Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD - Дэвид Аллен

А я предлагаю вам поступать так каждую неделю. И организовать себя до такой степени, чтобы при малейшей задержке начала совещания вы могли разобрать корзину для входящих документов или просмотреть почту с пометкой «для сведения». Чтобы в ожидании готовности вашей супруги к выходу из дома (когда она будет совсем готова) вы могли позвонить по делам. Я знаю, что на планете мало людей, постоянно помнящих о ценности времени и о том, что нужно максимально эффективно использовать «окна» такого рода. Если раньше вы не использовали это время, я спрошу вас: почему?

Все интеллектуальные достижения вызваны ленью.

Лишь акт прощения отворяет единственно возможные врата для творческих помыслов о грядущем.

Вспомните, когда в последний раз вы исправляли и дополняли список ваших проектов (то есть тех дел, которые требуют более одного действия для завершения)? Чем дольше вы этого не делаете, тем сильнее провоцируете ненужный стресс.

Носите ли вы постоянно с собой что-то, с помощью чего можно фиксировать идеи? Если нет, то заведите. Все равно, на чём или чем записывать неожиданные мысли. Но вам обязательно нужно то, что всегда будет при вас – на пляже, в спортклубе, на рабочем месте, за ужином, – в вашем бумажнике или сумочке. Чем старше, мудрее и опытнее вы становитесь в личном и профессиональном плане, тем чаще лучшие идеи будут посещать вас в самый неожиданный момент.

Вы наверняка понимаете, что лучше фиксировать мысли, которые имеют потенциальную ценность для вашего будущего и создают потенциальные обязательства перед собой и другими людьми. Но необходимо научиться записывать их сразу, как только они приходят в голову. Если, читая эту книгу, вы вдруг решите зафиксировать что-то полезное, куда вы это запишете? Пусть это будет записная книжка, каталожная карточка, миниатюрный диктофон – что угодно.

Заведите инструмент для фиксирования идей и сделайте его своим привычным спутником. Выйти куда-то без него должно стать для вас такой же странностью, как пойти по городу босиком. Такая привычка выведет вас на совершенно новый уровень творческого мышления и действий.

Когда вы знаете все, вы словно ночное небо. Иногда его пронзает вспышка молнии. Она гаснет, и вы забываете о ней, и снова не остается ничего, кроме ночного неба. Главное – не удивляться внезапной грозе. Ведь при свете молнии можно разглядеть удивительные картины. Когда мы пусты, мы всегда готовы к ней.

Кстати…

– В каких областях вам необходимо завершить начатое?

– Есть ли среди ваших дел то, что еще не сделано, и вы не знаете, как поступить дальше?

– Какие долги вы могли бы «простить» себе сегодня?

2. Не переживают о несделанном, когда знают, что именно не сделано

Не выполняя договоренности с самим собой, испытываешь стресс. Вы можете избавиться от него, только выполнив эти договоренности, отменив их либо проведя новые «переговоры». Но нельзя изменить то, о чем вы забыли. Поскольку для психической «карты памяти» понятий прошлого и будущего не существует, однажды «записанные» на нее дела постоянно давят на вас. Чтобы ослабить этот прессинг, нужно научиться осознавать и контролировать их.

Как-то я пережил очередную Ослепляющую Вспышку Осознания Очевидного: у многих людей появилась аллергия к «организованности», потому что они постоянно терпят неудачи, пытаясь использовать списки дел. Эти списки неэффективны, поскольку представляют собой попытку сжать очень разные дискретные действия в одно событие. А когда упрощаешь что-то слишком сильно, все начинает казаться еще более сложным. Да, никому из нас не нравится то состояние, когда на тебя наваливаются все проблемы мира, а потому мы, конечно же, ощущаем определенное облегчение, составив список дел. Но в качестве долговременной стратегии такие пожарные меры не работают.

Прочищайте мозг. Это полезнее, чем очищать желудок.

Обычно, пытаясь составить список дел, люди смешивают все пять фаз, определяющих понятие «потока работ»: сбор, обработку, организацию, ревизию и исполнение. Они одновременно пытаются извлечь данные из головы, осознать их значение, расположить в определенном логическом или ином обоснованном порядке, немедленно сопоставить, оценить и сравнить друг с другом, а затем выбрать для выполнения «наиболее важное». Поступая так, люди обычно вознаграждаются краткосрочным чувством ложного облегчения, но по-прежнему остаются уязвимыми перед тем, что не замечено, не обработано, не изучено и недооценено.

За многие годы исследований я пришел к выводу, что каждым этапом управления потоками работ лучше заниматься отдельно. Вначале вам нужно собрать все, что вы держите в голове, вне зависимости от того, крупные это дела или мелкие. Затем оценить каждую «единицу запасов», спросив себя, выполнимо ли это. Если да, то задаться вопросами: каков будет результат? какое действие должно стать следующим? Затем нужно рассортировать все, что у вас получилось, по соответствующим подходящим категориям. На этом этапе вы можете тщательно обдумать все варианты действий и сделать правильный выбор, опираясь на конкретные критерии (времени, энергии, контекста, приоритетов и так далее).

Управлять собой просто, главное – не упрощать.

Все следует упрощать до тех пор, пока это возможно, но не более того.

Найдите пять минут, возьмите ручку или карандаш и выплесните на бумагу все, что возникнет у вас в голове. Ничего не анализируйте и не структурируйте. Позднее вы поймете, что значит каждый пункт, если он вообще что-нибудь значит. Пока просто «выгружайте данные». Позвольте себе обрести определенную свободу и перестать заниматься несколькими делами одновременно. Подойдите к делу творчески, помечтайте, но главное – запишите все, не чувствуя при этом обязательств выполнить это в полном объеме на самом деле! А когда будете готовы перейти к реализации задуманного, вернитесь к пунктам списка, определите их значимость и решите, что можете сделать по каждому из них. Позднее это даст возможность исходя из имеющихся вариантов выбора принять тактические решения относительно наиболее адекватных шагов в каждой конкретной ситуации. Ведь любой подобный этап – это большой труд, требующий уникальных подходов и затрат энергии. Не путайте их.

Кстати…

– Когда вы в последний раз «выгружали данные» из собственной головы?

– Есть ли у вас списки дел, в которые вам не хочется заглядывать?

– Как бы вы себя чувствовали, если бы освободились от необходимости беспокоиться о несделанном?

3. Оценивайте свои возможности исходя из имеющихся обязательств

Вы не знаете, сколько у вас текущих задач? Значит, вы не сможете понять, что именно не успеете сделать. А ваша порядочность будет провоцировать возникновение все новых и новых обязательств. Если же вы осознанно отслеживаете все свои задачи, то более адекватно сможете оценивать собственные возможности, и та же порядочность заставит вас в некоторых случаях ответить «нет» очередному обязательству. Сравните это с ситуацией, когда необходимо срочно ознакомиться с материалами, находящимися в разных местах. Обычно это сделать нелегко. Но разместите данные материалы в одном месте – и, возможно, вам понадобится всего пара минут на их изучение.

Когда середина – это грань

В моем мире обучения людей «боевому искусству» работы доминирует один вечный вопрос: как достичь идеального соотношения свободы и системы? На каком этапе организованность становится заорганизованностью, контроль слишком контролирует, а конструкция недостаточно конструктивна? С другой стороны, важно ощутить, в какой момент расслабленность превращается в слабость, несвязанность сроками изнуряет, а беззаботность перерастает в беспечность?

Воистину счастлив человек, который сознает себя и поддерживает правильный баланс между тем, что он может приобрести, и тем, что он может использовать.

Мы привыкли думать, что наличие границ сдерживает, – «не давите на меня». А еще нас учили: чтобы добиться желаемого, нужно приложить усилия и нажать посильнее. Тогда получишь вожделенный результат – «выжмем из него все соки». И какой же подход лучше?

Это вовсе не чисто теоретическая, философская дискуссия.

Представьте, что вы ежедневно получаете четыреста писем по электронной почте и еще сотню сообщений – на автоответчик. Параллельно с этим пятьдесят раз в течение дня вас неожиданно отрывают от работы. Согласитесь, в такой ситуации поневоле задумаешься о проблемах свободы и контроля. Помешанных на свободе эти «вводные» беспокоят и пугают – они с удовольствием просто игнорировали бы все подобные задачи (кроме забавной, легкой, интересной или «горячей» информации). Помешанные на контроле устанавливают собственные правила и процедуры, создают директории, вложенные в директории, вложенные в другие директории, для обработки и хранения каждой детали, ограничивая свою жизнь из боязни «сузить фокус» и упустить какую-то из них.