Организуй себя - Джон Каунт

Дайте свободу действий своим подчиненным. Еще раз хочу повторить, что одна из самых больших проблем при передаче полномочий заключается в нежелании «отпускать вожжи», то есть в склонности начальника вмешиваться в работу подчиненного или полностью игнорировать ее результаты только потому, что она была сделана не так, как он бы сделал ее сам. Если у вас такая склонность присутствует, безжалостно искореняйте ее. Вы должны дать понять своему подчиненному, что вы всегда будете готовы оказать ему помощь, но ежедневные обязанности, касающиеся задач, по выполнению которых вы делегировали ему свои полномочия, лежат на нем. Конечно, переданные ему полномочия небезграничны, и лицо, принявшее на себя эти полномочия, должно знать их границы, но он или она также нуждаются в свободе действий, в возможности иногда совершать ошибки и учиться на них.

Поставленные вами цели должны включать в себя меры по осуществлению докладов по продвижению процесса. Для вас это хорошая возможность задать интересующие вас вопросы и убедиться в том, что задача выполняется правильно. Во время принятия таких докладов и в любые другие подходящие моменты выказывайте немедленную положительную реакцию по тем аспектам деятельности вашего подопечного, которые ведут к получению желаемого результата. Роль этого фактора трудно переоценить. Правильное отношение людей к работе формируется в большей мере за счет положительной ответной реакции, чем за счет постоянных упреков за неправильно выполненные задачи. Это не значит, что вы должны игнорировать те моменты, которые не соответствуют изначально запланированным вопросам, но все же основной упор вы должны делать на положительные моменты, ненавязчиво помогая своим коллегам исправлять недостатки в их производственной деятельности. Ваша первостепенная задача должна заключаться в том, чтобы научить их пользоваться предоставленными полномочиями правильно и с наибольшей отдачей для того, чтобы вы сами смогли сконцентрироваться на других производственных вопросах.

Контроль над осуществлением предоставленных полномочий

Основной ошибкой менеджеров, страдающих плохой организованностью, считается склонность забывать, какие именно полномочия и кому конкретно делегированы; терять контроль над выполнением поставленных задач и соблюдением назначенных временных рамок. Вряд ли существуют другие причины, вызывающие такое же разочарование у тех, кому недавно были делегированы полномочия. Примите все меры к тому, чтобы держать ситуацию с распределением обязанностей под своим контролем. Делайте заметки по поводу ваших обсуждений с подчиненными и храните их в отдельных папках с тем, чтобы перед каждой сессией обратной связи вы могли освежить в памяти поставленные цели. Информацию о задачах и сроках их исполнения вы можете занести в раздел «Что надо сделать?» своей ПИС. Более полную информацию о распределении и контроле над выполняемыми задачами проекта вы можете хранить в программном обеспечении управления проектом.

Обратное делегирование полномочий

Это эвфемизм такого положения, когда молодые коллеги приходят к вам с проблемой, на решение которой вы передали полномочия им, или когда проблема целиком находится в сфере их деятельности, а решать ее приходится вам. Такого положения вещей следует избегать, во что бы то ни стало.

Когда кто-либо приходит к вам с проблемой, а вы чересчур заняты или ваше внимание сосредоточено на другом, и вы не можете уделить даже малой его толики этой проблеме, простейшим выходом из положения будут слова: «Оставьте это мне». Это удобная тактика, чтобы избавиться от назойливых посетителей, но теперь эта проблема становится вашей. Если впоследствии вам даже удастся передать ее им обратно, вы, тем не менее, возьмете на себя обязательство на принятие следующего шага по решению данной проблемы и вам, по всей видимости, придется потратить некоторое количество драгоценного времени, чтобы сосредоточить свое внимание на поиске ее решения.

Существует такая категория людей, которые, без всякой на то причины, склонны по любому поводу обращаться в вышестоящие инстанции, и вам придется хорошенько с ними поработать, чтобы отучить их от этой пагубной привычки. Распознать их намерения очень легко по тому, как они строят фразы: «у нас здесь проблема» или «я подумал, что вы сами захотите поработать над этой проблемой». Конечно же, каждый человек в некоторой мере тщеславен, и вам будет льстить их вера в вашу высокую квалификацию. Кроме того, вы будете чувствовать некоторую вину за то, что оставили молодых специалистов один на один со сложной проблемой. Но не поддавайтесь этим чувствам, пока не убедитесь в том, что эта проблема действительно им не по силам. Ваша роль как начальника, передавшего полномочия, заключается в том, чтобы оказывать поддержку и помогать советами, и в конце совместного обсуждения проблемы у ваших подчиненных не должно оставаться и тени сомнения, что ответственность за ее разрешение лежит на них. Помните, что, взяв решение проблемы на себя, вы тем самым оказываете им медвежью услугу. Только самостоятельно выработав решение проблемы с соответствующей поддержкой с вашей стороны, они могут обрести те навыки и тот опыт, которые помогут им справиться с последующими трудностями.

Побочное делегирование полномочий

В наши дни, когда менеджмент стал более вялым, стал зарождаться новый термин — побочное делегирование полномочий. Вообще-то этому термину больше соответствует определение — обмен обязанностями, чем их делегирование в общепринятом смысле этого слова. Все мы обладаем различными умениями и имеем различные профессиональные предпочтения. Если, например, ваш коллега способен справиться с одним из аспектов вашей области ответственности более эффективно, чем вы сами, а вы, в свою очередь, можете воспользоваться вашими навыками для выполнения одного из аспектов его работы, почему бы вам не согласиться на сотрудничество на взаимовыгодной основе? Тем не менее, тот факт, что все договоренности по такому сотрудничеству осуществляются между коллегами одного уровня квалификации, ни в коем случае не должен умалять значения предварительной подготовки. Принципы постановки ясных целей и регулярной обратной связи и здесь остаются незыблемыми.

Преодоление факторов отвлечения внимания и помех

Брайан Адамсон является юристом, специализирующимся на делах по передаче имущества. Важнейшее качество, которым должен обладать такой специалист, заключается в способности проводить длительные периоды времени за тщательным изучением документов, связанных с оформляемыми им сделками. Для его клиентов покупка или продажа имущества служит источником значительного стресса, поэтому зачастую они изводят его незапланированными посещениями или срочными телефонными разговорами. По опыту он знает, что отказ от разговора с клиентом может привести к еще большим проблемам, но, с другой стороны, даже такой фактор, как краткосрочная помеха, может серьезно повлиять на концентрацию его внимания при оформлении того или иного дела.

Такие факторы, как помехи и отвлечение внимания, оказывают отрицательное влияние на способность правильно организовать свое рабочее расписание. Благодаря им не только теряется время, но, что еще более важно, приходится затрачивать дополнительные усилия на то, чтобы вернуться к прерванной работе и заново сфокусировать на ней свое внимание. Некоторые помехи вызываются производственными причинами, другие же — внешними по отношению к производству. Зачастую этим злоупотребляют люди, ищущие себе оправдание для того, чтобы отложить на потом решение стоящей перед ними задачи. Источником помех можете оказаться и вы сами. Очень легко убедить себя в том, что именно сейчас вам просто необходимо сделать телефонный звонок или выпить чашечку кофе, а через несколько минут вы снова возьметесь за работу. Однако как только стереотип работы будет нарушен, у вас отыщутся и другие проблемы, а минуты растянутся в часы, после чего вам будет еще труднее сосредоточить свое внимание.

Полностью избавиться от помех вам никогда не удастся, но вы многое можете сделать, чтобы сократить их количество. С оставшимися же надо поступать следующим образом: сделать их как можно более короткими и целенаправленными. Постарайтесь добиться ликвидации всех помех, за исключением таких, которые посягают на основные цели вашей работы или организации, на которую вы работаете. Здесь последствия того, что вам не удастся немедленно уделить им внимания, могут оказаться плачевными как для вас, так и для вашей организации.

Десять способов сократить помехи

1. Если у вас есть помощник или секретарь, научите его тактично отделываться от многочисленных телефонных звонков. Прикинув в начале каждого рабочего дня ваш график работы, обсудите его с помощником и займитесь первоочередными вопросами и встречами. Тем самым вы сократите помехи за счет вашего помощника, который в это время будет отвечать на телефонные звонки. Договоритесь с помощником, в каких случаях вы сами будете отвечать на звонки, и проведите с ним инструктаж относительно того, как ему более убедительно отделываться от остальных телефонных звонков.