Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

Мой коллега, бизнес-консультант Том Каммингс, мудро замечает: компания обречена, если руководство преувеличивает свою роль и преуменьшает вклад остальных сотрудников. «Технический персонал» (само обозначение грубо ограничивает роль этих коллег) видит мир и место вашей компании в мире совсем не так, как вы. Мудрый руководитель постарался бы обратить себе на пользу знания и мнения тех невидимых и невоспетых героев, из которых, вообще-то, и состоит любая компания и организация.

6. Спутники жизни – спутники во всем

Вроде бы сегрегация не приветствуется. Тем не менее на широкомасштабных встречах и конференциях коллег приглашают пройти на заседание, а их «партнеров и спутников жизни» отправляют на шопинг. Наверное, супруги не прочь избежать двухчасовой лекции по планированию налогов, но суть не в том: есть разумный резон включить семью во многие чисто деловые встречи.

Когда мне впервые поручили провести невиртуальную встречу, я пригласил пары, потому что не знал, что так не полагается. Собрание увенчалось импровизированной сценой, в которой участники были и актерами, и осветителями. Живо помню, как хрупкая дамочка залезла под потолок, на высоту примерно шести метров, чтобы оттуда управлять прожектором.

«Раз в жизни, – заявила она, – я сама буду решать, быть моему мужу в центре внимания или нет!»

Как заманить нужных людей на встречу?

О’кей, допустим, вы подобрали нужных людей для ближайшей встречи. Теперь надо еще заманить их на это собрание. Ведь успешный кастинг не сводится к тому, чтобы определить, кого бы вы хотели видеть в главных и в эпизодических ролях. Главное – вырвать у этих артистов согласие.

Процесс ухаживания начинается с рассылки приглашений. По-моему, успех или неуспех встречи закладывается уже в этот момент – когда вы отправляете приглашение и сеете в умах будущих участников определенные ожидания. Вы уже создаете определенные смыслы, вы порождаете предчувствия. Если вы подождете с началом собрания до его начала, будет уже слишком поздно вовлекать и увлекать.

Большинство людей считает, что функция приглашения сводится просто к тому, чтобы известить кого надо о предстоящем собрании.

«УВАЖАЕМЫЙ КОЛЛЕГА

НАПОМИНАНИЕ

Тема: собрание группы. 09.00–12.00

Помещение H4963

Повестка дня в приложенном файле

С наилучшими пожеланиями

В нашу эпоху информационных перегрузок и цейтнотов личного внимания не дождешься и от личного секретаря. Но вам придется заманить, соблазнить, убедить потенциальных участников встречи, иначе они не придут.

«ДОРОГАЯ НИКОЛЬ,

Спешу сообщить Вам, что в ближайший четверг мы проводим общее собрание с целью окончательно обсудить и подписать новое соглашение. Мы решили сделать это сейчас, чтобы запустить проект до праздников. Пусть наши конкуренты попытаются потом нагнать нас!

Ваше исследование личных предпочтений клиентов очень важно для принятия решения. Не могли бы Вы уделить нам 45 минут с 10.00 до 10.45 и поделиться информацией? Мы будем рады, если Вы примете участие и в других обсуждениях, но оставляем это на Ваше усмотрение.

Если у Вас не найдется времени, мы постараемся справиться сами, но это будет гораздо менее приятно и продуктивно.

Догадываетесь, на какое приглашение охотнее откликнутся? Второе послание задает и тему, и цель, поясняет, почему важно присутствие именно этого человека и на какой именно части собрания ему необходимо присутствовать.

Нужный человек в нужный момент

Случалось ли вам видеть фильм или спектакль, в котором весь актерский состав был бы задействован в каждой сцене? Вообразите: выходит Гамлет, за ним – Призрак отца, прочие родственники, Офелия и вся датская армия до последнего рядового. Любой автор, любой режиссер да и сами актеры понимают, что это был бы неудачный способ излагать сюжет и не стоит расточать таким образом время и силы. Значение роли в театре отнюдь не всегда измеряется минутами пребывания перед публикой. Хороший актер сумеет произвести неизгладимое впечатление как раз благодаря недолгому или отсроченному появлению на сцене: главное – верно подгадать момент. Экономия только усиливает эффект. Я видел «Продавца льда» с Кевином Спейси в главной роли. Его персонаж выходил на сцену лишь через 50 минут после того, как началось действие, и, когда он наконец появился, впечатление было потрясающее. В шоу-бизнесе никто не обижается на предложение выйти под конец второго акта, ибо в хорошо сколоченной пьесе такая роль станет вполне конкретным, уникальным вкладом в общее дело. И наоборот: от чересчур долгого пустого пребывания на сцене можно и «раствориться».

Все разумно? Так почему же, организуя собрания, мы следуем прямо противоположному принципу? Собирается целая труппа (большинство участников даже не знает своей роли) и зависает с начала до конца. По определению у каждого есть свой интерес, а другие разделы собрания его не волнуют, и вот уже все по углам тайком проверяют почту. Куда лучше пригласить человека на конкретное время и поручить ему сыграть определенную роль в этой встрече.

В особенности склонен переуплотнять труппу академический мир. Мой друг, профессор изящных искусств знаменитейшего университета, рассказывал мне о том, как он недавно заседал в комитете в составе 15 человек и решал вопрос, как распределить между преподавателями небольшую сумму стипендии для повышения квалификации – несколько тысяч фунтов.

«Я не удержался и напомнил собравшимся, что вместе мы тратим время на большую сумму, чем весь этот фонд, и предложил им передать все полномочия комиссии из трех человек – представителям от преподавателей, администрации и технического персонала, а через год провести ревизию. Какие особо ужасные ошибки могла допустить подобная комиссия? Если б они что-то напутали, в нашей власти было исправить дело и сменить их. Люди боятся передавать полномочия и вместо этого раздувают комитеты».

Важно не только пригласить нужных людей, но также исключить ненужных

Одна из причин, по которым на собрания попадают люди, которые вовсе там не нужны, – вежливость. Этим словом мы, англосаксы, прикрываем страх перед конфронтацией. Мы якобы щадим чувства других людей, а на самом деле уклоняемся от неприятной обязанности говорить правду.

Вы уж извините, но это серьезный случай болезни «Я ничего не скажу, если вы не проговоритесь». Сколько раз клиент говорил мне, что должен пригласить на встречу такого-то, иначе такой-то огорчится, обидится, не захочет больше иметь с ним дела. А потом такой-то (назовем его B) признавался мне, что счастлив был бы не тратить свое время на эту встречу, но не мог отказаться, чтобы не огорчить, не обидеть, не испортить отношения. В таких ситуациях откровенность, искренний разговор принесли бы намного больше пользы, чем ложная вежливость.