Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки - Ньюпорт Кэл

Так почему бы не использовать тот же подход для выполнения интеллектуальной, но не связанной с обучением работы? Если вы несете ответственность за то, чтобы время от времени производить определенный результат, попробуйте разработать более структурированный процесс и определить, когда и как вы будете выполнять эту работу. Терять вам нечего. Как и в случае с моими студентами, начните с планирования времени. Выделите в своем рабочем графике определенный промежуток, который можете рассматривать как совещание, где будете присутствовать только вы. Это время вы посвятите той работе, которую будет необходимо сделать. Затем продумайте, как именно будете действовать. Попробуйте оптимизировать процесс или использовать какие-то хитрости, чтобы выполнять каждый этап стало проще.

Ключевой момент процесса оптимизации — сведение к минимуму непрерывной коммуникации, связанной с вашей работой. Например, представьте, что вы консультант, который должен еженедельно представлять клиенту отчет о времени, затраченном на реализацию проекта. Для начала вам нужно узнать у коллег, сколько рабочих часов они затратили. Затем следует показать отчет начальнику, прежде чем отправлять его клиенту.

После того как вы определили время в своем рабочем графике, когда будете заниматься подготовкой отчета, можете начать оптимизировать коммуникацию с коллегами. Например, можно создать общую таблицу, куда они будут вносить информацию о затраченном рабочем времени. За два дня до подготовки отчета можно отправлять коллегам сообщение, напоминая, что нужно внести в таблицу необходимую информацию. На самом деле такие сообщения можно даже не посылать вручную, а настроить их автоматическую отправку (многие почтовые сервисы, в том числе и Gmail, предлагают такую опцию).

Аналогичным образом, поскольку вы уже знаете, в какое именно время будете работать над отчетом, можете договориться с начальником, обозначив момент, когда отчет будет готов для ознакомления. Например: «Отчет будет составлен и помещен в нашу общую папку в Google Docs до 11 часов по вторникам. Если у вас будут комментарии, добавьте их в документ в течение дня. В 16 часов я проверю, есть ли обратная связь от вас, и до конца дня отправлю отчет клиенту».

Еженедельная задача, которая, возможно, раньше провоцировала поток срочных электронных сообщений, теперь вообще никак не отражается на состоянии вашего почтового ящика. Кроме того, тратится гораздо меньше когнитивных ресурсов. Вы видите в календаре время, отведенное специально для этой задачи, и каждый раз выполняете одни и те же шаги: без спешки, лихорадочной переписки и не просыпаясь по ночам из-за того, что забыли нечто важное.

Именно так и случится, если вы внедрите автоматизированные процессы в свою профессиональную деятельность. Неважно, будет ли это комплексная автоматизация или замена определенных ручных операций, новые процессы позволят вам меньше зависеть от гиперактивного коллективного разума, помогут сохранить когнитивные ресурсы и душевное равновесие. Автоматизируйте то, что можно автоматизировать, и только после этого думайте, что делать с оставшимися обязанностями.

Глава 6. Принцип протокола

Клод Шеннон — одна из самых важных фигур в науке ХХ века, хотя его имя известно немногим, за исключением тех узких кругов, в которых он помогал внедрять инновации. Возможно, самое важное его достижение — дипломная работа, написанная в стенах Массачусетского технологического института. Шеннон защитил ее в 21 год и среди прочего заложил основы всей современной цифровой электроники[144]. Но сейчас мы поговорим о других его работах, поскольку именно они помогут нам осуществить миссию и отказаться от гиперактивного коллективного разума. Я говорю о его новом взгляде на информацию.

Уточню, что Шеннон был не первым, кто интересовался информацией и пытался ее количественно измерить. Но его опубликованная в 1948 году статья «Математическая теория связи» создала основу, которая получила название «теория информации». Она акцентировала внимание на недостатках прежних формальных подходов к изучению этого вопроса и предлагала инструменты, с помощью которых современная цифровая революция стала возможной. В основе его теории лежит простая, но глубокомысленная идея: если использовать более сложные правила для структурирования информации, количество необходимой коммуникации сокращается. Далее я объясню, как применять этот принцип в профессиональном общении. Вы убедитесь, что, затратив время на предварительную разработку правил коммуникации в офисе (я буду называть их «протоколами»), вы будете прилагать меньше усилий для координации работы и сможете трудиться более эффективно. Однако, прежде чем продолжить, сделаю небольшое отступление, чтобы лучше познакомить вас с передовыми идеями Шеннона[145].

Свой революционный труд, посвященный вопросам коммуникации, Шеннон написал, когда в 1940-х годах работал в лабораториях Белла. В своей работе ученый основывался на трудах Ральфа Хартли, еще одного сотрудника лабораторий Белла. Шеннон начал с того, что отказался от «значения» передаваемой информации в любом виде. Он ставил перед собой более абстрактную задачу. Отправитель хочет передать одно сообщение из возможного множества сообщений получателю, отправляя его в виде набора определенных символов по выбранному каналу связи. Получатель должен определить, какое именно сообщение из возможного множества ему отправлено. (Шеннон также не исключал, что шумы в канале могут повредить какие-то из символов в сообщении, но этот момент мы пока опустим.) Чтобы система была как можно более точной, из всего возможного набора символов ученый оставил всего два: единицу и ноль. Если подводить итоги, то коммуникация в рамках предложенной им системы сводится к следующему: отправитель выбирает сообщение из возможного набора вариантов и передает по каналу связи последовательность единиц и нулей. А получатель пытается расшифровать это сообщение.

Еще до Шеннона Ральф Хартли предлагал похожую схему, считая ее верным способом рассматривать передачу информации. Но Клод предусмотрел еще один момент. Во многих случаях отправитель более охотно выбирает одни сообщения, чем другие. И возможно, это поможет ему в среднем использовать меньше символов для передачи сообщения. Представим, например, что отправитель передает буквы английского алфавита как часть более длинного сообщения. Если первые две введенные буквы — это «t» и «h», то количество вариантов, какая буква может идти следом, резко сужается. Например, вероятность того, что это будет «x», «q» или «z», равна нулю. Зато достаточно высока вероятность, что отправитель введет «е». (Шеннон, как и его более известный соперник в области компьютерной революции Алан Тьюринг, в годы Второй мировой войны занимался дешифровкой сообщений и, разумеется, прекрасно понимал, что одни буквы используются чаще, чем другие.)

Шеннон утверждал, что в этом случае, когда отправитель и получатель заранее пытаются определить правила, которыми будут пользоваться для преобразования символов в буквы, протокол[146], который они в итоге создадут, будет учитывать все возможные вероятности. И это позволит им использовать намного меньше символов для общения.

Давайте рассмотрим этот сценарий на конкретном примере. Вы наблюдаете за показаниями счетчика, который контролирует работу какого-то важного оборудования. У счетчика есть шкала с 256 разными значениями, варьирующимися от –127 до 128. Главный инженер хочет получать показания счетчика каждые десять минут. Поскольку он сидит в другом здании, вы протягиваете телеграфный провод, чтобы передавать информацию в виде двоичного кода, используя точки и тире, — так вам не придется ходить и разыскивать инженера лично каждый раз.