Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

У собрания есть внешняя сторона (где что-то говорится и делается) и внутренняя (то, что происходит под поверхностью, в мире убеждений, эмоций, скрытых намерений). Собрание состоит из людей, то есть из индивидуумов, каждый из которых играет свою роль, но они каким-то образом (более или менее успешно) функционируют как группа.

Основываясь на интегральной модели, я назвал эти четыре области:

Разумеется, мы одновременно живем во всех четырех квадрантах. Границы и ярлыки тут искусственные. И все же это замечательно удобная карта-схема собраний, помогающая осмыслить анатомию встреч и позаботиться о том, чтобы на тех встречах, которые мы сами устроим и проведем, все бы пошло как надо. Ладно, передохните, разомните ноги. Вернетесь – разберем каждую из этих областей подробнее.

Цель. «Зачем» проводится собрание

Если вы пришли на собрание и недоумеваете, зачем вы там сидите, настало время сосредоточиться на верхней левой четверти нашей таблицы.

Возможно, самый важный момент собрания – тот самый, которого мы не замечаем. Мы проскакиваем мимо, торопясь сделать дело. Этот момент наступает сразу после начала встречи. Вы прибыли или включились в видеоконференцию, устроились поудобнее и только-только начали обсуждать, чему будет посвящено собрание, как вдруг…

Стоп.

Перемотка.

Точно. Как раз перед тем, как объявили, чему посвящено собрание. Это и есть момент выяснения «зачем». В эту минуту вы можете вдохнуть энергию в собрание, пробудить, увлечь и вовлечь всех участников. Упустите этот момент – и, чтобы собрание прошло успешно, вам придется приложить куда больше усилий.

Даже лучшие профессионалы проведения собраний порой упускают этот момент.

Когда авторы блокбастера «Гладиатор» показали предварительную версию фильма, аудитория приняла его без особого воодушевления. Да, замечательный исторический фильм, крепкий сюжет, но чего-то недоставало. И тогда режиссер Ридли Скотт добавил пролог. Примерно такой:

Мы слышим похоронный плач женщины-азиатки. Наплыв камеры: мужская рука гладит золотые колосья пшеницы. Рука – мы этого еще не знаем – принадлежит главному герою, римскому полководцу Максимусу (эту роль исполняет Рассел Кроу). Вскоре он поведет свои верные войска в бой против германских орд. Но сейчас он крестьянин, вспоминающий хлебные поля своей родины. На пальце сверкает обручальное кольцо. Вдали переливается детский смех, звенят струны испанской гитары.

Эта сцена рассказывает нам не о том, что делает или что сделает главный герой, но почему он поступает именно так: раскрывается внутренний мотив, движущая сила его действий. Мы знакомимся с героем начиная с левой половины таблицы (с его внутренней жизни) и лишь затем погружаемся в его повседневное существование, в его дела и замыслы.

В искусстве проводится четкая грань между внешними поступками и невидимой внутренней жизнью человека. В бизнесе разделение не столь строго.

Внешне Гладиатор – солдат и только, но внутри это любящий муж и отец. Под внешней оболочкой профессионального воина таится столь же профессиональный земледелец, который ждет не дождется последней битвы, после которой он сможет вернуться на любимую родину и заняться своим полем.

Ницше утверждал: «Было бы “зачем”, а “как” найдется». Фильм Скотта неплохо иллюстрирует эту мысль. Сделать Гладиатору предстоит очень много: разбить германцев, проскакать всю Европу в тщетной надежде спасти своих близких, пережить рабство, добиться всеобщей популярности уже в качестве гладиатора, проложить себе путь в Рим и отомстить, покончив с тираном-императором. Внушительный список дел.

Все эти «что» отнимают силы. А откуда же берется неисчерпаемая энергия? От «зачем». Хотя это ни разу не оговаривается специально, пролог уже объяснил нам: главный герой движим не яростью, не воинственным задором, не кровожадностью и местью, но любовью.

Собрание, конечно, не кинофильм. Но основной принцип кинорежиссера – завладеть аудиторией с самого начала – обязательно нужно применять и на собраниях.

Кстати говоря, оглянитесь на пролог этой книги и оцените, как я постарался сразу же привлечь ваше внимание. Последуйте моему примеру на следующем собрании: сразу после того, как я вас поприветствовал, я обозначил намерение: сделать этот мир лучше, не более, не менее. Затем я нарисовал более подробную картину, постарался как можно привлекательнее расписать открывающиеся перед нами возможности, показать, к чему мы стремимся и почему дело того стоит.

Хорошие технологии не грех позаимствовать и пускать в ход в начале собрания. Начните хорошо – и у вас появится шанс хорошо и закончить.

Так какова же ЦЕЛЬ вашего собрания?

«Зачем мы собрались?» – спрашиваете вы, и вам обычно называют тему собрания, повестку дня. Знать, что именно будет обсуждаться, важно, однако недостаточно. Этого мало, если у вас нет подлинного желания общаться. Бывает так, что повестка дня – самая что ни на есть правильная, а встреча все равно обернулась потерей времени. Выяснив тему, добейтесь все же ответа на ключевой вопрос: почему это важно, полезно, имеет смысл, стоит обсуждать?

Иными словами: каковы ваши намерения? Какова цель?

Допустим, тема встречи – данные продаж. Но ведь цель встречи не сводится к тому, чтобы обсудить эти цифры. Вы хотите принять существенные решения, благополучно войти в следующий день, защитить свои вложения или…

Мы так привыкли сваливать в одну кучу ближайшую задачу и цель, что забываем разницу между ними. Вот вы купили лотерейный билет. Задача у вас какая? Выиграть. А цель? А целью, или намерением, будет ваша мечта о том, как вы распорядитесь выигрышем.

Чтобы выявить подлинное намерение собравшихся, я советую клиентам повторять вопрос: «И это затем, чтобы…?» до тех пор, пока под слоями тем и задач не обнаружится это самое намерение. То, что я называю «цель цели».

Потренируемся на вымышленном примере.

Представим себе еженедельное собрание команды. Скажем, задача – поделиться информацией. Чтобы выявить цель, я добиваюсь от вас ответа: какая вам польза от этой информации.

Я: Вы делитесь информацией затем, чтобы…?

Вы: …все члены команды располагали этой информацией.

Я: О’кей. И что произойдет, если у всех будет эта информация?