Справочник торгового представителя, или Я работаю в «полях» - Михаил Горностаев

33. Отчетность торгового представителя.

Любой труд и особенно его результаты требуют измерения. Но торгпред значительную часть рабочего дня проводит вне офиса – в «полях». Понятно, что компания-работодатель нуждается в отчетах, не только ради контроля эффективности, но и для понимания ситуации на территории.

Положа руку на сердце скажу, большинство торговых представителей с неохотой заполняют разные отчеты. Куда проще выскочить из магазина, бросить папку и помчаться к следующей торговой точке. Время не ждет – некогда заниматься бумажной ерундой! Однако это ошибочная позиция: отчеты – это не помеха, а союзник в полевых сражениях. Во-первых, заполнение отчетов серьезно дисциплинирует. Во-вторых, отчеты являются важным источником информации. В-третьих, использование отчетов позволяет грамотно обозначить цели.

Надеюсь, что убедил.

К стандартной и применяемой практически всеми компаниями отчетности торгового представителя относятся:

1. Дневной отчет (дэйлик) – документ, содержащий перечень торговых точек с адресами, посещенных торговым представителем за рабочий день и показывающий статус, выполненных в них активностей, и дистрибьюцию ключевых марок.

2. Карта клиента – документ, содержащий требуемую компанией информацию о торговой точке и помогающий планировать и контролировать работу с клиентом. В карту клиента заносятся следующие сведения:

– Название торговой точки (вывеска);

– Юридическое название;

– Фактический и юридический адреса;

– Имена контактных лиц и лиц, принимающих решения;

– Контактные телефоны;

– Банковские реквизиты;

– Тип торговой точки;

– Расположение;

– Наличие рекламы и торгового оборудования.

Карта клиента, как правило, содержит и сведения о товарных остатках и продажах в торговую точку, что очень важно для формирования правильного заказа и поддержания уровня дистрибьюции.

После каждого визита торговый представитель также обновляет информацию о выполненных и поставленных задачах по развитию клиента.

Прогресс не стоит на месте и в настоящее время многие компании переходят на электронную форму отчетности, выдавая торгпредам электронные устройства, что сильно облегчает работу в «полях», убирает бумажную рутину, но с другой стороны увеличивает количество фиксируемых показателей. К тому же широкое распространение цифровых фотокамер (прежде всего в телефонах) привело к усилению контроля. Теперь торговый представитель предоставляет ещё и фотографии посещенных магазинов и киосков, и истинная ситуация в них видна как на ладони.

34. Поставка и приемка товара.

Итак, ты на «отлично» выполнил свою работу: «пробил» трудный магазин, добыл перспективного клиента, вышел на новую территорию. Увы, на этом испытания не закончились! Впереди наполненный самыми неприятными неожиданностями процесс поставки и приемки товара. Приезжает торгпред в магазин в следующий раз, выкладку собирается сделать, поговорить о начальных продажах и развитии сотрудничества, а выкладывать-то нечего. «Не привозили ничего!» – разводит руками товаровед и торговый представитель бросается звонить в офис, чтобы воскликнуть: «Почему?» А можно и не спрашивать, потому что причин не доставить товар в торговую точку гораздо больше, чем оснований его все-таки довезти. Здесь и «временное» отсутствие продукции на складе, леность и глупость водителей-экспедиторов, несвоевременное исполнение заказа, удручающий непрофессионализм работников склада, пересортицы, недогрузы, недовозы, просрочки и прочие страшные слова, от которых любой полевой сотрудник подскочит с постели даже ночью. С другой стороны тебя поджидают истерики приемщиц в магазинах, необоснованные претензии и возвраты, многочасовые очереди на дебаркадер и крики возмущенных водителей. Бардак! А ведь на самом деле все могло бы быть гораздо проще. Кто прав? Кто виноват? Виноват всегда торговый представитель, прав соответственно всегда не он. Можно ли изменить ситуацию? Думаю, да! Нужно быть жестким со своей службой доставки и с персоналом торговых точек, отвечающим за приемку, ведь любые их проблемы отразятся на твоем заработке. Трудно? Но все-таки попробуем.

Перво-наперво изучи договор поставки. В нем, как правило, оговорены условия поставки и приема, и раз уж обе стороны поставили подписи, то пусть им следуют. Договор для кого-то пустой звук? Такое случается. Но тогда тебе поможет Гражданский кодекс РФ, который замечательно регулирует те же вопросы.

Поставщик обязан:

1. Восполнять недопоставку товара. Это означает, что технологические и логистические сбои не являются проблемой клиента.

2. Поставлять вовремя, то есть во взаимно оговоренный срок, а не когда это удобно водителю, офис-менеджеру, начальнику склада или транспортного отдела.

3. В точности следовать согласованному заказу, не допуская замены отсутствующего товара эквивалентным количеством другого ради сохранения суммы отгрузки или по другим причинам.

Клиент имеет право отказаться от приема несвоевременно доставленного товара, известив об этом поставщика (ст. 511–512 ГК РФ).

Поверь, но вышесказанное дисциплинирует складских работников. Не такие они уж и начальники, какими мнят себя, поэтому ставь их на место.

Теперь займемся грозными приемщицами.

Клиент обязан сделать все необходимое для своевременного принятия, поставленных по договору поставки товаров, проверить их соответствие сопроводительным документам, осмотреть и в случае обнаружения несоответствия письменно уведомить об этом поставщика (ст. 513 ГК РФ).

Клиент имеет право отказаться от приема товара только в случаях, предусмотренных законодательством или договором поставки. То есть в случаях пересорта, отсутствия сопроводительных документов, сертификатов, некомплекта, несоответствия накладных факту, невозможности реализации товара в пределах его годности, нарушения упаковки, видимого брака. Если же товар не был принят по другим, «высшим» основаниям, поставщик имеет право потребовать от покупателя оплаты этого товара (ст. 514 ГК РФ).

Если доставка осуществлялась не представителем поставщика, а транспортной компанией (водители которых, как известно, едут только в одну сторону), и покупатель отказался принять продукцию, наступает случай ответственного хранения. То есть не принятый торговой точкой товар не должен быть выброшен на улицу, а размещен в соответствующем охраняемом месте. Поставщик в свою очередь обязан при первой же возможности его вывезти и оплатить расходы на хранение (ст. 514 ГК РФ).