Организуй себя - Джон Каунт

Помните, что ваши начальники редко являются хозяевами своей судьбы. Вместо того чтобы раздражаться по поводу того, что на первый взгляд кажется нерешительностью и негативным отношением, попробуйте понять, в какой среде им приходится работать, и по возможности вооружите их тактикой для ведения борьбы с теми, кто стоит выше их по положению. Отдавайте себе отчет в том, что ваш начальник может столкнуться с трудностями, пытаясь настроиться на проблему, которая находилась в центре вашего внимания дни, а то и недели. Будьте готовы к разговору о том мыслительном процессе, который привел вас к тем умозаключениям, с помощью которых вы пришли к теперешним выводам.

Склонность к принятию поспешных решений

Начальники такого рода находятся на противоположном полюсе по отношению к нерешительным начальникам; все вопросы они решают сгоряча, не подумав. Они считают, что все, что хоть как-то связано со временем на обдумывание и рассмотрение альтернатив, 0М не подходит — это для тугодумов. Если не хотите взвалить на свои плечи проблему, сроки решения которой невыполнимы, а пути ее разрешения выработать просто невозможно, никогда не подходите к такому начальнику с вопросами, допускающими разные толкования. Заранее разработайте варианты и представьте их на рассмотрение вместе с убедительно обоснованной сопроводительной запиской. Обычно начальники хотят, чтобы генераторами решений считали их, поэтому обязательно вставьте в сопроводительную записку хотя бы один пункт, где можно сделать выбор из нескольких вариантов, ни один из которых не грозит катастрофическими последствиями.

Неспособность завершить совещание

Если ваш начальник является человеком, который испытывает затруднения по поводу окончания совещаний, заранее приготовьте для себя пути отхода, придумав какое-нибудь мероприятие, требующее вашего обязательного присутствия, и в удобное для вас время, учитывая, конечно, нормы поведения в вашей организации, сообщите ему об этом.

Неспособность к постановке четких задач и неумение сконцентрироваться на важных вопросах

Разъясните ваши цели и задачи, расписав на бумаге все, что вы думаете на этот счет, и убедите начальника одобрить их. Во время встречи с глазу на глаз с начальником предоставьте в его распоряжение письменный конспект по вопросам, требующим обсуждения, и диапазон возможных решений.

Неспособность запомнить, что он вас просил сделать

Когда бы вы ни встречались с таким начальником для обсуждения задач, возьмите себе за правило вести записи во время обсуждения и отсылать записки с перечнем действий, которые собираетесь предпринять как можно раньше после окончания встречи.

Научитесь говорить «нет»

Большую роль в процессе самоорганизации играет способность удерживать контроль над своей рабочей нагрузкой. Если на все просьбы, с которыми к вам обращаются, вы будете отвечать «да», то вы однозначно потеряете этот контроль. Вы будете перегружены ненужной информацией, что, в свою очередь, приведет к возникновению ненужных стрессовых ситуаций, а, кроме того, говоря «да» в ответ на несущественные просьбы, вы можете оказаться в таком положении, что не будете способны справляться с ключевыми направлениями вашей работы. Существует целый ряд причин, из-за которых сказать «нет» может оказаться довольно трудно:

· Вы не хотите показаться недоброжелательным и, тем самым, испортить перспективы своего карьерного роста.

· Вы озабочены тем, что, ответив «нет», навлечете на себя неприязнь других или заденете их чувства.

· Вы недооцениваете степень того груза, который падет на ваши плечи при положительном ответе.

· Вы просто не понимаете, что одним из ответов на чью-то просьбу, может быть и ответ «нет».

Естественно, что вы не хотите прослыть человеком с негативным подходом или бездельником, поэтому непроизвольное «да» лучше, чем непроизвольное «нет». Если вы только-только поступили на новую работу и находитесь в стадии завоевания авторитета, возможно, вам придется говорить «да» несколько чаще, чем это было бы выгодно для вас лично. Здесь очень важно быть способным правильно и четко обозначить ту тонкую грань между «да» и «нет» и понять, что невозможно все время быть хорошим для всех. Для того чтобы определить, на какую просьбу следует ответить «нет», постарайтесь ответить на нижеследующие вопросы:

· Связана ли эта просьба с одним из ключевых моментов моей работы?

· Повлияет ли отрицательный ответ на эту просьбу на перспективы моего карьерного роста?

· Какую работу мне придется бросить или приостановить, чтобы приняться за это? Каким образом это может повлиять на другие моменты моей работы?

· Не повлияет ли это отрицательно на мой стиль жизни — значительное увеличение стрессовых ситуаций, неоправданное вмешательство в мое свободное время?

· Если я откажусь, не потеряю ли я возможность развить новые навыки?

Если выбор дается вам нелегко, попробуйте воспользоваться оценочным листом — «за» на одной стороне, «против» — на другой.

Как научиться говорить «нет»

Существует три подхода к решению этой проблемы.

Агрессивный подход

Громко сетуйте на то, что вы перегружены работой и что вас считают в каждой бочке затычкой. Укажите человеку, обратившемуся к вам с просьбой, на то, что он ведет себя неразумно, обращаясь к вам за помощью. Говорите зло и напористо или, на худой конец, разразитесь слезами.

Робкий подход

Отвечайте на просьбу неясным бормотанием, стараясь отложить принятие по ней решения. Постарайтесь сделать так, чтобы человек, обратившийся к вам с просьбой, так и не понял, ответили ли вы «да» или «нет». Однако имейте в виду, что на такой подход обычно расходуется много энергии и после него остается чувство раздражения, а все дело кончается тем, что вы нехотя беретесь за выполнение этой просьбы.

Ассертивный подход [*]

* Ассертивный (assertive, англ.) — настойчивый, умеющий настоять на своем. Прим. пер.

Выразите удовольствие по причине того, что к вам обратились с просьбой, но лаконично и вежливо объясните, почему не можете ее выполнить. Предложите альтернативные варианты решения проблемы и укажите, какого вида поддержку можете оказать лицу, которое будет выполнять эту просьбу.

Само собой разумеется, что третий подход — это то. что вам нужно. Лицо, обратившееся к вам с просьбой, после вашего ответа не чувствует никаких недоговоренностей; вы достаточно ясно изложили ему причины своего отказа. Уходя, этот человек не испытывает по отношению к вам никаких обид, а вы, со своей стороны, ничуть не подорвали свою репутацию позитивно мыслящего человека, всегда готового прийти на помощь коллеге.

Будьте особенно осторожны, когда вам предлагают взять на себя долгосрочное обязательство, не требующее немедленного выполнения. Например, подготовить документ для конференции. Когда предстоящее событие отделено от вас довольно длительным сроком, легко быть оптимистичным. По вашему мнению, впереди у вас уйма времени, чтобы подготовиться к предстоящей конференции, но когда этот срок приближается, а одна задача накладывается на другую и вы просто не в состоянии вместить их в свое расписание, любая дополнительная задача окажется для вас крайне нежелательной. Вам придется бросать даже срочную работу, чтобы выполнить когда-то взятое на себя обязательство. Это не делает чести ни вам, ни вашему расписанию. Гарантией того, что вы не попадете в такую ловушку, служат следующие факторы: понимание приоритетов, четкость вашего расписания и осуществление управления планированием.

Заключение

Чтобы достичь большей эффективности в тех аспектах вашей деятельности, в которые вовлечены и другие люди, вы должны:

· сделать все возможное, чтобы совещания, в которых вы участвуете, были как можно более продуктивными, независимо от того, являетесь ли вы их председательствующим, или простым участником;

· правильно передавать полномочия, руководствуясь при этом надлежащими причинами;

· вести активную работу по устранению факторов отвлечения внимания и помех;

· признать, что вы можете оказать помощь другим лицам стать более организованными;

· научиться говорить «нет» ассертивно.

6. ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗУЙТЕ ПОРЯДОК В СЛУЖЕБНОМ ПОМЕЩЕНИИ

Правильная организация порядка в служебном помещении может оказать значительное влияние на вашу производительность. Она позволит вам экономить время, предупреждать усталость, завершать выполнение задач быстрее, чем вы планировали. Имейте в виду, что привыкнуть к рабочей атмосфере, далекой от совершенства, очень легко, поэтому предлагаю вам в течение нескольких минут свежим взглядом окинуть ваш офис и подумать: