Организуй себя - Джон Каунт

1. Если у вас есть помощник или секретарь, научите его тактично отделываться от многочисленных телефонных звонков. Прикинув в начале каждого рабочего дня ваш график работы, обсудите его с помощником и займитесь первоочередными вопросами и встречами. Тем самым вы сократите помехи за счет вашего помощника, который в это время будет отвечать на телефонные звонки. Договоритесь с помощником, в каких случаях вы сами будете отвечать на звонки, и проведите с ним инструктаж относительно того, как ему более убедительно отделываться от остальных телефонных звонков.

2. Если у вас нет помощника, постарайтесь договориться с коллегами по вопросу посменного дежурства на телефоне с тем, чтобы в нужное вам время не отвлекаться на телефонные звонки. Разумеется, договоренность должна быть взаимовыгодной.

3. Если первые два способа вам не подходят, отключите звонок на вашем телефоне на то время, когда вы не хотите отрываться от других дел; в это время для получения входящих телефонных сообщений вы можете пользоваться голосовой почтой или автоответчиком. Однако имейте в виду, что в данном случае вам необходимо иметь какой-нибудь контактный телефон, например, телефон коллеги, чтобы с вами можно было связаться по вопросам, не терпящим отлагательства.

4. Определите для себя интервалы времени, когда вы будете заниматься теми задачами, которые требуют непрерывной концентрации вашего внимания, и не будете прерываться ни на встречи, ни на телефонные звонки, ни на какие-либо другие мероприятия. Если вы будете строго их придерживаться, вскоре и другим придется с этим считаться.

5. Не поддавайтесь искушениям относительно самообразующихся помех. Относитесь к ним, как к пустой трате времени.

6. Всячески поддерживайте атмосферу, способствующую эффективной работе, относясь к коллегам так, как вы хотели бы, чтобы они относились к вам. Не ждите, что люди, которым вы постоянно мешаете, не будут мешать вам.

7. Делайте перерывы в заранее спланированное время. Добивайтесь такого положения, чтобы они неотъемлемой частью вошли в заведенный порядок вашей рабочей деятельности и, таким образом, стали бы работать против тех помех, которые вы сами себе создаете.

8. Если у вас имеется работа, которая требует постоянной концентрации внимания, подумайте о том, чтобы взять день или два для работы дома. При условии, что у вас дома не существует никаких факторов, отвлекающих внимание, вы сможете достичь за несколько часов работы в спокойной обстановке гораздо большего результата, чем вы могли бы надеяться. Любой начальник, имеющий хоть каплю здравого смысла, должен понимать, что результат значит больше, чем место, он был достигнут. К сожалению, еще существуют такие динозавры, которые расценивают работу на дому как уклонение от служебных обязанностей.

9. Группируйте такие мелкие задачи, как телефонные звонки, чтобы поочередное их выполнение не мешало непрерывному процессу вашей деятельности.

10. Если у вас такой начальник, который считает, что при каждом вызове к нему (ней) вы должны все бросить и, сломя голову, нестись на зов, будьте готовы терпеливо и дипломатично подвести его (ее) к осознанию того, какое влияние такое его (ее) поведение оказывает на эффективность вашей деятельности. Каждый раз, за исключением тех случаев, когда начальник отрывает вас от работы, старайтесь поделиться с ним информацией о том, какие вы предпринимаете шаги, чтобы правильно распределить рабочий день; а чтобы продемонстрировать эффективность своей стратегии, предъявите ему свои достижения.

ОТКРЫТЫЕ ИЛИ ЗАКРЫТЫЕ ДВЕРИ

Те, кто пытается работать по принципу постоянно открытых дверей, заслуживает того, чтобы его постоянно прерывали, но и в другую крайность бросаться не следует. Это может привести к тому, что доступ к вам будет сильно ограничен и у вас не будет возможности находиться в курсе событий, происходящих в вашей зоне ответственности. Подумайте о том, чтобы установить такие интервалы времени, когда ваша дверь будет открыта. Полчаса утром и полчаса после обеда будет вполне достаточно. В другое время людям, ищущим с вами встречи, надо будет заранее об этом договориться. Постарайтесь довести такое расписание интервалов «открытых дверей» в вашем офисе до всех заинтересованных лиц, и сами строго его соблюдайте. Даже если вы работаете в офисе с открытой планировкой и у вас вообще нет дверей, воспользуйтесь карточками с надписями «можно беспокоить», «не беспокоить» и разместите их возле своего рабочего стола.

Краткие и продуктивные помехи

Когда помехи неизбежны, постарайтесь сделать их как можно более короткими. Вашему вниманию предлагается несколько идей по этому поводу:

· Ограничьте помеху во времени. Доведите до сведения лица, прервавшего вашу работу, что у вас в распоряжении только пять минут. Некоторые специалисты советуют использовать в таких случаях часы для варки яиц. Поставьте их на стол с тем, чтобы они напоминали посетителю, что следует сразу говорить по существу.

· Рискните показаться грубым, не приглашая посетителя присесть.

· Расположите мебель в офисе таким образом, чтобы у посетителя не появлялось желания, войдя в кабинет, присесть. Это положение особенно важно, если вы работаете в офисе с открытой планировкой.

· Добейтесь такого положения вещей, чтобы ваши коллеги приходили к вам с уже готовыми тезисами по интересующим их проблемам. Это поможет вам быстрее вникнуть в суть дела, а им — сосредоточить свое внимание. Кроме того, сжатое тезисное общение не предполагает возникновения несерьезных помех светского характера.

· Если вы в достаточной мере еще не освоили способ общения с людьми, отрывающими вас от работы, и не можете справиться с надоевшим посетителем, по старайтесь во время разговора воспользоваться мимикой и вербальными выражениями, способными показать посетителю, что разговор закончен, но при этом чрезмерно не обижая его.

Помогайте другим стать более организованными

Несмотря на все ваши попытки правильно организовать свой график работы, недостаточная организованность других может привести вас в замешательство, поэтому, я думаю, стоит обратить внимание на некоторые вопросы стратегии в деле повышения уровня организованности лиц, окружающих вас.

Если они работают на вас

Беседа с людьми менторским тоном по поводу недостатка их организованности редко приводит к чему-то большему, чем угодливое поддакивание на людях и иронические замечания за вашей спиной. Но если вы добьетесь от подчиненных понимания их собственных проблем и вооружите методикой по устранению этих проблем, такой подход, по-видимому, будет гораздо более продуктивным. Все дело в том, чтобы задать правильный вопрос в атмосфере, способствующей размышлениям, — во время встречи с глазу на глаз, например. Научите своих коллег концентрировать внимание на устранении различных проблем поочередно, и если вы увидите, что они движутся в правильном направлении, не скупитесь на похвалу. Не забывайте о положительной поддержке. Она является чрезвычайно мощным стимулом в деле изменения поведения того или иного индивидуума. Всегда старайтесь найти в поведении человека что-то положительное и, хочу еще раз повториться, не скупитесь на похвалу. Давление со стороны членов коллектива тоже оказывает огромное влияние на поведение индивидуума. Здесь, возможно, стоит поразмышлять над тем, есть ли какая-то польза в инициативе целой команды, направленной на достижение большей эффективности в работе.

Если вы работаете на них

Работать на неорганизованного начальника сродни кошмару, но не следует относиться к его слабостям индифферентно, просто жалуясь на них своим коллегам за кофе и не пытаясь их исправить. Если вы будете Двигаться в правильном направлении, то вам многое удастся изменить, но вы должны в своих попытках довольствоваться работой над исправлениями тех аспектов поведения вашего начальника, на которые вы действительно можете повлиять в лучшую сторону, с теми же аспектами, на которые вы не имеете влияния, следует смириться. Убедитесь, что ни вашей работе, ни вашей организации никакая опасность не грозит, избегайте прямой конфронтации, если у вас нет запасного места работы. Ниже вашему вниманию представляются пять часто проявляемых вашим неорганизованным начальником качеств и предложения по их исправлению.

Неспособность к принятию решений

Помните, что ваши начальники редко являются хозяевами своей судьбы. Вместо того чтобы раздражаться по поводу того, что на первый взгляд кажется нерешительностью и негативным отношением, попробуйте понять, в какой среде им приходится работать, и по возможности вооружите их тактикой для ведения борьбы с теми, кто стоит выше их по положению. Отдавайте себе отчет в том, что ваш начальник может столкнуться с трудностями, пытаясь настроиться на проблему, которая находилась в центре вашего внимания дни, а то и недели. Будьте готовы к разговору о том мыслительном процессе, который привел вас к тем умозаключениям, с помощью которых вы пришли к теперешним выводам.