Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD - Дэвид Аллен

Обучение эффективному и рациональному реагированию на все, что может привлечь ваше внимание, – признак зрелого поведения. У вас всегда будут приоритеты, и они будут меняться по мере вашего взросления. Возможно, со временем они упростят процессы выбора журналов для чтения или сообщений электронной почты, на которые вы потратите время. Но умение действовать четко и уверенно, справляясь с любыми препятствиями на своем пути, не возникает автоматически только потому, что вы установите приоритеты.

Если вы ощущаете точку равновесия, вы можете разобраться с деталями. Если вы можете разобраться с деталями, вы перестанете беспорядочно метаться. Ваш разум успокоится. Если ваш разум успокоится, вы сможете мыслить быстрее тигра. Если вы сможете мыслить быстрее тигра, вы точно добьетесь успеха.

Даже когда вы имеете цель или видение и ориентируетесь на них, выполняя намеченное, у вас остается потребность реагировать на происходящее. То есть умение реагировать важно. А по мере того как вы разовьете свою восприимчивость и научитесь оценивать все должным образом, это умение станет приносить еще более щедрые плоды.

Разумеется, мы научим вас всему необходимому, чтобы разобраться с самим собой, со своими рабочими проектами, должностными обязанностями, ключевыми областями для концентрации, краткосрочными целями, долгосрочным ви́дением и конечной целью бытия. Но это будет легче осуществить после того, как вы справитесь с деталями вашей работы и личной жизни в настоящий момент и научитесь держать их под контролем. Пока вы не «приручите» бумаги на своем столе и сообщения электронной почты в своем компьютере, вы не найдете нужный ключевой компонент, позволяющий прояснить все вокруг.

Кстати…

– Какая мысль продолжает время от времени вспыхивать в вашей голове, напоминая о договоренностях с самим собой изменить что-либо?

– Что вы решили не делать сегодня? Почему вы думаете, что завтра к этому не придется вернуться? Может, было бы полезнее сразу выкинуть это из головы?

7. Приоритеты работают только на сознательном уровне

Ваши дела и проекты приобретут для вас разные степени важности только в том случае, если вы сознательно сопоставите их значимость. Если что-то хранится в голове (на психической «карте памяти»), оно непродуктивно задействует мыслительные ресурсы и, вероятно, будет недооценено или переоценено. Перед определением приоритетов, которым впоследствии можно будет доверять, надо своевременно провести очередную полную, системную инвентаризацию всех незавершенных дел вне зависимости от их масштаба.

Опасность «не очень важных» проектов

В наше время личная непродуктивность слишком часто порождается неумением справляться с второстепенными делами. Посещает ли вас иногда чувство, что на какие-то дела не хватает времени из-за множества неотложных «горящих» проблем? Хорошо, тогда угадайте: откуда берутся «горящие» проблемы? Правильно, это те самые не очень важные дела, которые вы игнорировали, решая уже возникшие проблемы. Эта ситуация бесконечно воспроизводит сама себя и без ваших усилий не разрешится.

Даже самое легкое дело становится трудным, если делать его с неохотой.

Частично я связываю это с мышлением по принципу АВС[4], популярным в последнее время в программах тайм-менеджмента и на тренингах по управлению приоритетами. Безусловно, если у людей есть варианты действий, то одни из них всегда будут эффективнее, чем другие. Но принцип ABC никак не объясняет, каким образом будут завершаться дела, которые стоят на месте просто потому, что им не присвоен высший приоритет.

Что в нашей власти сделать, то в нашей власти и не делать.

Масса людей путают плохое ведение дел и предначертания судьбы.

На семинарах многим людям вначале бывает непонятно, почему я рекомендую составлять полный список проектов, не делая различий в зависимости от приоритетов, сроков и масштабов. Начнем с того, что я советую разграничивать реальные проекты и мечты из разряда «Когда-нибудь / может быть». Первый список – это полный перечень всех начатых, но неоконченных дел, для завершения которых нужно выполнить несколько действий. У большинства людей находится от тридцати до ста таких проектов. Второй список – это все проекты, к которым вы не обязаны приступить немедленно, но можете захотеть реализовать их в будущем.

По каждому проекту из первого списка нужно решить, какое действие по его выполнению будет следующим. Не менее важно регулярно пересматривать статус каждого из них. Вполне допустимо на время отложить какой-то из проектов, но только делать это нужно сознательно и четко понимая, какой и почему. Обычно люди редко придерживаются данного правила: они думают лишь о том, что надо что-то делать, теряя бесконечное количество возможностей, а ситуация тем временем перерастает в кризис.

Вам или нужны новые шины, или нет. В определенный момент времени вопрос о шинах пересечет очень тонкую, почти незаметную разделительную черту. До нее – не нужны. После нее – нужны здесь и сейчас. И в последней ситуации АВС-подход для шин уже не будет работать. Вообще такие, казалось бы, несложные ситуации плохо укладываются в «квадранты» матрицы. Здесь одно из двух: или это проект, который должен быть завершен как можно скорее, или нет. Точка.

Ясно, что, когда развитие ситуации пересекает критическую черту, возникает градиент от просто «нужно» до «отчаянно нужно». Слишком часто людям не хватает ответственности разбираться с делами на стадии «нужно», зато ситуация «отчаянно нужно» в конце концов привлекает их внимание. Вместо простого действия «позвонить в автомагазин по поводу цен на покрышки» со временем приходится предпринимать действие типа «позвонить в шиномонтаж насчет ремонта спустившей шины».

Вспомните и зафиксируйте все результаты, которых вы пообещали себе достичь. Проанализируйте все необходимые для этого действия. Теперь вы точно будете готовы в ближайшее время привести все эти дела в порядок и почувствуете удовлетворение от того, как продвигается каждое из них.

Департаменты по обслуживанию клиентов не имеют права игнорировать поступающие к ним запросы или оставлять незавершенные проекты. Вы тоже не должны этого делать, если по-настоящему хотите себе служить.

Кстати…

– Какое дело вы решили игнорировать, поскольку в данный момент оно кажется вам неважным?

– В какой степени это дело было бы важным, если бы уже было выполнено?

– Как бы вы себя чувствовали, если бы это дело уже было сделано?

8. Завершение незавершенного высвобождает энергию

Невыполненные обязательства расходуют психическое «горючее», отнимая его у других дел, даже если мы их не осознаем или они кажутся нам неважными. Когда такие «зависшие» дела все-таки завершаются (или же мы принимаем решение считать их реализованными), высвобождается новая, ранее недоступная нам энергия.

Волшебная приземленность

Один из самых эффективных способов обрести заряд энергии и свежий взгляд на вещи – это наведение порядка в своем гараже. Поймите меня правильно. Написание великого стратегического плана и уборка в гараже – совершенно разные виды деятельности. Для первого нужно уметь сфокусироваться на главном и пронзить мысленным взором стену реальности, сложенную из бытовых деталей. Для второго требуется применить к этим деталям грубую физическую силу. Хотя между двумя этими занятиями есть странная, удивительная связь.

Закончите день – и поставьте точку. Вы сделали все, что могли. Какие-то ошибки или глупости, без сомнения, прокрались в ваши действия; забудьте о них как можно скорее. Завтра будет новый день; начните его легко и безмятежно, и да будет ваш дух высок и не обременен прежними нелепостями.

Вы можете придумать величайший в мире стратегический план относительно возможных перемен в вашем гараже. Но наступает долгожданная суббота, вы собираетесь с духом, натягиваете старые джинсы, закатываете рукава, погружаетесь в это, и уже через час все ваши предыдущие представления улетучиваются без остатка. Мечта будет вести вас вперед, вы с головой уйдете в начатую вами же очень созидательную и очень «земную» работу, вдохновение откроет вам возможности, о которых раньше вы и не подозревали.

В процессе работы вы можете найти старые, дорогие вашему сердцу вещи и погрузиться в теплые, живые воспоминания. (Где же я сделал это фото? А помнишь, как мы собирали эти камни?) К тому же, когда вы ощущаете ответственность за все, что происходит в вашей жизни, работа автоматически становится увлекательнее. Возможно, такой естественный подъем возникает всегда, когда вы расчищаете пространство и перепахиваете старые истощенные энергетические поля. То, что в результате вы создаете усилием собственной воли, как правило, в финале выглядит и ощущается совсем не так, как вы предполагали изначально. Оно становится намного лучше.