Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

Вы уж извините, но это серьезный случай болезни «Я ничего не скажу, если вы не проговоритесь». Сколько раз клиент говорил мне, что должен пригласить на встречу такого-то, иначе такой-то огорчится, обидится, не захочет больше иметь с ним дела. А потом такой-то (назовем его B) признавался мне, что счастлив был бы не тратить свое время на эту встречу, но не мог отказаться, чтобы не огорчить, не обидеть, не испортить отношения. В таких ситуациях откровенность, искренний разговор принесли бы намного больше пользы, чем ложная вежливость.

К избыточной вежливости примешивается также «политика» и карьерные соображения. Люди рвутся на собрания, потому что там они чувствуют свою власть или считают, что им за это прибавляются очки.

И, кстати говоря, «не тем» человеком можете оказаться ВЫ

Настала пора заглянуть в зеркало. На сколько встреч вы соглашались прийти только потому, что это льстило вашему самомнению, в особенности если там появлялись «важные персоны»? Хотя мои клиенты постоянно жалуются на потерю времени из-за ненужных собраний, довольно часто я улавливаю в их жалобном тоне нотки самодовольства и «значительности».

«Господи, как я вымотался. Встречи, встречи, встречи. Эти надоеды из Всемирного банка. Потом ООН, а под конец еще и Клуни – ох и болтун!»

Если вы замечаете за собой склонность являться на ненужные встречи или на существенные встречи, куда вас не звали, только потому, что это позволит вам воткнуть еще одно перо в скальповую прядь, сделайте себе вот такую открытку и перечитывайте написанную на ней мантру:

Контекст. Где и когда проходит собрание

Контекстом определяется смысл, а смысл создает…

Представим ситуацию: в обеденный перерыв вы стоите в длинной очереди в банке, потому что вам требуется обналичить чек. Работает только одна касса, там сидит юный практикант, очередь не продвигается. Время поджимает, другой возможности заглянуть в банк у вас не будет. Вы внутренне кипите, но терпеливо ждете. Вдруг какой-то мужчина отпихивает вас и проходит прямиком к кассе. Ваши ощущения? Мужчина получает деньги, оборачивается: на нем темные очки, в руках белая трость. Как изменились ваши ощущения? Вы сдались, вышли из банка и тут видите: «слепой» снял очки, запрыгнул в открытый Porsche и с торжествующим ревом покинул стоянку для инвалидов. А теперь что вы чувствуете?

Этот анекдот превосходно иллюстрирует зависимость смысла от контекста. Каждый раз, когда меняется контекст, меняется и ваше восприятие одного и того же опыта. Эмоциональная реакция – от раздражения к чувству вины или сострадания и вновь к гневу – тоже обусловлена контекстом. Контекст – это рамка, которую мы накладываем на реальность, чтобы осмыслить происходящее. Прекрасно сформулировал Олдос Хаксли[23]: «Опыт – не то, что с вами происходит, а то, что вы делаете с тем, что с вами происходит».

В вакууме мы теряемся. Контекст возвращает нам смысл. А что придает смысл нашим собраниям? Смысл придает энергию. Высидите на одном бессмысленном собрании – почувствуете, как оно высасывает из вас силы. Собрание – тоже опыт внутри контекста. Обрамите их получше, и ваши собрания обретут смысл, а с ним и энергию.

Предлагаю рассмотреть два основных типа контекстов: Общую Перспективу и Конкретную Обстановку.

Насколько общая ваша Общая Перспектива?

«Я счастлив принять ныне вместе с вами участие в том, что войдет в историю как величайшая демонстрация в защиту свободы за всю историю нашей страны».

Неплохо задавал общую перспективу Мартин Лютер Кинг-младший[24] 28 августа 1963 г. Он продолжает:

«Сто лет назад великий американец, в чьей символической тени мы стоим ныне, подписал Прокламацию об освобождении рабов. Этот важнейший документ стал маяком надежды для миллионов чернокожих рабов, горевших в пламени чудовищной несправедливости. Настал радостный день, положивший конец долгой ночи пленения».

Ему внимали в глубочайшей тишине.

«Но и теперь, спустя столетие, негр все еще не обрел свободу. Сто лет спустя жизнь негра все еще постыдно стеснена оковами сегрегации и цепями дискриминации. Сто лет спустя негр обитает на одиноком острове нищеты посреди океана всеобщего благополучия. Сто лет спустя негр все еще жмется к обочине американского общества и остается изгоем в родной стране. И потому мы собрались здесь сегодня, чтобы указать всем на эту позорную ситуацию. Можно сказать, мы явились в столицу нашей родины получить по счетам».

Вот вам и обрисованный с необычайной силой контекст и четкая, мощная цель: мы пришли получить по счетам. Прежде чем углубиться в детали, Мартин Лютер Кинг создает широчайшую перспективу, в которой следует понимать это собрание – «величайшая в истории страны демонстрация в защиту свободы». Он начинает свою речь с самой общей перспективы.

Совершенно правильная техника применительно что к миллионной толпе в Вашингтоне, что к междусобойчику топ-менеджеров в Брэкнелле[25]. Отсюда ваша встреча почерпнет сознание цели и энергию. Без такого пролога собрание, как часто бывает, замыкается на самом себе, на каких-то внутренних подробностях, вместо того чтобы сфокусироваться на огромном внешнем мире, где идет реальная жизнь и живут реальные клиенты.

Более широкий контекст поможет вам также определить уровень срочности для каждой встречи. Нынче что ни тронь – все срочно, причем одновременно срочно; все вопиет: «Удели мне внимание, сосредоточься на мне». Но так ли важно это срочное? Контекст поможет вам откалибровать тот уровень внимания, которого заслуживает данная тема.

Чтобы подчеркнуть привлекательность спелого яблока, продавщица фруктов кладет его на клочок искусственной зеленой травы. Этого зеленого фона покупатель как бы и не замечает, он видит только ярко-красные бока яблока. То же правило действует и применительно к собраниям: на фоне бизнеса в целом они проступают отчетливее и ярче.

Итак, планируя провести собрание или его посетить, охватите боковым зрением общий ход вещей в этой сфере бизнеса, рынок и мир в целом. Самое пустяковое собрание приобретает смысл и цель, если собравшиеся сумеют соотнести свою работу с общей задачей. Барбара Стокинг из Oxfam постоянно участвует в деловых встречах по всему миру, порой в очень трудных, «неотложных» ситуациях. Как же ей удается ладить с теми людьми, с которыми она встречается?