Организуй себя - Джон Каунт

В последнее время сложилась такая тенденция, что инструкции по безопасному использованию компьютеров адресуются в первую очередь тем, кого с полным основанием можно назвать наркоманами от компьютеров. К этой категории можно отнести персонал, занимающийся вводом данных, секретарей и программистов; но в наше время почти все виды человеческой деятельности так или иначе связаны с длительным использованием компьютерной техники, поэтому всем, кто в той или иной степени пользуется компьютером, будет небесполезно ознакомиться с этими инструкциями. Соблюдение некоторых простых рекомендаций при работе с компьютером поможет вам увеличить производительность труда, обеспечить более высокий уровень комфортности и предохранить от усталости и вредных последствий для здоровья.

Ниже вашему вниманию будет предложен ряд основных рекомендаций по правильной работе с компьютерной техникой:

· Обычно рекомендуется, чтобы верхний край экрана монитора находился на одном уровне с глазами пользователя. Однако некоторые компьютерные эксперты указывают, что такая высота — это максимально разрешенный уровень, и продолжают настаивать на том, что для некоторых категорий пользователей этот уровень должен быть чуточку ниже, подчеркивая, что такое положение гораздо удобнее для глаз и шеи.

· Займите удобную позу, обращая особое внимание на положение шеи, позвоночника, локтей, кистей, бедер и ступней.

· Старайтесь не оставаться в одном и том же положении в течение длительных промежутков времени

· Держите предплечья, кисти и руки на одной линии и не опирайтесь ими на острые края. Не ударяйте по клавишам слишком сильно.

· Клавиатура должна находиться под тем же углом, что и предплечья.

· Чаще делайте перерывы. Специалисты рекомендуют каждый час делать перерыв на пять-десять минут.

· Каждые десять-пятнадцать минут работы на компьютере дайте отдохнуть глазам, закрывая их на какое-то мгновение. Затем, открыв их, попытайтесь взглянуть на далеко расположенные предметы и чаще моргайте.

· Устанавливайте монитор таким образом, чтобы от него не отражался свет. При верхнем освещении пользуйтесь жалюзи, светорассеивателями, а при необходимости и антибликовыми фильтрами.

· Чтение бумажных документов требует более сильного освещения, чем чтение с экрана монитора. Если вы одновременно работаете на компьютере и с бумажными документами, пользуйтесь настольной лампой, с помощью которой вы можете отрегулировать освещение таким образом, чтобы дополнительный свет, необходимый вам для чтения бумажных документов, на экран монитора не попадал.

· Специальная подставка под бумажные документы облегчит вам одновременную работу на компьютере и с бумажными документами.

· Отрегулируйте до удобного для себя уровня контраст и яркость вашего монитора.

· Регулярно протирайте экран монитора и другие поверхности компьютера.

Займитесь наведением порядка на вашем рабочем месте

Беспорядок на рабочем месте служит потенциальным источником потери рабочего времени и возникновения стрессовых ситуаций. Устранение беспорядка является реальным фактором повышения эффективности работы. Области на вашем рабочем столе и вокруг него представляют собой наиболее важные части вашей рабочей среды и, возможно, вам захочется начать наведение порядка с них. Однако я советую начать с просмотра посудных и платяных шкафов, чтобы высвободить место для предметов, которые захламляют ваш рабочий стол.

Наведение порядка в посудных, платяных и книжных шкафах

Вышеперечисленные виды мебели представляют собой удобные места для хранения вещей, которые вам не нужны. Начните уборку с посудных шкафов, а именно с тех мест, которые находятся на максимальном удалении от вашего стола; в них, скорее всего, сосредоточена основная масса материалов не первой необходимости, до которых не дошли руки во время предыдущих уборок По мере их высвобождения продвигайтесь вперед по направлению к вашему столу. Таким образом, вы получите место для хранения предметов, которые в настоящее время загромождают более нужные в рабочем отношении области. Безжалостно избавляйтесь от мусора. Если вам попадаются материалы, от которых по тем или иным причинам в настоящий момент избавиться нельзя, но вряд ли вы когда-нибудь к ним прикоснетесь, складывайте их в коробки для архивов, затем отошлите в центральное хранилище, если, конечно, таковое в вашей организации имеется. Не забудьте при этом составить списки этих материалов и положите их на хранение в свою картотеку.

Просмотрите все свои посудные и платяные шкафы. Ненужные документы и откровенный мусор просто выбрасывайте. Рассортируйте остальные документы и материалы по архивным коробкам, коробки соответствующим образом пометьте. Когда будете приступать к наведению порядка в книжных шкафах, предлагаю вам сначала полностью их очистить, а затем расставить всю литературу по темам. Тот факт, что книги у вас на полках будут занимать места не по ранжиру, когда вы попытаетесь расставить их рекомендуемым способом, говорит о том, что нельзя добиться совершенства во всем, да и время на это тратить не стоит. Все, что от вас требуется, — это разместить материалы и документы таким образом, чтобы вам было легко и удобно их находить в случае необходимости.

Наведение порядка на рабочем столе

Признаюсь, что и у меня был такой момент в жизни, когда я притворялся перед самим собой, что могу хорошо работать при загроможденном рабочем столе. Я заявлял самому себе, что, несмотря на стопки документов, временами достигавших угрожающих размеров, я с легкостью могу найти любую нужную мне бумагу, а резкое переключение с одной задачи на другую только обостряет мое внимание на всем протяжении рабочего дня. Конечно, это было глупостью. Наличие чрезмерного количества документов на рабочем столе ведет к такому же отвлечению внимания и помехам в работе, как телефонные звонки. Хвататься за выполнение то одной задачи, то другой, не добиваясь при этом никакого видимого успеха, гораздо проще, чем сконцентрировать усилия на их реальном выполнении. Наличие большого количества различных документов также служит удобным предлогом для оправдания различного рода отсрочек и проволочек. Когда процесс решения той или иной задачи идет тяжело, психологически гораздо легче переключить свое внимание на решение той задачи, которая кажется вам проще, и вас так и тянет схватить первый попавшийся листок из какой-нибудь стопки документов, находящихся на вашем рабочем столе.

Поиск документов может привести к огромной потере времени и вызвать новые причины для отрыва от работы. Возьмите и прикиньте, сколько раз вам приходится отрываться от работы и рыться в этих стопках, пытаясь по просьбе того или иного лица отыскать нужный ему документ. Специальные наблюдения показали, что на это уходит минимум 15 минут в день, и это, надо признать, довольно консервативная оценка. Конечно, это немного. Но если прикинуть, сколько это составит за год, то вы получите полторы недели, что, согласитесь, довольно большая потеря рабочего времени. Подумайте, сколько бы вы могли совершить полезного за это время. А если вы неорганизованны до такой степени, что тратите на поиски 30 минут в день, тогда, в случае правильной организации, вознаграждением вам послужат три недели дополнительного рабочего времени в год.

Беспорядок на рабочем столе также служит причиной снижения вашей способности определять приоритетные направления деятельности. Например, в одной и той же стопке могут находиться и записки, и наполовину подготовленные проекты докладов, и важные письма, и просто мусор. У всех у них одна судьба; их важность будет определена только тогда, когда они окажутся на вершине стопки или когда случайно попадутся вам на глаза во время поисков других документов.

Кроме того, во всем этом есть что-то нерациональное. Когда вы принимаетесь за решение новой задачи, вам нужно освободить место на рабочем столе, поэтому все неотработанные документы вы кладете наверх стопок, делая их еще выше. При просмотрах стопок те же самые документы попадаются вам на глаза помногу раз. Довольно часто вы тратите силы и энергию на просмотр тех документов, от которых вам надо было избавиться, как только вы их увидели в первый раз. Вы пропускаете конечные сроки, потому что документы, которые бы могли вам напомнить о них, теряются под грудами других документов. Иногда вы ловите себя на том, что даже копаетесь в мусорной корзине в поисках той важной информации, которую записали на клочке бумаги. Вполне возможно, что вы не обратили на этот клочок никакого внимания, когда вытаскивали его из стопки сегодня утром.

Наконец, здесь есть место к возникновению стрессовых ситуаций. Все то время, пока ваши бумаги представляют собой беспорядочную аморфную массу, вы не можете избавиться от чувства беспокойства. Вы не до конца уверены, что может скрываться в этих стопках бумаги, и такая ситуация постоянно служит вам напоминанием, что вы не можете должным образом справиться со своей работой. Довольно часто наличие большого объема задач гораздо больше способствует возникновению стрессовых ситуаций, чем их реальное выполнение.