Управление знаниями самообучающейся организации. Практическое руководство - Тимур Гареев

Опыт компании «FLUOR CORPORATION»

Задачи

Определить наиболее эффективный способ удаления мути из дизельного и газового топлива для соответствия спецификации «Haze-2» при 77° C

Примечание:

Постоянные клиенты в основном используют электростатический коалесцентор и солевую грелку с водяным охлаждением холодильной машины для предварительного охлаждения коалесцентора до 105 градусов по Фаренгейту

Подход и инструменты управления знаниями

В «Knowledge OnLine» (База знаний) сотрудники Fluor нашли руководство по использованию солевой грелки

На форуме «Process Community forum» (Сообщество профессионалов) сотрудники Fluor попросили поделиться опытом проектирования и эксплуатации электростатического коалесцентора и солевой грелки, другой информацией и опытом

В течение 3-х дней были получены ответы из офисов из Гарлема [Нидерланды] и Калгари [Канада]. Они предоставили ссылки и контакты для каждого из различных вариантов конструкций

Информация подчёркивала сильное влияние рабочей температуры на эффективность солевой грелки. Это суждение было подтверждено производителем

На основе этой информации и ссылок на реализованные проекты, Fluor рекомендовало предварительно охладить дизельное/газовое топливо до 60° F холодильной машиной перед отправкой в коалесцентор и ликвидировать солевую грелку

Результат

Рекомендация компании Fluor была признана клиентом в качестве положительного улучшения

Ценность для клиента:

• Ликвидация солевой грелки позволила сэкономить €1 млн на стоимости оборудования и его эксплуатации

• Ликвидация солевой грелки позволит избежать хлопоты с обслуживанием в дальнейшем

Ценность для Fluor:

• Удовлетворенность клиента. Клиент остался доволен альтернативным конструкторским решением, предложенным командой Fluor

• Fluor были впечатлены возможностью быстрого доступа ко всем знаниям и опыту в мире, которые были доступны

• Клиент предложил Fluor новый проект: аналогичное исследование для других НПЗ клиента, стоимостью в € 700,000

Источник информации: http://www.ikmagazine.com/

Сообщества профессионалов

Описание инструмента управления знаниями:

• Сообщество профессионалов – это группа профессионалов, которые разделяют общие интересы в определённой области знаний и стремятся вместе работать, которые регулярно общаются в рамках сообщества, а также в рамках личных встреч (форумы, семинары и т.д.) с целью совместного обучения, решения производственных задач, построения навыков и компетенций, а также развития лучших практик, действующих в рамках общей цели и миссии, для решения проблем, набора вопросов или задач производственной практики.

• Во многих компаниях Сообщества практик (Communities of Practice, также Сообщества профессионалов, сетевые группы, центры компетенций) – это наиболее важный компонент управления знаниями, в результате работы которого улучшается процесс принятия решений, уменьшаются затраты, выстраивается платформа для совместной работы и творческого решения проблем.

Назначение инструмента управления знаниями:

• Работа над проектами, повышение продуктивности совместной работы над проектами.

• Решение комплексных производственных задач.

• Снижение коммуникационных барьеров, увеличение количества горизонтальных связей, увеличение количества коммуникаций с руководством, сокращение переписки по e-mail.

• Сокращение количества совещаний и повышение их продуктивности.

• Сокращение количества командировок.

• Сокращение дублирований задач.

• Развитие дисциплины, междисциплинарных связей, накопление экспертизы. Трансформация неявных знаний в явные.

• Создание библиотеки по тематике Сообщества.

• Более быстрое предоставление экспертизы и ответы на запросы.

• Развитие компетенций.

• Инструмент создания и внедрения изменений.

• Ускорение адаптации новых сотрудников, выше удовлетворённость сотрудников.

В каких случаях будет полезен инструмента управления знаниями:

• Низкая эффективность, продуктивность командной работы (Рабочие группы).

• Длительный поиск решений на комплексные задачи.

• Снижение/низкий уровень компетенций и знаний.

• Длительная и сложная адаптация новых сотрудников.

• Отсутствие обмена опытом между подразделениями/сотрудниками.

• Не эффективная/Отсутствует система наставничества.

• Отсутствие механизма накопления экспертизы по определённой тематике (Центр компетенций).

• Потеря знаний при увольнении сотрудника.

• Длительный поиск/получение необходимой информации.

• Большое количество дублирований задач и функций.

• Низкая эффективность горизонтальных и вертикальных коммуникаций. Высокие коммуникационные барьеры.

• Низкое количество или отсутствие возможности коммуникаций с топ-менеджерами.

• Большое количество e-mail, совещаний и командировок.

• Длительное время на получение ответов на вопросы (подготовка, подписание и движение служебных записок).

Ключевые показатели эффективности инструмента управления знаниями:

• Для организации – решение комплексных задач, для снижения коммуникационных барьеров и создания центров компетенций по критически важным направлениям.

• Для сотрудников – повышение продуктивности и эффективности коллективной работы, повышение удовлетворённости.

Метрики инструмента управления знаниями:

• Количество посетителей/пользователей, сотрудников, постов.

• % активных пользователей от общего количества участников.

Требования к Сообществу профессионалов:

• Основным условием успешной деятельности Сообщества профессионалов являются совместные действия и взаимовыгодное сотрудничество всех его участников. Поэтому крайне важно обеспечить заинтересованность и мотивацию участников сообществ – личные встречи, семинары, форумы, конференц-связь, скайп-колл.

• Анализ лучших мировых практик показывает целый ряд успешных примеров, когда специальные структуры для обмена знаниями – сети или сообщества – реально содействуют развитию инноваций и позволяют оптимизировать работу компании.

• Компетенция сотрудников растёт, если все больше людей знают больше тех вещей, которые полезны для организации, а организация больше использует то, что люди знают. Два вопроса являются ключевыми – создание атмосферы, в которой люди охотно обмениваются неявными знаниями, и повышение уровня доверия друг к другу. Когда компетенция сотрудников растёт, увеличивается производительность, появляется больше инноваций, повышается концентрация усилий, прилагаемых к тому, что действительно важно, больше людей начинают работать на тех участках, которые являются критическими для успеха всей организации.

• Типовая структура «Сообщества профессионалов» состоит из следующих структурных блоков:

o Стартовое окно «Сообществ профессионалов» – страница на которой пользователь может посмотреть список сообществ, в которых он состоит, список популярных обсуждений и список всех сообществ в организации, в которые он может вступить и прочий информационный материал.

o Контекстное окно сообщества – непосредственное меню отдельного сообщества, где отражена информация о нем, где участники сообщества могу вести обсуждения на разные темы, оставлять комментарии и обмениваться материалами и файлами.

o Контекстное меню «Вопросов и опросов» (опционально) – в данном блоке пользователи могут просматривать уже заданные вопросы в сообщество и отвечать на них, а также сами задавать вопросы. Возможность организации опросов, в рамках сообщества, и просмотров уже проведённых.

• Сообщества профессионалов имеет три измерения:

o Область совместных интересов. Это область знаний, к которой относит себя сообщество. Это может быть какое-то техническое знание (ремонт оборудования), профессиональная дисциплина (инженерные специальности) или какая-то тема (инновации, креативность). Сообщество профессионалов должно обладать фокусной, точной областью и должно быть достаточно хорошо определено, чтобы люди могли идентифицировать себя с ним. Эмоциональная привязанность к той или иной области интересов – это катализатор, который влечёт людей друг к другу.

o Кто такие члены сообщества? Любое сообщество – это сложная сеть личных взаимоотношений. Люди в сообществе знают друг друга и доверяют друг другу. Вместе они осуществляют различные действия, направленные на социальную или трудовую деятельность.

o Как сообщество выполняет свою работу? Когда сообщество действует в своей области, его члены создают инструменты, документы, процессы и делятся друг с другом методами выполнения работ, решают проблемы, возникающие в повседневной работе, разрабатывают и документируют лучшие практики, лучшие методы выполнения той или иной задачи.