Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие - Ли Кокерелл

Вот еще одно оправдание, которое приходится часто слышать: «Грандиозные планы на каждый день ограничивают мою свободу». И опять приоритеты! Конечно, планирование ограничивает вашу свободу, свободу попусту тратить время. Если вы планируете ничего не делать, тогда нечего и планировать. Это хороший выход. Иногда безделье может стать главным приоритетом. Очень часто в моем ежедневнике нет ни одной записи на субботу и воскресенье, потому что мне хочется просто отдохнуть и расслабиться.

Если вы не придаете особого значения планированию времени, подумайте о ситуациях, в которых решается вопрос жизни и смерти, например о войне. Я работал с самыми высокопоставленными офицерами армии США. Я уверен, они согласились бы со мной в том, что чем лучше план, тем короче война. То же самое можно сказать и о любых проектах, как краткосрочных, так и долгосрочных. Потратьте время, спланируйте отпуск заранее – и перелет и отель обойдутся вам значительно дешевле, кроме того, вам удастся избежать нервотрепки.

Что еще интересного вас ожидает

В следующих главах мы поговорим о разделе «Планы на месяц» (Monthly Planner) в ежедневнике Day-Timer. Он позволяет упорядочивать все ваши личные и рабочие дела, встречи и планы на страницах под заголовком «Сделать сегодня». Здесь же вы можете записывать СМС-сообщения, телефонные номера, наблюдения и мысли для дальнейшей доработки.

Мы также ознакомимся с разделом «Долгосрочные планы» (Advance Planner) и обсудим, как с его помощью упорядочивать более отдаленные задачи, например отпуск, визиты к врачу. Таким образом, вы сможете тотчас освежить в памяти планы на будущее. Кроме того, мы поговорим о разделе «Адресная и телефонная книги» (Address and Phone Directory), который удобно использовать как дополнение к списку контактов в вашем смартфоне.

С помощью этой системы вы измените к лучшему вашу жизнь во всех ее областях. Да, конечно, вам понадобятся самодисциплина и упорство, но без этих качеств нельзя добиться многих важных целей в нашей такой короткой жизни. Нелегко изменить привычки, но нужно только начать, и трудные вещи становятся простыми, при условии, что вы работаете над собой изо дня в день. Я долго учился кататься на велосипеде. Мне было сложно привыкнуть выступать перед большой аудиторией. Писать книги оказалось тоже очень непросто. Если вы сосредоточитесь над тем, чего хотите добиться, то очень скоро плохие привычки превратятся в хорошие. Вы можете это сделать, и ваши старания окупятся сполна.

Глава третья

Как пользоваться ежедневником

Пока вы не научитесь ценить себя, вы не сможете научиться ценить время. Пока вы не научитесь ценить время, вы не будете знать, как правильно его использовать.

Давайте разберемся, как лучше использовать ежедневник Day-Timer, чтобы планировать вашу жизнь день ото дня. Я верен этой системе на протяжении вот уже 35 лет, и она ни разу меня не подводила. Мой ежедневник легко помещается в заднем кармане брюк, и он всегда со мной. Присцилла даже жалуется, что мы совсем не держимся за руки, ведь в моих всегда ежедневник или телефон. Я часто называю эту книжку своим вторым мозгом. Но в отличие от моего мозга она помнит все, во что я ее посвящаю.

Система Day-Timer состоит из трех частей: 1) долгосрочные планы (18 месяцев); 2) планы на месяц (повседневные дела); 3) телефонная книга.

Вы можете ознакомиться с примерами заполнения для раздела «Долгосрочные планы» на с. 76–77 и для раздела «Планы на месяц» на с. 80–81. Обращайтесь к этим иллюстрациям, когда будете изучать систему планирования.

Если вы посмотрите на раздел «Долгосрочные планы», то увидите, что здесь можно планировать не только профессиональную деятельность, но и различные области вашей жизни: встречу в аэропорту, ежегодный медицинский осмотр, рабочую встречу, обед с клиентом или другом. Раздел «Долгосрочные планы» разбит на 18 месяцев, таким образом, за считаные секунды вы можете отметить те события или встречи, которые планируете в следующие полтора года. Кроме того, на последних страницах есть место, чтобы записать ваши планы на ближайшие 5 лет. Эта маленькая книжка обладает большим зарядом энергии, и у нее нет батареи, которая может разрядиться прямо у вас на глазах.

Например, когда я хочу запланировать поездку в Гонконг к нашим друзьям Дону и Сьюзи Робинсон, я записываю в ежедневник время прибытия и отъезда. Планирование позволяет мне использовать полетные мили, чтобы получить два бесплатных билета. Многие люди жалуются, что у них возникают проблемы с тем, как израсходовать накопленные бонусы. Для меня же это не представляет никакой сложности, потому что я все планирую заранее. Я даже имею право выбирать места в салоне, поскольку первым бронирую билеты. В результате мы с Присциллой можем вытянуть ноги, сидя в ряду у выхода, что бывает очень кстати при перелете на большие расстояния.

Вот еще один пример. Когда я проходил очередной ежегодный медицинский осмотр в 2010 году, мой лечащий врач сказал, что я должен сделать колоноскопию через 5 лет. Я перелистал ежедневник на 2015 год и записал дату следующего осмотра в разделе «Долгосрочные планы». Такие обследования очень важны для меня. Я считаю их серьезным жизненным приоритетом и знаю, что если я забуду пройти осмотр или сделаю это на год позже, то могу умереть от рака, потому что болезнь не будет обнаружена вовремя. И тогда я буду жалеть, что у меня не было хорошей системы планирования. Увы, именно это и происходит со многими людьми.

Проблемы с зубами не представляют смертельной опасности, но я с такой же серьезностью отношусь и к регулярным посещениям стоматолога. Я только что прошел осмотр и, уходя из клиники, записал в разделе «Долгосрочные планы» дату и время моего следующего визита к зубному через 6 месяцев. Я сделал такую же пометку и в смартфоне, тем самым дополнительно обезопасив себя от риска забыть о враче или дважды записаться на прием. Теперь мне не нужно думать о медицинском осмотре и терять время на то, чтобы планировать визит к доктору в будущем. Это отличные примеры того, что надо сделать сейчас.

Теперь давайте перейдем к разделу «Планы на месяц». Как вы видите, он состоит из нескольких секций. (Обратите внимание на с. 80–81. Здесь вы найдете образец заполнения этого раздела.) Первая секция в верхнем левом углу предназначена для «Встреч и мероприятий». По сути, это зеркальное отражение раздела «Долгосрочные планы». Образец заполнен для дел, назначенных на 18 мая. Если вы сравните разделы «Долгосрочные планы» и «Планы на месяц», вы увидите, что они в основном совпадают. Расписание в «Долгосрочных планах» немного отличается, потому что там меньше места для записей. Начав пользоваться этой системой, вы скоро привыкнете применять аббревиатуры.

Как видите, в примере буква «У» обозначает «упражнения». Кроме того, аббревиатура «П» соответствует имени моей жены – Присцилла, «М» – Марша, мой секретарь на тот момент, «ОПВ» – офис и планирование времени. Помимо этого в разделе «Долгосрочные планы» вы найдете секцию «Заметки». Она поможет вам не забыть о своих планах. С наступлением нового месяца вас будут ждать записи, которые напомнят вам о задуманном. Сюда можно вносить важные даты: дни рождения, ежегодные медицинские осмотры, проще говоря, все что угодно.

Другая секция в разделе «Планы на месяц» называется «Сделать сегодня». Здесь вы будете планировать ваше время каждое утро. По правде говоря, заголовок «Сделать сегодня» не совсем точен. Это не значит, что все дела, которые вы записываете сюда, должны быть закончены обязательно до вечера, но вы собираетесь приступить к их выполнению уже сегодня. Разумеется, некоторые дела не отнимут у вас слишком много времени и вам удастся завершить их в тот же день, на выполнение других могут уйти недели или месяцы.

В нижнем левом углу расположена третья секция «Планов на месяц», которая называется «Доходы и расходы». На самом деле я не использую эту графу для учета расходов. Здесь я записываю телефонные номера, по которым собираюсь позвонить, или звонки, на которые мне надо ответить. Таким образом, все данные всегда со мной, где бы я ни находился, и, когда у меня есть свободная минута, я могу перезвонить нужному человеку и вычеркнуть этот номер из списка. Экономия каждой минуты – одна из составляющих управления временем. Все потерянные минуты имеют значение. Каждый день вы можете экономить целый час, если все, что вам нужно, будет у вас всегда под рукой.