Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

Я: О’кей. И что произойдет, если у всех будет эта информация?

Вы: Мы все будем в курсе.

Я: Хмм… И в результате…?

Вы: Мы сможем избежать ошибок, будем поддерживать связь, принимать более удачные решения…

Я: И если вы добьетесь всего этого, что это вам даст? Это все затем, чтобы…

И так мы спускаемся по лесенке, состоящей из ступенек «затем, чтобы, затем, чтобы», пока не убедимся, что достигли дна, того «зачем», которое передает суть вашего дела, а главное, удовлетворяет вас.

Вы: Чтобы учиться быстрее. Опережать конкурентов!

Я: Отличная цель! Почему бы не сформулировать ее в начале следующего еженедельного собрания? Прежде чем перейти к повестке дня, напомните коллегам, что вы собрались затем, чтобы учиться быстрее и опережать конкурентов. Думаю, это сработает лучше, чем тарелка овсяного печенья.

А вот пример из жизни. Я работал с клиентом, аудитором крупного банка, и этот человек жаловался на скуку во время ежемесячных аудиторских встреч. Его коллеги, похоже, скучали не меньше, чем он сам. Мы пытались извлечь смысл из этих встреч, но без особого успеха. Клиент застрял на одной из первых ступенек лестницы «затем, чтобы», я тоже не знал, куда двигаться. Потом я припомнил, как он рассказывал о сыне-подростке, и по наитию спросил его, ездит ли парень на мотоцикле. Антон побледнел. Да, ездит, и его это беспокоит. Почему?

– Потому что в мире полно опасностей, – эмоционально ответил он.

Антон изо всех сил старался быть хорошим отцом – и хорошим аудитором.

– А это зачем?…

– Чтобы уберечь тех, за кого я отвечаю!

И мы кружным путем пришли к основной цели этих собраний, а может быть, и всей жизни Антона.

Что бы вы предпочли? Скучное собрание по аудиту – или такое, которое поможет вашей компании устоять в полном опасностей мире?

Проделав это упражнение, вы убедитесь, что по лестнице «затем, чтобы» можно спуститься множеством способов и при этом обнаружить разные цели одного и того же собрания. Я бы советовал вам обновлять и разнообразить цели, чтобы поддерживать живой интерес в коллегах. Главное – откинуть крышку люка и начать спуск к такой цели, которую вы сможете признать как свою и черпать в ней силы.

Наличие цели оживляет и собрание, и его участников

«Знать зачем» – это ключ к успеху для команды и для отдельного человека.

Зачастую собрание проходит вяло оттого, что команда толком не видит цель своего существования. Команда не понимает, для чего она собралась. Если в этом заключается проблема, будет чрезвычайно полезно задать группе вопрос: «Какую работу способны выполнить только мы?» Проведите разговор о том уникальном вкладе, который эта и только эта группа людей может привнести в компанию или в отрасль в целом. Если такой уникальной задачи не найдется, то, возможно, пора менять не формат встреч, но состав команды.

Этот же принцип действует и в отношении отдельных людей. В стремительном, многомерном, постоянно перестраивающемся мире все чаще наталкиваешься на людей, которые знают, чем они заняты, но не знают, чем бы им следовало заняться. Роли уже не так отчетливо распределяются, как во времена пекаря, кузнеца и сапожника. Гендиректор, директор по инвестициям, операционный директор, просто директор, менеджер, ассистент – ныне принято обозначать должность столь расплывчато, что многие люди не вполне уверены в составе своих обязанностей и тем более целей. Я бы посоветовал вам задать себе три вопроса, сформулированных Питером Друкером:

• Какие из моих дел вообще не стоит делать?

• Какие из моих дел мог бы выполнить кто-то другой?

• Какие из моих дел могу сделать только я?

А после того как вам удалось разложить свою работу по этим полочкам, прошу вас задать четвертый вопрос: «И это затем, чтобы…?» Только после того как вы проясните цель своих действий, в ваших действиях появится смысл и сила. Смысл и сила появятся также в ваших встречах.

Динамическая цель

Чтобы придать вашей цели динамику, нужно выбрать достаточно энергичный глагол. «Собрание, посвященное новому бизнесу», – это просто существительное с определением, сама по себе такая конструкция неподвижна. Если же вы заговорите о «собрании с целью стимулировать новый бизнес», конструкция оживет. Глагол – это движение. Чем динамичнее глагол, тем динамичнее пройдет и встреча.

Если вы остановились и не продвигаетесь, вот вам список самых подходящих для бизнеса глаголов вместе с существительными, которые вы могли бы добавить к ним – да чего там, берите для украшения и прилагательные.

Наличие цели помогает лучше использовать свое время

Если вы не сумели прояснить цель или эта цель не так уж важна, прикончите встречу. Бейте ее насмерть. Многие собрания засыхают прямо на корню. Если вы честно выполните приведенное выше упражнение и, задавая вопросы «затем, чтобы…?», вытащите пустышку, значит, эта встреча либо не нужна, либо ее можно провести как-то иначе. Смысл ориентированного на цель подхода в том и состоит, что он выявляет лишние собрания и позволяет вовремя обрезать сухие ветки.

Также, если вы всмотритесь в собрания, которые происходят в вашей организации и в других сферах вашей жизни, обнаружится немало встреч с одними и теми же целями, а значит, стоит попытаться объединить некоторые из этих собраний и таким образом выиграть время.

Обозначив цель, вы сами поймете и поможете собравшимся понять, для чего они собрались или – что важнее – почему им не так уж нужно собираться. Одна клиентка рассказывала мне, что в ее прежней компании было правило: если кому-то прислали приглашение на собрание без указания темы, следует отклонить это приглашение. Вполне разумно, однако одной только темы, на мой взгляд, недостаточно.

Я бы посоветовал вам, получив приглашение, отозваться вежливым письмом по электронной почте с просьбой ответить на два вопроса:

• Какова цель этого собрания?

• Какая конкретно польза будет от моего присутствия?

Нет ответа – не ходите. Если вместо цели собрания вам сообщат его тему, проведите своих корреспондентов через процесс «затем, чтобы» или удобный вам вариант этого процесса. И если в итоге обе стороны придут к выводу, что ваше присутствие целесообразно, уточните время, когда вы там действительно нужны (с такого-то часа по такой-то), чтобы не высиживать на всем собрании, из которого к вам отношение имеет только определенная часть.