Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки - Ньюпорт Кэл

Чтобы помочь в решении этой задачи, предлагаю несколько лучших практических примеров, которые подскажут, как использовать доски задач максимально эффективно.

СОВЕТ № 1: ИСПОЛЬЗУЙТЕ НЕСКОЛЬКО ДОСОК

Многие сторонники персональной Kanban-системы используют только одну доску, чтобы упорядочить свои профессиональные задачи. Я рекомендую придерживаться несколько иного подхода. Заведите отдельную доску для каждой роли, которую вы выполняете в профессиональной сфере. В настоящее время я профессор университета и играю три существенно отличающиеся друг от друга роли: исследователя, преподавателя и заведующего аспирантурой. Для каждой из этих ролей я завел отдельную доску. Так что когда я анализирую свою преподавательскую деятельность, то мне не мешают не связанные с ней задачи в области исследований или работы с аспирантами. В результате мне не приходится переключаться между разными видами деятельности и я быстрее решаю рабочие вопросы.

Я также считаю, что иногда полезно заводить отдельную доску для крупных проектов (скажем, таких, работа над которыми займет больше двух недель). Например, не так давно я выступал в роли председателя на одной крупной научной конференции. Эта позиция предполагала решение многочисленных задач. Именно поэтому я решил, что будет проще создать отдельную доску, информация на которой не будет пересекаться с другими сферами моей профессиональной жизни. Как только этот проект был завершен, доска мне больше не понадобилась.

Разумеется, вы сможете оперировать лишь ограниченным количеством досок, чтобы задача не стала непосильной. По этой причине я считаю идею завести отдельную доску для каждой профессиональной роли и каждого крупного проекта здравой. В таком случае у большинства людей будет от двух до четырех досок, с которыми можно легко работать. Напротив, если у вас будет десять досок, ресурсы, требующиеся на переключение между ними, перевесят все преимущества от структурирования задач.

СОВЕТ № 2: РЕГУЛЯРНО УСТРАИВАЙТЕ ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ СЕССИИ ДЛЯ АНАЛИЗА ИНФОРМАЦИИ

Когда мы говорили о досках задач для команд, занимающихся интеллектуальным трудом, я доказывал, что лучший способ анализировать содержащуюся на них информацию — проводить регулярные встречи. То же самое касается и вашей личной доски. Если вы хотите, чтобы этот инструмент работал максимально эффективно, еженедельно выделяйте время, чтобы анализировать и обновлять информацию на доске. Во время этих индивидуальных сессий просматривайте сведения и перемещайте карточки, обновляя, если нужно, статус работ. Процесс не займет много времени. Если вы будете регулярно этим заниматься, будет хватать пяти — десяти минут. Не стоит устраивать такие сессии слишком часто: я пришел к выводу, что раза в неделю вполне достаточно. Но не игнорируйте этот вид деятельности. Если вы решите, что доска задач — недостаточно хороший метод для хранения информации о ваших рабочих обязанностях, то вернетесь к лихорадочной переписке в духе гиперактивного коллективного разума. Занесите информацию об индивидуальной сессии в свой календарь и отнеситесь к ней так же серьезно, как ко всем остальным встречам и совещаниям. Индивидуальные доски задач могут значительно облегчить вашу профессиональную жизнь, но только в том случае, если вы готовы инвестировать свое время в работу с ними.

СОВЕТ № 3: ДОБАВЬТЕ КОЛОНКУ «ПОДЛЕЖИТ ОБСУЖДЕНИЮ»

Как заведующий аспирантурой, я часто должен обсуждать рабочие вопросы с некоторыми из своих коллег: с деканом, с руководителем программы подготовки аспирантов и с двумя другими профессорами, входящими в состав комиссии, которую я возглавляю. На своей доске задач я добавил колонку для каждого из этих сотрудников и назвал ее «Обсудить при следующей встрече». Как только возникает какой-то вопрос, когда мне нужно узнать мнение кого-то из коллег, я подавляю стремление быстренько набросать ему электронное письмо. Вместо этого я вношу информацию о задаче в колонку «Обсудить при следующей встрече».

С руководителем программы подготовки аспирантов я встречаюсь еженедельно в определенное время. В ходе нашей встречи мы обсуждаем все вопросы, которые оказались в этой колонке за прошедшую неделю. Что же касается декана и членов комиссии, я жду, пока в колонке «Обсудить» не наберется достаточно вопросов, а затем организую встречу, чтобы обсудить все сразу.

Возможно, такой подход покажется вам слишком простым, но он крайне положительно повлиял на мою работу. Представьте, например, что за неделю в колонке «Обсудить с деканом» набралось пять карточек с информацией. В ходе встречи, которая продлится 20–30 минут, мы с ним разработаем стратегию по каждому из этих вопросов. Если бы я каждый раз писал ему письмо, мне пришлось бы вести пять диалогов одновременно в течение недели. В результате я бы лишних раз десять проверил электронную почту и раздражался оттого, что отвлекаюсь от работы.

Если вы хотите свести к минимуму бесконечный обмен сообщениями и по максимуму использовать преимущества индивидуальных досок задач, пожалуй, это самый ценный совет, который я могу вам дать. Регулярные встречи могут заменить 90% лихорадочной переписки. Вам остается лишь отслеживать, какие именно вопросы необходимо обсудить. С помощью доски задач сделать это просто.

СОВЕТ № 4: ДОБАВЬТЕ КОЛОНКУ «ОЖИДАЮ ОТВЕТА»

Если вы заняты совместным интеллектуальным трудом, иногда требуется приостановить работу над задачей до тех пор, пока вы ожидаете от другого сотрудника ответа на вопрос или недостающую информацию. Если вы создали персональную доску задач, такие подвисшие вопросы легко отслеживать с помощью колонки «Ожидаю ответа». Когда вы перемещаете туда задачу, отметьте на карточке, от кого именно вы ждете ответа и что будете делать, когда получите нужную информацию. Это позволит вам не сбиться с курса, пока вы не в силах влиять на ситуацию, и продолжить эффективно работать, когда необходимые сведения поступят. Что еще более важно, вы помещаете нерешенные вопросы в надежное место и избавляетесь от подспудной тревоги, что что-то недоделали.

Давайте вернемся к тем рабочим процессам, которые протекают в компании Optimize Enterprises, когда сотрудники занимаются созданием контента. В отличие от примеров, которые мы только что рассматривали, у них нет ни досок задач, ни регулярных встреч. На самом деле ни взаимодействия как такового, ни принятия решений тоже нет. Как только Брайан Джонсон вносит в общую таблицу информацию о новом уроке, последующие рабочие этапы осуществляются словно по расписанию. И на каждом из них ответственные сотрудники точно знают, чего от них ждут.

Подобная автоматизация рабочего процесса часто играет важную роль, когда мы говорим об интеллектуальном труде. Но не все процессы можно автоматизировать. Чтобы реализация этой стратегии стала возможной, процесс производства продукта должен каждый раз быть аналогичным: одни и те же этапы в одном и том же порядке, выполняемые одними и теми же сотрудниками. Те же процессы, которые оптимизируют с помощью досок задач, напротив, более разнообразны и динамичны. Они требуют принятия совместных решений, чтобы определиться, за какую задачу браться дальше и кто будет за это отвечать.

Например, представьте, что вам нужно составить квартальный бюджет для своей команды. Вероятно, этот процесс можно разделить на четкие этапы, которые будут реализовываться в одной манере и в одном и том же порядке каждый квартал. Такая работа легко может быть автоматизирована. Обновление информации на сайте компании, напротив, более абстрактная задача, которая потребует многочисленных обсуждений и планирования. Ее лучше разместить на доске задач. А вот процесс добавления новых отзывов на сайт компании часто повторяется, и, возможно, его стоит автоматизировать. И так далее.