Справочник торгового представителя, или Я работаю в «полях» - Михаил Горностаев

Итак, порядок доставки и приемки четко расписан в законодательных актах и договоре поставки. Тогда почему же этот процесс превращается в головную боль для торгового представителя? Потому что не следовать букве закона выгодно как для одной, так и другой стороны. Поставщик, терпящий хамство магазинных приемщиц, в свою очередь, неделями не привозит ходовой товар, который «забыли» заказать на склад. Но, повторюсь, не отчаивайся: многое в твоих руках. Водителя накажут, если ты проявишь настойчивость; кладовщицу лишат премии; сертификаты и накладные можно «довезти»; брак забрать.

И последнее. Зачастую неприятности поджидают торгпреда там, где он совсем не ожидал проблем. В один прекрасный день твой супервайзер заявляет: «А ты знаешь, что «Березка» уже второй месяц из просрочки не вылезает?» «Как же так?» – думаешь ты, – «Ведь «Березка» иногда даже вперед платит!» Наступает время сверки взаиморасчетов и оказывается, что долг за поставленный товар, выставляемый компанией, на несколько тысяч рублей больше долга, с которым согласен магазин. В чем же подвох? При приемке товара сотрудница «Березки» вычеркнула из накладной отсутствующие позиции, исправила несоответствия и отдала документ на переделку. Бухгалтерия торговой точки (которая торопится!) сразу же провела документ как исправленный «по умолчанию». Но у того экземпляра, что попал в руки водителя, складывается весьма интересная судьба. Он может быть потерян, использован для чистки рыбы или нарезки колбасы, обнаружен под сиденьем через месяц. Бухгалтер компании-поставщика, если водитель добросовестен, может оказаться близоруким и не заметить исправления, сделанные карандашом; уронить бумаги под стол; на «автомате» сложить их в папку и провести также «по умолчанию». Кладовщик может не согласиться с недовозом; водитель не выдержит допроса, плюнет и напишет заявление об уходе. В общем, вариантов пруд пруди. Остается только тебе следить за судьбой исправленных накладных, чтобы в конце года не получить инфаркт от многочисленных «небьющихся» сверок взаиморасчетов.

35. Дебиторская задолженность.

Дебиторская задолженность – от английского debt (долг).

В профессиональной лексике дебиторскую задолженность часто называют просто дебиторкой. Согласно словарю – это сумма долгов, причитающихся предприятию, от юридических или физических лиц в итоге хозяйственных взаимоотношений с ними. Обычно долги образуются от продаж в кредит.

Многие из нас полагают, что дебиторка – понятие исключительно негативное, связанное с одной стороны с нудным вопросом супервайзера: «Когда наконец заплатит «Березка»?»; а с другой с постоянными отговорками клиента: «Сегодня денег не было, завтра обязательно заплачу!» Но не всякая дебиторка плоха.

Текущая дебиторская задолженность, укладывающая в оговоренный договором поставки крайний срок оплаты, явление нормальное, связанное с хозяйственной деятельностью и взаимным исполнением обязательств.

Расположим остальные варианты дебиторки по степени негативных последствий для компании-поставщика:

Просроченная контролируемая дебиторка.

У всех клиентов, даже самых платежеспособных и порядочных случаются провалы в исполнении обязательств. Тут может вмешаться и человеческий фактор (забывчивость, ошибка бухгалтера); финансовые причины (недостаток средств в день оплаты); технические задержки в банковских переводах; незначительные расхождения поставщика и клиента в суммах. Часто в подобных случаях клиенты сами предупреждают о невозможности заплатить в означенный срок и назначают точную дату погашения долга.

Некоторые клиенты из-за обычного своего поведения или недостатка средств задерживают расчеты со всеми поставщикам без исключения, но при этом все равно рано или поздно расплачиваются. То есть, поставляя товар с недельной отсрочкой, мы заранее предполагаем, что деньги вернутся не раньше чем через десять дней. И так каждый раз. Ничего страшного в этом нет. Отказывая подобным магазинам, мы рискуем вообще остаться без продаж. Значимому клиенту прощаются и большие грехи, но все-таки лучше, если непосредственный руководитель будет в курсе ситуации. Но, если значимость клиента для компании вызывает вопросы, лучше решить проблему раз и навсегда, отказав в поставке.

Бывает, что клиент откровенно манипулирует поставщиком. Оплата за поставку оттягивается на неопределенный срок и зависит только от доброй воли владельца магазина. Такие случаи не редкость, когда поставщик имеет откровенно слабые позиции: делает первые шаги, пытается закрепиться на территории, окружен хищными конкурентами. Ответственность за действия в этой ситуации должен брать на себя руководитель, который решает: соответствует ли это политике компании или нет? В любом ином случае торговый представитель должен немедленно прекратить поставки недобросовестному клиенту.

Самый худший вариант для компании-поставщика, когда становится ясно, что силами торгового представителя деньги в компанию не вернуть. Случается, что клиент берет сегодня заказ, улыбается, разговаривает как обычно, вы отгружаете продукцию, а уже завтра проезжаете мимо закрытого навсегда магазина. Часто невозвратная дебиторка возникает после первой поставки новому клиенту. Конечно, у торгового представителя должен быть нюх на плохой исход, однако помогает не только интуиция, но и элементарный анализ дел. Слухи о надвигающемся крахе торговой точки могут распространять конкуренты, персонал, об этом свидетельствует неожиданный уход крупных компаний. Поэтому лучше перестраховаться, чем оптимистично грузить товаром освободившиеся торговые площади магазина. У каждого, даже самого опытного торгпреда бывали случаи невозвратной дебиторки. Это жизнь! Но профессионал может пересчитать их по пальцам одной руки. Задача «полевого» работника свести «невозвраты» к минимуму. Если ты чувствуешь, что обстоятельства складываются не так, беги к руководителю, в службу безопасности, если таковая имеется в компании. Пиши служебные записки и оставляй себе их копии. Никогда не пытайся честно поговорить с администрацией магазина должника! Делай это мягко, попытайся выудить хотя бы часть долга «в силу тяжелой финансовой ситуации в компании», тогда есть шанс вернуть хоть что-нибудь.

Возникает естественный вопрос: кто виноват? Многие компании решают его просто, пытаясь взыскать весь долг или его часть с торгового представителя. Запомни, во-первых, это не законно, даже если ты подписывал договор о материальной ответственности, на тебя не может быть возложена вина за действия третьих лиц. Во-вторых, если ты действовал грамотно, своевременно предупредил руководителя о возможных последствиях и тот не предпринял никаких действий для предотвращения возможных последствий, следовательно, ответственность лежит на нем. В-третьих, в компании-поставщике обязательно должна быть служба безопасности и проводиться хотя бы элементарная проверка деловой репутации контрагентов. Торговый представитель предоставляет клиентов, но не делает заключение об их благонадежности. Если служба безопасности отсутствует, то компетентное заключение работать или нет с торговой точкой, принимает руководитель, и только он отвечает за последствия. Дебиторка – это, прежде всего, кредит. Давая деньги в долг, любой банк обязательно производит определенные процедуры, подтверждающие надежность и платежеспособность клиента. Так почему же некоторые поставщики с радостью отгружают товар первому встречному с отсрочкой в несколько недель? С другой стороны, сколь бы профессиональной ни была служба безопасности, ее сотрудники не могут ежедневно находиться возле каждой торговой точки и отслеживать ее текущее состояние. Поэтому, если торговый представитель уже какое-то время работал с клиентом и своевременно не заметил признаков ухудшения, в этом случае виноват и он.