Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки - Ньюпорт Кэл

Признаться честно, производство информационного продукта требует структурированных усилий. Многие белые воротнички занимаются чем-то более аморфным, и набор их задач постоянно меняется. Чтобы понять, как структурировать их работу с помощью определенных процессов, я попросил Джонсона дать мне возможность изучить, как складывается рабочий день одного из руководителей высшего звена в его компании. Этот сотрудник должен контролировать осуществление разных одноразовых проектов и на регулярной основе пересматривать общую стратегию компании. Джонсон объяснил, что работа этого руководителя ежедневно начинается с трех часов непрерывного усиленного труда, прежде чем он будет знакомиться с входящей информацией. В это время руководитель тщательно анализирует все проекты и принимает информированные решения, в каком направлении двигаться дальше, чему уделить основное внимание, что нужно улучшить, а что — проигнорировать.

Только после завершения утреннего блока работы этот сотрудник начинает заниматься текущими проектами. Чтобы управление проектами имело системный характер, компания Optimize использует инструмент для интерактивного сотрудничества под названием Flow. Этот инструмент позволяет контролировать выполнение задач, связанных с проектами. Каждая задача оформляется в виде карточки, которую можно направить определенному сотруднику и установить срок выполнения. К ней можно прикрепить нужные файлы и информацию, а сотрудники, совместно работающие над заданием, могут обсуждать текущие вопросы в специальном виртуальном пространстве, напоминающем форум. Карточки можно перемещать и размещать в разных колонках, каждая из которых представляет собой конкретную категорию задач или определенный статус работ.

Наподобие инструмента Trello, которым пользовались сотрудники маркетинговой компании Девеша, эта система с виртуальными карточками, размещенными на виртуальных досках, становится центром, вокруг которого разворачивается деятельность компании. Вместо того чтобы участвовать во всех обсуждениях по всем вопросам, которые попадают в ваш почтовый ящик или мессенджер с общим потоком сообщений, вы работаете над конкретным проектом, для чего заходите на специальную страницу и проверяете, какие задачи вам делегировали. Именно этим и занимается руководитель высшего звена в компании Optimize после периода глубоких раздумий. Он проверяет все проекты по очереди, участвует в обсуждениях, если необходимо, и оценивает, какая складывается ситуация.

После проверки статуса проектов в Flow этот руководитель индивидуально связывается с отдельными сотрудниками, за работой которых наблюдает, с помощью FaceTime. В ходе подобных бесед обсуждаются новые предложения и решаются текущие вопросы. Большинство проектов предусматривает проведение регулярных еженедельных встреч, чтобы скоординировать усилия сотрудников и эффективно решать общие вопросы. Руководитель участвует в этих встречах и при необходимости обновляет информацию о проектах, чтобы отразить принятые решения. Его рабочий день заканчивается между 16 и 17 часами, как и у всех сотрудников Optimize. Джонсон настаивает на том, что к определенному времени работа должна быть прекращена. Он считает, что рабочий день должен заканчиваться к определенному часу, чтобы сотрудники могли проводить время с близкими и подзаряжаться. Поскольку электронной почтой в компании не пользуются, тот руководитель, за чьей работой мы так пристально наблюдали, будет отдыхать до следующего утра, как и все остальные сотрудники.

Есть еще кое-что, что я узнал, изучая рабочие процессы компании Optimize. Хотя электронная переписка между сотрудниками под запретом, они все же пользуются электронной почтой для связи с внешними партнерами. Однако и она жестко структурирована. Джонсон отмечает, что сотрудники, ответственные за ведение этой переписки, проверяют почту строго в определенные периоды времени, обычно один раз в день. Для обслуживания клиентов компания использует инструмент под названием Intercom, с помощью которого заказчики получают ответы на самые популярные вопросы. Эта платформа избавляет сотрудников от горы противоречивых сообщений от клиентов. Для выработки общей стратегии в компании каждый понедельник проводится общее собрание (обычно в виде телеконференции).

Но интереснее и удивительнее всего для меня было то, что в Optimize используют мессенджер Slack. Однако, как объяснил Джонсон, его взаимоотношения с этим инструментом коммуникации значительно отличаются от типичной картины, когда процессом общения руководит гиперактивный коллективный разум. Поскольку почти все коммуникации, необходимые для функционирования компании, уже протекают в рамках четко структурированных процессов, сотрудникам особо нечего обсуждать в мессенджере. Этот инструмент используют в основном для двух целей. Первая — фиксация достижения. С помощью Slack сотрудники могут рассказать о своих важных достижениях, как профессиональных, так и личных. Джонсон говорит, что это возможность выразить одобрение виртуальным способом. Он объясняет, что, поскольку компания работает в дистанционном формате, сотрудникам необходимо какое-то пространство для социального общения. Вторая цель использования Slack — назначение встреч, в ходе которых и решается большая часть рабочих вопросов.

Сотрудники Optimize используют мессенджер как инструмент асинхронной коммуникации, проверяя сообщения 1–2 раза в день в промежутках между выполнением других задач. Более частое обращение к этому сервису нецелесообразно, поскольку никакой особо ценной информацией там не делятся. В течение обычного рабочего дня сотрудник компании тратит на проверку сообщений в Slack около пяти минут, чтобы выразить одобрение по поводу чьих-то достижений или написать руководителю, в какое время будет удобно организовать встречу.

В заключение можно отметить, что Джонсон настаивает на том, чтобы сотрудники серьезно относились к рабочим процессам, чтобы сохранить сложившийся подход к работе. Он считает, что правильно сформированная рабочая среда — ключ к успеху компании. Считается, что все сотрудники Optimize должны проводить по крайней мере первые 90 минут трудового дня, погрузившись с головой в работу, не отвлекаясь на входящую информацию. (У некоторых сотрудников, вроде того руководителя, за чьей работой мы наблюдали чуть раньше, этот период сосредоточенной работы еще длиннее.) Одна из основных целей, которую преследует подобная система, — проанализировать рабочие блоки и подумать, как их можно усовершенствовать. Как объяснил Джонсон, на то, чтобы структурировать сумасшедшие потоки входящей информации и коммуникацию, которая сопровождает большинство рабочих процессов, требуется время. Он усердно следит за тем, чтобы все сотрудники ставили рабочие процедуры на первое место. «Необходимо отвлечься от входящей информации, чтобы понять, как лучше всего ее систематизировать», — объясняет Брайан. Возможно, это и есть самый важный процесс в компании Optimize, который помогает усовершенствовать существующую систему работы.

Допустим, вы приняли вызов и решили разработать более эффективные процессы для осуществления интеллектуальной работы. Но что делает процесс эффективным? Давайте посмотрим на ту рабочую схему, которую использует Брайан Джонсон из Optimize Enterprises для ежедневного производства мультимедийного контента. Как только он вносит заголовок и подзаголовок нового урока в электронную таблицу, далее все действия четко структурированы и сотрудников ждет последовательность строго определенных этапов. На каждом этапе все знают, какие именно действия надо выполнить, где можно найти необходимые файлы, кто должен довести работу до конца и что произойдет после этого.

При работе над разовыми разноплановыми проектами сотрудники Optimize не могут полагаться на эту четко структурированную систему, поскольку ситуация каждый раз отличается. Но в общем процесс остается крайне упорядоченным. Информация, кто над чем работает и как продвигается процесс, вносится и отслеживается с помощью системы Flow. Решения, какие еще задачи необходимо выполнить и кого назначить ответственным за их исполнение, принимаются во время регулярных плановых встреч. Если вы работаете над одним из проектов компании, то следуете определенной схеме работы. С помощью карточек в системе Flow вы проверяете, какие задачи вам делегированы. Затем трудитесь над их выполнением и обновляете информацию, когда работа сделана. Если требуется активное обсуждение или принятие каких-то решений, вы принимаете участие во встречах. Информация о результатах этих встреч немедленно появляется в системе Flow. Сосредоточенность на процессе позволяет свести к минимуму разговоры о работе и большую часть времени тратить на то, чтобы продуктивно трудиться.