Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

«Главное всегда – контекст. Какова предыстория, как и почему мы собрались. Человеческие отношения устанавливаются в первую очередь, потом уже переговоры. По-другому нельзя».

Перспектива сужается?

Мы редко обсуждаем то, что происходит за пределами нашей сферы деятельности, в том числе и потому, что очень редко выглядываем «наружу» и не знаем, что там, собственно, происходит. Даже в эпоху информационных технологий все сосредотачиваются на своем деле до такой степени, что не видят ничего за пределами своего «участка».

Однажды финансовый директор международной кейтеринговой компании попросил меня вдохнуть жизнь в его деловые встречи. Этот человек прекрасно умел излагать детали, но упускал из виду общую картину. Я обратил внимание на стопку журналов рядом с его рабочим столом: все до единого только об его отрасли.

Поскольку этот мой клиент все время спешил на вокзал или на самолет (его компания специализируется в основном на дальних перевозках), я посоветовал ему каждый раз, когда он проходит мимо киоска, покупать «не тот» журнал. Его не интересуют «Путешествия под парусом», «Все о вторсырье» и «Двенадцать способов приготовить рататуй», но вполне вероятно, что-то из этого интересно его клиентам. Читая эти статьи, делая заметки и вырезки, финдиректор обрел куда более широкий взгляд на мир, и проводимые им собрания стали более информативными («…известна ли вам статистика использования упаковок в качестве вторсырья...»), на них учитывались реальные новые тенденции («…в сфере активного отдыха появились инновации, с которыми, как мне кажется, нам всем стоит ознакомиться…»), а главное – эти собрания стали занимательными («…резал я вчера томаты, и мне пришло в голову: до чего же наш бизнес похож на рататуй…»).

Испробуйте подобную технику сами, если чувствуете, что ваша картина мира стала сужаться. Попросите коллег порекомендовать вам их круг чтения или подсказать, что вам следовало бы почитать по их мнению. Послушайте новые радиостанции (при наличии Интернета это так просто!). Включите вечером тот телеканал, который стал бы смотреть совсем другой, не похожий на вас человек. Даже на деловых встречах вслушивайтесь не только в факты, но и в каждого человека. Учитывайте мнение «посторонних» – взгляд со стороны поможет вам сделать ваш бизнес привлекательным.

Когда вы научитесь таким образом приглашать на собрания «внешний мир», вы обретете контекст, смысл и энергию. Все участники собрания вдруг вспомнят, что их работа, велика она или мала, непременно отражается на мире в целом. Мы действуем не в вакууме, перекладывая бумажки с места на место и жуя насыщенное трансжирами угощение. Ставки достаточно высоки.

А если вы отважитесь сделать еще один шаг и поднять ставки еще выше, пустите в ход прием, который я часто использую на групповых встречах. У меня это называется…

Мир смотрит на нас

Перед началом встречи раздайте участникам чистые листы бумаги или карточки. Попросите их подумать, кто, кроме непосредственных участников встречи, заинтересован в ее исходе. Рассматривать эту проблему надо как можно шире, выходя за пределы своей отрасли. В список «заинтересованных лиц», скорее всего, войдут:

• отсутствующие члены команды;

• подчиненные;

• руководители;

• партнеры;

• акционеры;

• работники;

• клиенты;

• потенциальные клиенты;

• члены семьи (если итоги собрания могут как-то отразиться на их планах).

Всегда полезно придать даже самому рутинному собранию дополнительный смысл. Но для пущей наглядности я прошу участников нарисовать эти заинтересованные лица или хотя бы обозначить их именами, а затем мы развешиваем карточки по всей комнате, создавая виртуальную аудиторию. Понимаю, звучит нелепо и странно, однако тут-то и возникает впечатление, будто мир смотрит на нас. Благодаря этим криво-косо нарисованным рожицам, «наблюдателям на галерке», собрание, как я не раз убеждался, набирает темп, его темы становятся насущными и важными.

Внешнее становится внутренним

Обратное явление наблюдается на встречах в формате «Один дома»: все важное вроде происходит где-то «в другом месте». Встреча в итоге еле шевелится. Этот эффект порождается некоторыми подспудными, не высказываемыми вслух соображениями:

• Мы бы рады, но без гендиректора ничего решить не можем.

• Идея хорошая, но правление ее зарубит.

• Ничего нельзя сделать, пока Х (кто-то из руководства) не вернется из Гваделупы.

• Во всем виноваты айтишники, но они же никогда не берут трубку…

Возможно, все эти доводы справедливы. Но – и это большое «но» – собрание в формате «Один дома» задает атмосферу беспомощности, в которой быстро иссякает энергия и падает мораль. Если заметите, что оказались на подобной встрече, напишите большими буквами и ярким фломастером (лучше всего у себя на лбу) такие слова: «НЕТ “ГДЕ-ТО ТАМ”, ВСЕ ЗДЕСЬ».

Попросите коллег представить себе на минуточку, что больше никого нет, вы – единственные работники этой сферы бизнеса. Все проблемы сосредоточены здесь, в этой комнате, и только здесь будет найдено решение. Мне случалось видеть, как это упражнение возвращает команду к жизни. Посреди занудной встречи вдруг начинает фонтаном бить энергия, заканчиваются бессмысленные, отнимающие силы и время обвинения, из-за которых присутствующие чувствуют себя жертвами и лишаются инициативы.

Конфликт контекстов

Порой внешний мир сам врывается в конференц-зал, не испрашивая на то ничьего согласия. Это настоящая драма. Никогда не забуду собрание по поводу «рисков и перемен» в штаб-квартире Цюрихской страховой компании: один из директоров примчался с опозданием и принес ужасную весть о рухнувших башнях Торгового центра.

А иногда конфликт контекстов вызывает смех. Стив Макдермот великолепно рассказывает об одной такой деловой встрече в компании, производившей программное обеспечение, – он был приглашен на встречу в качестве мотивационного оратора.

«Тема собрания: “Вместе мы сможем”. Меня пригласили вдохновить служащих, буквально вдохнуть в них новые силы. Приезжаю, вижу: все руководство суетится, на лицах тревога. Гендиректор вышел на авансцену и объявил, что компания обанкротилась. Лопнула с таким треском, что даже “служебные автомобили сегодня же забирает лизинговая компания, так что будьте добры вернуть в конце дня ключи”. В зале наступила гробовая тишина. Все таращились на своего руководителя, онемев от ужаса. Молчание. И это полотнище через весь зал: “Вместе мы можем”. Объявив о крахе своей компании, директор обернулся ко мне и возвестил: “А теперь поприветствуем нашего оратора – Стива Макдермота!”»