Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

Чтобы оживить собрание методом Нины Симон, составьте список из пяти самых скучных вещей, которые вам приходится делать на собрании, и запланируйте их. Давайте, смелее! Насколько скучным удастся сделать доклад с PowerPoint? Сколько ненужных подробностей включить? Как насчет замусорить речь терминами? Помещение поофициальнее, будьте добры! (Кадка с засохшим растением вам в помощь). Рубашка серая в гардеробе найдется? В общем, вы поняли. И вас поймут. Вы увидите, что публика все поняла, когда кто-нибудь попросит вас добавить «джаза». Тогда миссия выполнена. Можете улыбнуться (про себя, разумеется).

Штрафные очки

Можете пойти на один шаг дальше. Опробуйте систему штрафов. Выиграют не только участники собрания, но и тот благотворительный фонд, куда вы перечисляете деньги. Итак, составляете список того, от чего вы решили освободить собрания. Всякий, кто нарушит правила, платит взнос в пользу благотворительного общества. Одновременно прибудет и денег, и внимания. Клиенты обожают такие игры, они соревнуются, кто кого перескучит или кто сумеет исподтишка ответить на большее количество электронных писем во время встречи. Чем лучше (то есть, чем хуже) они играют, тем больше платят.

Примерно так может выглядеть список преступлений и наказаний:

• опоздание – £10;

• неудачная презентация в PowerPoint – £25;

• превышение лимита отведенного времени – £10;

• напыщенная болтовня – £50;

• попытка перебить – £5;

• разговоры между собой – £5;

• переписка по BlackBerry – £10;

• неподготовленность – £50;

• безвкусные шутки – от £5 до £50, в зависимости от того, насколько они плохи;

• снова «невозможный галстук» – пусть коллеги сами назначат штраф.

Веселый, азартный и вместе с тем полный понимания человеческой природы способ улучшить собрания. Заодно «список» прегрешений и дисциплине на встречах поспособствует.

Подобные техники я отношу к гомеопатическому лечению собраний. Небольшая доза яда пробуждает защитные механизмы, так что дурное поведение на собрании (в точно рассчитанных количествах) поспособствует оздоровлению деловых встреч.

Стоит ли возиться?

На свете немало людей, у которых нет времени и терпения «возиться». Себя они считают крепкими прагматиками. Я их за милю чую и хорошо знаю, что едва я заговорю о настоящих встречах, о человеческих отношениях на работе, да просто о качестве общения, они отключатся. И если пытаешься им объяснить, как дурно проводить одно неэффективное собрание за другим, нужно подобрать слова, иначе они и слушать не станут. Пришлось сочинить упражнение в соответствии с их логикой. О, оно им придется по вкусу. Поможет и вам, когда станете решать вопрос, реанимировать собрание или прикончить.

Эта игра на тему капиталовложений, называется «Черный ящик». Представьте себе, будто собрание проходит в черном ящике, устройстве, преображающем энергию в ценности. С одного конца засовываете энергию, то есть время, силы, внимание, деньги, все расходы на подготовку, на участие в собрание и внедрение его решений. С другой стороны выходят ценности, не только ваша выгода, но все, что получают от собрания все заинтересованные лица. Команда в целом. Организация в целом.

Просто, не правда ли? Если ВНУТРЬ входит больше энергии, чем выходит НАРУЖУ, это дурное капиталовложение. Работаем на слив. Сливаем в унитаз ресурсы. Можно попробовать сократить вливания и повысить отдачу, но я бы посоветовал сразу вычеркнуть такие собрания из плана. Никто не пожалеет. Вы сразу увидите, есть ли необходимость в таких мерах. А уничтожив дохлое собрание, вы можете с нуля организовать более полезные встречи.

Если ВНУТРЬ входит и НАРУЖУ выходит примерно одинаковый объем, это опять-таки неудачное капиталовложение. Это и капиталовложением-то не назовешь. Застывшее состояние, Сонное Собрание, и пользы от него никакой. Прикончите и его. Это будет уже не так легко, поскольку не поступает тревожных сигналов. В первом случае мы услышали громкий хлопок, как будто на скорости пробило колесо, а тут воздух вытекает медленно и почти незаметно. И все же прибейте такие собрания или по крайней мере существенно сократите их число – найдете, куда с большей пользой вложить свое время.

Остаются только те собрания, которые ДАЮТ больше, чем БЕРУТ. Собрания-аккумуляторы. Только такие, на мой взгляд, и стоит проводить. И с ними тоже можно поработать, чтобы уменьшить вклад и увеличить отдачу, чтобы и сил меньше уходило, и выгоды всем было больше.

Мои клиенты с удовольствием играют в «Черный ящик», ведь таким образом сразу обнаруживаются те собрания, где не производится никаких ценностей. Окупаемость инвестиций – штука понятная, никакого развода на эмоции, берете и выпалываете ненужные собрания.

Правда, может возникнуть вопрос о том, какие ценности ожидать от собрания и как их подсчитывать. Эту проблему можно решить одним из четырех способов:

• Чтобы оценить выгоды участников, спросите самих участников.

• Если не удается подсчитать прямые выгоды от собрания, попробуйте прикинуть, а что бы вы потеряли, если бы его не провели.

• Не выходит точный подсчет, попробуйте посчитать приблизительно.

• Если материальные мерила не подходят, предложите другую систему оценки. Например, моральные ценности.

Если ни один из этих способов не сработает, смею предположить, беда не в том, что итоги собрания невозможно подсчитать, а в том, что люди не хотят этого делать. Ваши коллеги уклоняются от задачи оценить окупаемость инвестиций, потому что сразу станет ясно, какое жалкое у вашего собрания портфолио. Неприятный щелчок по носу для крутых прагматиков – и тут-то им приходится что-то менять.

Так что если вы не можете подсчитать отдачу от собрания, задумайтесь, имеет ли смысл вкладывать в него средства.

Цените свое время

Подход с точки зрения капиталовложений напоминает людям о том, как ценно их время. Только они вправе распоряжаться этим ресурсом. Во всяком случае так должно быть. Но даже самые современные компании относятся ко времени на феодальный лад и оставляют за боссом право распоряжаться временем подчиненных. Ну ладно, про «феодальный» это я переборщил. Босс не угоняет скот, не настаивает на праве первой ночи, и все же во многом система остается феодальной. То же крепостное право, только в скрытом виде. Множество проблем, с которыми вы столкнетесь, когда начнете исправлять собрания в своей организации, порождены как раз этим чувством: «Мы не распоряжаемся своим временем». Подчиненные не вправе решать, какие собрания посещать или не посещать, а потому их присутствие не имеет особого значения. Наше «да» имеет силу только тогда, когда возможно и «нет».