Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки - Ньюпорт Кэл

Все примеры эффективных рабочих процессов отличаются следующими особенностями:

1. Легко отследить, кто над чем работает и как продвигается дело.

2. Работа протекает без значительного объема беспорядочной коммуникации.

3. Разработана четкая процедура обновления информации по распределению задач в процессе работы.

Если взять конкретный случай из практики, который мы сейчас рассматриваем, первый пункт реализуется благодаря колонке «Статус» в общей электронной таблице. Это поле говорит сотрудникам о том, на какой стадии в производственной цепочке находится каждый урок. Второй и третий пункты реализуются благодаря заранее определенной последовательности этапов работы. Сотрудники знают, что им предстоит делать, когда наступает их очередь трудиться над уроком, где найти необходимые для работы файлы, куда загрузить их, когда они закончат, и какой шаг следует дальше.

Что касается хода работ над проектом, первый пункт обеспечивает система Flow, которая наглядно демонстрирует все активные задачи по проекту. Рядом с каждым заданием находится маленькая иконка с фотографией сотрудника, который ответственен за его выполнение. Когда работники компании трудятся над проектом, ни у кого не возникает вопросов, кто и что должен делать в каждый конкретный момент. Второй пункт выполняется благодаря сочетанию инструментов для сотрудничества, которые предлагает платформа Flow и которые встроены в карточки с заданиями, и регулярных непродолжительных встреч. Коммуникация по проекту ограничена этими двумя каналами связи. Наконец, чтобы реализовать третий пункт, сотрудники принимают решения, кто будет заниматься выполнением новых задач, во время встреч, и эта информация затем отражается в системе Flow.

Другими словами, хороший производственный процесс должен предельно точно обрисовывать рабочую ситуацию и свести к минимуму беспорядочную коммуникацию, необходимую для завершения работы. Обратите внимание, все вышеизложенное не ограничивает независимость сотрудников и не диктует, как именно они должны выполнять свою работу. Основное внимание уделяется координации действий. Обратите также внимание на то, что рабочие процессы с подобными характеристиками не приведут к формированию жесткой бюрократической системы, поскольку направлены на то, чтобы сократить потребление ресурсов (в плане внимания и времени), с помощью которых производится ценный продукт. Сотрудники компании Optimize Enterprises, где рабочие процессы четко систематизированы, скорее всего, чувствуют себя более уверенно и меньше беспокоятся, чем те, кто попали в ловушку гиперактивного коллективного разума.

Если говорить об интеллектуальном труде, то главная сложность при разработке рабочих процедур заключается в том, что часто в каждом конкретном случае они должны быть подстроены под особые условия. Например, система, которой пользуется компания Optimize, может не подойти для фирмы, разрабатывающей приложения для мобильных телефонов. А то, что подходит для разработчика приложений, может не сработать для бухгалтерской фирмы. Это необходимо учитывать. А пока мы рассмотрим еще несколько отличных примеров из практики, демонстрирующих, какие методы вы можете использовать, разрабатывая рабочие процессы, которые подойдут конкретно для вашей ситуации.

Некий руководитель — назовем его Алекс — управляет командой из 15 человек в рамках независимой недавно созданной компании, которая сотрудничает с ведущим в стране поставщиком услуг в области здравоохранения. Его сотрудники занимаются анализом данных. Допустим, вы исследователь и работаете с этой компанией. Вы выиграли грант и теперь должны произвести ряд сложных операций с данными. Команда Алекса снабдит вас необходимыми инструментами. Кроме того, его сотрудники разрабатывают проекты для внутреннего пользования, чтобы поставщик услуг в области здравоохранения мог работать более эффективно. А некоторые из предложенных решений даже становятся самостоятельными программными продуктами. Учитывая разнообразие задач, Алекс, как вы понимаете, должен регулировать посягательства на рабочее время своих сотрудников.

Как только вы заходите в кабинет Алекса, то сразу понимаете, каким образом он справляется с этой задачей. Большую часть одной из стен занимает грифельная доска размером два с половиной метра на девяносто сантиметров. Она расчерчена на пять колонок: «В плане», «Готово», «Заблокировано», «В работе» и «Выполнено». Колонка «В работе» разделена еще на две: «В разработке» и «Тестируется». В каждой скотчем прикреплено множество карточек со сделанными от руки надписями. Если вы задержитесь в кабинете Алекса еще на какое-то время, то поймете систему его работы. Практически каждое утро у «большой доски», как ее называют сотрудники, собираются руководители проектов и обсуждают прикрепленные карточки. В процессе обсуждения карточки перемещают: какие-то из них перекочевывают из одной колонки в другую, какие-то остаются, но меняются местами с другими карточками из той же колонки. Чего вы не увидите, так это того, что руководители проектов переключаются между обсуждением и проверкой почтового ящика. Команда Алекса редко пользуется электронными сообщениями (как и мессенджерами): эти инструменты они приберегают в основном для общения с внешними партнерами. Вся необходимая для работы информация находится у них прямо перед глазами, она нацарапана на приклеенных к доске скотчем карточках.

Когда я спросил Алекса, как ему удается избежать засилья гиперактивного коллективного разума, он поведал мне, что доска не единственный инструмент его команды. Каждая прикрепленная к доске карточка относится к определенному проекту. Когда этот проект перекочевывает в колонку «В работе», группа сотрудников, работающих над этим проектом, создает собственную доску и размещает на ней информацию о задачах, которые необходимо выполнить, чтобы довести работу до конца. В отличие от «большой доски», остальные доски обычно цифровые. Для их создания команда Алекса использует два инструмента, популярные у разработчиков программного обеспечения: Asana и Jira. Когда начинается работа над проектом, вовлеченные в него сотрудники проводят регулярные встречи и обновляют информацию на доске: обсуждают содержимое карточек и меняют их местоположение в колонках.

Например, когда я общался с Алексом, на большой доске висела карточка, относящаяся к проекту одной из больниц поставщика медицинских услуг. Речь шла о хранении данных о генетических тестах, которые проводили на детях. На тот момент данные хранились на сервере FTP. Команду Алекса попросили переместить эти данные в другую, более удобную для работы базу данных. Он объяснил мне, как будет реализован этот проект: «Мы знаем об этом проекте. В настоящее время он представлен в виде карточки в колонке “В плане”. Заказ поступил после трех других серьезных запросов, которые мы сначала должны выполнить. Когда дойдет очередь до этого проекта, мы его обсудим и определим, какие конкретные задания будут созданы в системе Asana или Jira. Что касается большой доски, то карточка будет перемещена в колонку “В разработке”».

Обычно Алекс созывает рабочее совещание каждое утро. Но если его команда плотно занята работой над проектом, общие собрания какое-то время проводятся раз в неделю, пока не потребуются более частые встречи.

Вот уже в третий раз мы наблюдаем аналогичную картину: информация о запланированной интеллектуальной работе размещается на карточках, которые распределяются в разных колонках на доске. Команда Алекса использует как настоящую грифельную доску, так и ее виртуальные аналоги в системе Asana. Компания Optimize внедрила систему Flow. Девеш, о котором мы говорили в предыдущей главе, использует платформу Trello.

Идея оформлять задачи в виде карточек на доске не нова. Например, в приемных покоях больниц уже давно используют подобные доски для отслеживания информации. На белой разделенной на квадраты доске размещаются сведения обо всех поступивших пациентах, включая номер палаты, фамилию лечащего врача или медсестры, а также очередность оказания помощи. Спешащие сотрудники, глянув на эту доску, сразу понимают, как обстоит дело в приемном покое. Кроме того, становится понятно, в какую палату разместить нового пациента и кому врач должен уделить внимание в первую очередь. Как я уже упоминал, такие доски были даже в начале ХХ века в компании «Пульман», которая занималась строительством железнодорожных вагонов. На деревянной доске размещались медные ярлычки, которые помогали понять, какой рабочий должен трудиться на том или ином участке.