Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие - Ли Кокерелл

Прогулка с Бет Стивенс заняла один час, а потом я поехал обратно в офис. Было 11:30. Теперь мне предстояло встретиться с моим боссом, Элом Вайсом, в 12:00. У меня оставалось 30 минут свободного времени. По дороге обратно я съел бутерброд с арахисовым маслом. Когда мне предстоит напряженный день, я всегда беру с собой из дома такой бутерброд. Так сэкономив 30 минут на обеде, мне удалось прибыть вовремя на следующую встречу. Но я предпочитаю ходить в кафетерий, не только потому, что люблю хорошую еду, но и потому, что так я с толком использую свое время. Перекусывая в кафе, я оцениваю качество приготовляемых блюд, уровень обслуживания и чистоту помещения, а также беседую с коллегами по Disney.

Удивительно, как много дел можно втиснуть в один день, если разумно распределять время. Поскольку у меня еще оставалось 30 минут, я решил перейти к пункту «Жизненно важные дела»: «Навести порядок в системе регистрации отеля “Х”. Это задание представляло большую проблему, но мне нужно было непременно разобраться с ней, поэтому меня переполняла решимость довести дело до конца. В этот день я мог лишь запланировать встречу через две недели, чтобы начать работу над проектом. Моей целью была полная перестройка системы регистрации через шесть месяцев.

Я отправил электронное письмо шести сотрудникам, которых хотел видеть в составе команды, призванной помочь мне осуществить этот проект. В письме я объяснил им возникшую проблему и проинформировал их о том, что наша первая встреча запланирована на 6 июня с 14:00 до 16:00. Кроме того, я попросил их выделить специальное время для работы над этим проектом – каждая среда с 14:00 до 16:00 в течение полугода. Я сообщил им, что мы должны решить проблему к 15 декабря, и попросил их подготовиться к нашей первой встрече, собрав как можно больше информации по этому вопросу. Я также попросил их подумать, могут ли они предложить еще кандидатов для работы в нашей команде. Я сообщил всем о месте проведения первой встречи и сказал, что буду готов пообщаться с каждым участником персонально, чтобы определить цель их работы и объяснить обязанности. Затем я нажал на клавишу «отправить». Сегодня по этому пункту я сделал все, что мог.

На следующий день, составляя планы, я записал в ежедневник все встречи по средам. В течение следующих нескольких недель я запланировал беседы с каждым из членов моей команды и предусмотрел, чтобы у нас было зарезервировано время для встреч в последующие месяцы. Затем сделал пометку: проинформировать моего босса о том, что мы начали заниматься проблемой регистрации в отеле. Это следовало сделать прежде, чем он спросит меня сам. В течение моей карьеры и 46-летнего брака я усвоил один важный урок: лучше заранее предупредить босса или супругу о возникшей проблеме и не дожидаться, когда они скажут вам о ней сами. Также необходимо сообщить им о том, как вы собираетесь решить вопрос. Благодаря Присцилле я стал экспертом в этой области.

Потом напротив этого пункта я написал: «На 18 мая – сделано». Но он все еще оставался в моем календаре, поэтому я буду возвращаться к нему снова и снова, пока проблема не окажется устранена. В день нашей первой встречи мы с командой обменивались идеями и способами решения, заполняли листы флип-чатов, расписывали обязанности и сроки для каждого участника. И, как и планировалось, к декабрю проблема была решена.

Вот что значит полностью сконцентрироваться на задаче. В компании Disney, когда мы фокусировались на том или ином вопросе и вкладывали в его решение время и ресурсы, мы всегда добивались желаемого результата. Вы можете использовать этот принцип как в личной, так и профессиональной сфере вашей жизни. Сфокусируйтесь на том, что вы хотите улучшить, отведите на решение этого вопроса как можно больше времени, воспользуйтесь помощью окружающих вас людей – и, бинго, скоро ваша проблема будет решена.

Продолжим наш разговор о 18 мая. К началу встречи с Элом (моим боссом) в 12:00 я уже завершил и мои НЕОТЛОЖНЫЕ, и мои жизненно важные дела на этот день. У меня был с собой бутерброд с арахисовым маслом, и я смог быстро перекусить. Я никогда не опаздывал на встречи с Элом. Повторяю, Я НИКОГДА НЕ ОПАЗДЫВАЛ НА ВСТРЕЧИ С ЭЛОМ. Может быть, на вашей работе репутация не имеет большого значения, но в компании Walt Disney World опоздание на встречу с руководителем было неприемлемо.

Во время нашей встречи Эл сказал: «Кстати, как ты собираешься решать проблему с регистрацией в отеле “Х”?» Отлично, я был готов к этому вопросу! Выслушав меня, Эл откинулся на спинку стула и подумал: «Этот парень знает свое дело. Молодец». Каждый раз вы должны быть на шаг впереди вашего босса, а еще лучше – на несколько шагов. Вы должны время от времени интересоваться у вашего начальника, на что вам стоит обратить особое внимание в работе. Это поможет вам заносить в план актуальные задачи. Вы быстрее добьетесь успеха в карьере, если у вас будет четкий план, и вам не придется заикаться и запинаться, когда вас спросят, что вы делаете для решения жизненно важного вопроса, имеющего непосредственное отношение к вашей работе. Кроме того, если вы будете эффективно решать жизненно важные задачи, вполне вероятно, что НЕОТЛОЖНЫЕ проблемы не возникнут вовсе. В таком случае вы не потеряете уйму времени на ликвидацию чрезвычайных обстоятельств и сможете спать спокойно.

Если вы забыли, почему жизненно важные вопросы имеют большее значение по сравнению с просто важными, постарайтесь припомнить жизненно важные органы человеческого организма – сердце, легкие, почки, печень и т. д. Эти органы значат намного больше, чем другие части тела, например пальцы на руках или ногах и т. д. Вы должны бережно относиться к жизненно важным органам, потому что не можете без них существовать.

Точно так же дело обстоит и с жизненно важными вопросами – как профессиональными, так и личными. Когда вы наладите систему регистрации, вам не придется иметь дело с разгневанными клиентами. Текучесть кадров сократится, потому что, когда все работает как часы, у клиентов нет причин срывать зло на сотрудниках. Вы будете востребованы и приобретете репутацию незаменимого человека.

Здоровье тоже можно отнести к жизненно важным вопросам. Не исключено, что вскоре вы запишете в свой ежедневник: «Позаботиться о собственном здоровье». Если вы экономите время на том, чтобы поддерживать себя в хорошей форме, то может так получиться, что вы потратите еще больше времени на восстановление после операции.

18 мая в 12:30 я опять сел в машину и поехал в клинику, для того чтобы пройти ежегодный медицинский осмотр. Проходя обследование каждый год, вы в конечном счете экономите значительное количество времени. Очень важно обнаружить проблемы как можно раньше, особенно если речь идет о вашем здоровье. Как часто нам приходится слышать: «Если бы диагноз поставили раньше, он сейчас был бы жив». Когда я планирую визит к врачу, я всегда стараюсь записаться на 8:00, потому что врачи обычно не опаздывают на первый прием. Кроме того, с утра они еще не успели устать и поэтому более внимательны к пациенту.

Кстати, я поступаю точно так же и в отношении перелетов. Утренние рейсы самые надежные: самолеты вылетают вовремя, потому что они находятся в аэропорту уже с вечера. Чем позднее ваш рейс, тем больше шансов, что его отложат и вам предстоит кошмарная ночь в зале ожидания. Помните поговорку: «Кто рано встает, тому Бог подает»?

Когда я прошел медицинский осмотр, я рассказал врачу, какие лекарства и витамины принимаю. Эта информация была у меня под рукой, потому что я сделал соответствующую запись в ежедневнике под фамилией доктора. Я вернулся в офис в 15:30. По дороге – прослушал голосовые сообщения и, пользуясь автоматическим соединением, ответил на несколько звонков. (Пожалуйста, не говорите по телефону, держа его в руке, когда ведете машину, – вы подвергаете себя и окружающих большому риску.) У меня оставалось 30 минут до встречи с Мэри в 16:00. Мы собирались обсудить результаты ее работы. Я уже был готов к встрече, потому что запланировал ее за день до этого. Итак, я оказался перед выбором: прогуляться по офису, мешая коллегам, или приступить к работе над пунктами Б-1, Б-2, а затем перейти к Б-3, и, может быть, до 16:00 у меня еще осталось бы время для Б-4.

Наш разговор закончился на 15 минут раньше, и я мог начать планировать следующий день. В 17:15 я пошел на встречу с самим собой в тренажерном зале. Такой пункт значится в моем ежедневнике каждый день! Я поставил перед собой цель работать в тренажерном зале 275 дней. За год до этого у меня был такой же план, но я смог отработать только 273 дня. А еще раньше я провел в тренажерном зале 274 дня. Это означало, что за последние два года для достижения цели я не добрал три дня. Я был недоволен самим собой. И пообещал себе, что больше этого не повторится, по крайней мере по таким же причинам. Этого не случилось.