Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD - Дэвид Аллен

Это вовсе не чисто теоретическая, философская дискуссия.

Представьте, что вы ежедневно получаете четыреста писем по электронной почте и еще сотню сообщений – на автоответчик. Параллельно с этим пятьдесят раз в течение дня вас неожиданно отрывают от работы. Согласитесь, в такой ситуации поневоле задумаешься о проблемах свободы и контроля. Помешанных на свободе эти «вводные» беспокоят и пугают – они с удовольствием просто игнорировали бы все подобные задачи (кроме забавной, легкой, интересной или «горячей» информации). Помешанные на контроле устанавливают собственные правила и процедуры, создают директории, вложенные в директории, вложенные в другие директории, для обработки и хранения каждой детали, ограничивая свою жизнь из боязни «сузить фокус» и упустить какую-то из них.

Нам нужно избежать двух взаимодополняющих ошибок. Одна из них заключается в том, что в мире есть уникальная, предопределенная, извечная система, которой мы должны овладеть. Вторая – в том, что мир есть абсолютный хаос. Первая ошибка свойственна школьникам – они искренне удивляются тому, как астрономы ухитряются узнавать настоящие названия далеких звезд. Вторую ошибку совершал Морж Льюиса Кэрролла[3], валивший в кучу башмаки с кораблями и капусту с королями.

И то и другое касается каждого из нас. Мы хотим контролировать, но не приемлем ограничений. Проблема связана с негативным подтекстом (и реальным опытом), часто сопутствующим идее контроля (ограничение и урезание для нас сродни содержанию в тюрьме). Но есть способ воспользоваться преимуществами обеих «крайностей». Это как игра с двумя основными ходами – концентрацией и кооперацией.

Только вместе они обеспечивают и желанную свободу, и контроль, позволяющий достичь максимальной эффективности. Концентрация в данном случае – это ключ к силе в физическом мире и в человеческой жизни, а кооперация является тем полем, которое поддерживает поток энергии. Успешные спортсмены демонстрируют это постоянно и очень наглядно. Они мегасфокусированы. Они уделяют чрезвычайное внимание окружающей их действительности и сосредоточены на том, чтобы получать преимущества от движения в потоке реальности.

Чтобы просмотреть почту, вы должны сконцентрироваться. Каким образом каждое из полученных сообщений соотносится с вашей текущей задачей? И кроме того, вам необходимо кооперироваться. Сообщения уже пришли – это вы их создали, инициировали или как минимум позволили им появиться. Вам нужно разработать стратегию и процесс их обработки. Один подход дополняет другой. Вы должны кооперироваться с собой и с окружающим миром, чтобы преодолеть сопротивление и беспорядок, чтобы получить возможность сконцентрироваться. А концентрация позволит прояснить природу вещей и эффективно кооперироваться при работе с ними.

За благородным искусством делать дело скрывается благородное искусство оставлять что-то несделанным. Мудрость жизни заключается в устранении несущественного.

Чтобы элегантно справляться с задачами, которые ставят перед нами работа и жизнь, нужно четко фокусироваться на своих действиях, полностью осознавать и принимать окружающий мир. Это звучит просто и красиво, но в реальной жизни бывает довольно трудно постоянно концентрироваться и думать о том, что делаешь, знать, куда двигаешься, представлять сразу все свои обязательства и кооперироваться с окружающими, создавая что-то новое.

Кстати…

– От чего бы вам действительно хотелось освободиться? Что и в каком направлении нужно сделать, чтобы это удалось?

– К чему вам не помешало бы относиться проще?

– Что вам не помешало бы систематизировать?

4. Чтобы попасть в намеченное место, нужно понять, где находишься

Карта не поможет, пока вы не определите свое местоположение на ней. Знание координат во времени и пространстве позволяет понять, в каком направлении нужно двигаться и сколько пройти. Адекватный взгляд на окружающую действительность всегда уменьшает путаницу и облегчает ориентирование. Для уверенного продвижения вперед крайне важно достичь согласия с самим собой и окружающими в том, что является правильным в данный момент (в вашей компании, проекте, жизни).

Забудьте о будущем – контролируйте настоящее

Есть одна поговорка на тему личного развития: «С чем борешься, от того не отвяжешься». В последнее время я часто замечаю, что она справедлива для многих людей и состояния их дел. Если вы не совсем четко представляете себе, в чем состоят ваши задачи, если избегаете полной и объективной инвентаризации собственных дел, вам будет трудно изменить или улучшить свое положение.

Меня часто спрашивают: «Как установить приоритеты в делах?» Я отвечаю всегда одинаково: «А о каких делах идет речь?» Для того чтобы определиться с приоритетами, вы должны иметь точку отсчета: ясно понимать, что именно хотите обеспечить, достичь или испытать, и в полной мере осознавать то, что делаете. Какова же абсолютная реальность ваших дел прямо сейчас? К сожалению, она редко бывает до такой степени очевидна, как хочется и кажется большинству из нас.

Истинная щедрость по отношению к будущему – это все посвятить настоящему.

Реалистично оценить состояние собственных дел можно, ответив на шесть следующих вопросов в порядке возрастания их сложности.

1. Каковы ваши текущие задачи? К ним относятся физические действия, которые вы предпринимаете для выполнения своих обязанностей: телефонные звонки, переписка по электронной почте, переговоры, командировки, «мозговые штурмы» и так далее. Обычно у каждого человека найдется от ста до двухсот подобных дел ежедневно.

2. Каковы ваши текущие проекты? Имеются в виду результаты, которых вы сами себе пообещали достичь. Причем для их достижения нужно выполнить более одного действия (например, сменить резину на автомобиле, отправить детей в летний лагерь или купить компанию). У большинства людей можно насчитать от тридцати до ста подобных проектов.

3. Каковы ваши текущие зоны ответственности? Обычно их бывает у каждого из нас от десяти до пятнадцати. Это либо основные области работы (управление персоналом, управление активами, обслуживание клиентов, планирование и так далее), либо ключевые категории личной жизни (финансы, здоровье, семья, хозяйство, карьера, отдых и так далее).

4. Как ваша работа и личная жизнь изменятся в следующем году? Здесь необходимо перечислить все, чего вы собираетесь достичь в течение ближайших месяцев (цели, желаемые перемены, большие проекты и так далее).

5. Как с течением времени будут меняться ваша организация, карьера и личная жизнь? Здесь речь идет о крупной картине – общем стратегическом ви́дении вашего будущего через несколько лет.

6. Зачем вы пришли в этот мир? В чем состоит ваше предназначение – цель «работы» в качестве человеческого существа?

Если вы проведете полную инвентаризацию обязательств, проблем и проектов на всех шести уровнях, то довольно точно определите свои дела. Хотя я знаю очень мало людей, которые в наше время приблизились к такому полному пониманию.

Примерно десять лет требуется на то, чтобы привыкнуть к своему возрасту.

Я частенько тратил по десять-пятнадцать часов только на то, чтобы при работе с тем или иным человеком определить его основные дела лишь по двум приземленным направлениям: текущие задачи и проекты. Не проведя такого исследования и не расчистив психологическую площадку, вы вряд ли будете готовы поговорить с боссом, партнером по бизнесу, супругой/супругом о перенастройке своих «служебных обязанностей» или о необходимости изменить отношения. Тот, кого не волнуют даже базовые вопросы о том, что он делает сейчас на всех функциональных уровнях, обычно не готов серьезно размышлять и о том, как нужно измениться, чтобы соответствовать неизбежным процессам развития в компании, в окружающем мире или в его собственной жизни.

Дисциплина – это не подавление и контроль; это не поправка на некую модель или идеологию. Дисциплина – это когда ум видит то, «что есть», и учится на том, «что есть».

Многие люди смутно ощущают, что хотят в будущем делать нечто другое или стать кем-то иным. Однако, не осознав своего реального положения на всех уровнях жизни сейчас, они будут вынуждены, как летучий голландец, вечно носиться по волнам. При этом даже начальное понимание и осмысление того, чем вы занимаетесь и дышите сегодня, откроет двери естественному вдохновению и творчеству, готовя грядущее – без каких-либо дополнительных усилий с вашей стороны.

Не зная своего местоположения на карте, вы не поймете, налево или направо вам нужно свернуть, выйдя за дверь. При этом неважно, насколько ясна ваша цель. Сознательное проведение инвентаризации всего, что вы создали к этому моменту на работе и в жизни, может оказаться настоящим испытанием. Но принятие действительности изменит ее – множеством позитивных способов.