рабочее место в порядок. В краткосрочной перспективе вы получите возможность поручить исполнение своих обязанностей коллегам и уйти в отпуск со спокойной душой, в долгосрочной — сэкономленное время, снижение числа стрессовых ситуаций и улучшение состояния здоровья. Готовы? Тогда прочитайте главу «Март», в которой рассказывается о том, как навести порядок на рабочем столе. Если до начала отпуска осталось совсем немного времени, сделайте столько, сколько сможете. Если же до отпуска еще далеко, тщательнейшим образом проработайте главу «Март» и только после этого возвращайтесь к этой.

После того как вы приведете в порядок рабочее место, настанет время уделить внимание текущим проектам. Не забудьте оповестить о своем отсутствии коллег из других офисов и партнеров, с которыми регулярно общаетесь. Даже находясь в отпуске, вы все равно представляете свою компанию.

Попробуем сделать так, чтобы ваш уход в отпуск никому не помешал. Вот ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Какую работу, выполняемую вами, необходимо продолжать и в ваше отсутствие? Есть ли у вас помощник или коллега, который согласился бы заняться этим, пока вы будете в отпуске? Поговорите с ним, обязательно указав продолжительность отпуска и вид работы, которую ему нужно будет взять на себя. Если окажется, что прикрыть вас некому, придется обратиться к руководству. А если вы сами руководство, не бойтесь доверить свои обязанности подчиненным.

Вы разработали особую стратегию и тактику работы? Можете этим гордиться. Но если вы до этого момента держали их в секрете, сейчас самое время сесть и составить для коллег инструкции, которые помогут им разобраться, не только когда вы уедете в отпуск, но и когда пойдете на повышение или перейдете на другую работу. Помните: если вашим сослуживцам придется на ходу придумывать, как выпутываться из критических ситуаций в ваше отсутствие, вы окажетесь в крайне неприятном положении.

Проекты. Пора вспомнить о ваших спецпроектах. Что обязательно должно быть сделано, пока вас не будет в офисе? Кому можно доверить такую работу? Вместо того чтобы сомневаться в компетентности окружающих, станьте хорошим наставником. Переключение с негатива на позитив принесет облегчение и вдохновит коллег на подвиги.

Электронная и голосовая почта. Сообщите клиентам о том, что уходите в отпуск, и дайте контакты человека, с которым они смогут связаться в ваше отсутствие. Они не должны почувствовать себя брошенными на произвол судьбы. Не забудьте установить телефон и электронную почту в режим автоматического уведомления о вашем отпуске в ответ на звонки и письма.

Почта. Решите, как коллеги будут оставлять вам почту и внутрикорпоративные документы. Вид забитого лотка для входящей почты после отпуска может вас попросту деморализовать. Предположим, в последний рабочий день вы разобрались на столе и уже готовы выйти из кабинета, чтобы отправиться домой. Почему бы не поставить лоток на пол? Попросите помощника или коллегу, с которым у вас сложились хорошие отношения, накануне вашего выхода на работу накрыть его чем-нибудь. В этом случае вы вернетесь в тот же кабинет, который оставляли неделю или две недели назад, и спокойно, без напряжения разберете накопившуюся почту. А поможет вам в этом Волшебная формула. Для начала отберите все «мусорные» письма, а параллельно складывайте в стопки (категоризируйте) нужную корреспонденцию. И, наконец, просмотрите каждую стопку и разместите письма в картотеке — что-то в папки проектов, что-то — в файл «Сделать» и т.д.

Контактная информация. Наконец, разошлите заинтересованным лицам письмо с информацией о том, куда вы едете, контактами и просьбой связываться с вами только в случае крайней необходимости.

Для выполнения этого плана потребуется определенное время. Вероятно, придется задержаться после работы или посвятить этому выходной день. Если есть возможность, обязательно побеседуйте с коллегой, который будет вас замещать: убедитесь в том, что он уяснил, чего вы от него хотите, ознакомился с составленными вами инструкциями и понял все, что в них написано. Все учатся по-разному. Я, к примеру, не могу решать проблемы с компьютером при помощи инструкций, зато хороший ИТ-специалист способен научить меня чему угодно. Учитывайте индивидуальные особенности сослуживцев.

Время, потраченное на подготовку коллег к исполнению ваших обязанностей, — это инвестиции в ваш отпуск. Чем глубже вникнут в дела прикрывающие вас сотрудники, тем выше вероятность того, что они не будут беспокоить вас звонками. Впрочем, чтобы избежать разочарований, смотрите на вещи трезво. В конце концов, некоторые коллеги наверняка не станут выполнять вашу работу с тем вниманием к деталям, на которое вы рассчитываете, и не продемонстрируют особой ловкости в общении с клиентами. Кроме того, приготовьтесь к сюрпризу иного свойства: сослуживец может справиться с вашей работой не хуже вас. В таком случае от всего сердца поблагодарите его — по крайней мере теперь вы будете знать, что у вас есть надежный помощник.

Третья неделя

Применяйте новые навыки при планировании отпуска

На этой неделе вы можете:

Использовать Волшебную формулу, планируя отдых.

Необходимое время: от 60 до 120 минут.

Волшебная формула помогает организовать что угодно. В этом году мы часто применяли ее в офисе. Теперь попробуем воспользоваться ею при планировании отпуска.

В ПУТЬ!

Вряд ли вас обрадует перспектива добавления еще одного проекта — «План отпуска» — в и без того перегруженный график. А может, стоит переключить внимание с процесса на результат? Чем вы займетесь в отпуске? Будете сидеть под кокосовой пальмой на тропическом острове? Поедете с детьми в Диснейленд? Отправитесь в гости к родственникам? Выберите момент, которого ждете с особым нетерпением, и постарайтесь представить его наиболее подробно. Какова температура воздуха? Какое время суток? Что на вас надето? Кто с вами? Установите таймер на пять минут и насладитесь этой картинкой из будущего. Это один из способов самоорганизации перед поездкой.

Включите ноутбук — и начнем!

Какова цель поездки?

Это семейные обязанности или увеселительная поездка?

Скажем, вы собираетесь навестить тетю Герти. Из всех ваших родственников осталась она одна, но у вас с ней очень мало общего, и вы бы предпочли остановиться в отеле. Зайдите в Google и выясните, какие достопримечательности есть в городе, где живет ваша тетя. Быть может, стоит посетить местный музей или прогуляться по парку? А еще можно взять с собой видеокамеру и попросить тетю Герти рассказать об истории вашей семьи. Кто знает, какими сокровищами она с вами поделится?

Если вы едете туда, где никогда не были, возможно, стоит предварительно изучить информацию об этом месте. Я трачу на такие расследования целые месяцы. Однажды собирала сведения для будущей поездки почти год — и каким же счастьем было в конце концов оказаться в тех краях, о которых я столько читала! Впрочем, имеется у меня и другой опыт: несколько лет назад я купила тур в Китай, не проведя перед поездкой никакого исследования. И путешествие превратилось в одно сплошное приключение, полное неожиданностей. Что вам интереснее — решайте сами.