Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие - Ли Кокерелл

Ресторан, который я только что описал, находится под контролем. Но, как знает любой, кто когда-либо управлял успешным бизнесом в той или иной сфере, высокий уровень обслуживания может быть достигнут только в том случае, если все в организации, начиная от вложенных средств до морального духа работников, контролируют высокоорганизованные лидеры. Это требует жесткой системы проверок, высочайшего уровня профессиональной подготовки персонала и беспрестанного отслеживания результатов работы.

Управление жизнью требует такого же уровня ответственности. Мы все хорошо знаем, что происходит, когда теряется контроль над ситуацией. Это может быть и плохая театральная постановка; и бюрократическая неразбериха в большой компании; и химчистка, в которой потеряли вашу рубашку; и собрание, на котором все спорят и не могут прийти к единому решению; или семья, которая не в состоянии собрать детей и прибывает на игру через час после ее начала. Если что-то выходит из-под контроля, то это случается из-за проблем в системе управления и менеджмента. Лидер может быть как исполнительным директором, так и спортивным тренером, владельцем небольшого бизнеса или партнером. Но если дело касается вашей личной жизни, то лидером становитесь вы. Поэтому не теряйте контроль.

Теперь, когда мы выяснили, что такое «время» и «управление», возникает вопрос, какое определение мы можем дать понятию «управление временем». Все очень просто.

Управление временем – это контроль над всеми событиями в вашей жизни.

Контроль неконтролируемого

Большинство людей не согласятся с этим определением, так как считают, что мы не можем управлять многими событиями, которые происходят независимо от нас, сами по себе. В какой-то степени это верно, но тем не менее вы и правда способны контролировать происходящее гораздо лучше, чем вам кажется.

Как добиться высокого уровня контроля:

1. Окружайте себя выдающимися людьми.

2. Тренируйте и учите.

3. Ставьте четкие цели для себя и для других.

4. Предугадывайте и практикуйтесь.

5. Оставляйте пустые места в вашем ежедневнике.

6. Сделайте это сейчас!

1. Окружайте себя выдающимися людьми. Некоторые справляются с неожиданными событиями лучше, чем другие. Если вы управляете организацией или возглавляете команду, всегда нанимайте и продвигайте выдающихся людей. Это одна из самых главных ваших обязанностей как лидера или менеджера.

Выбирайте опытных сотрудников, которые относятся к работе с энтузиазмом и уверены в своих силах. Вы будете потрясены, когда узнаете, как много компаний терпят неудачу из-за того, что нанимают неподходящих людей. Ситуация становится еще хуже, если работодатели не предпринимают никаких действий, когда их сотрудники не справляются с поставленными задачами.

Когда я работал в Disney, у нас не было времени на то, чтобы контролировать 40 000 сотрудников, неспособных справиться со своими обязанностями. И разумеется, мы не нанимали людей, ориентируясь на инстинктивные предпочтения: наши посетители заслуживают того, чтобы получать удовольствие от каждой секунды пребывания в парке. Вам следует рассуждать так же. Чтобы достичь совершенства, нам пришлось разработать особый систематический подход к проблеме набора кадров. Сэкономьте свое время и посетите сайт www.HireAuthority.com. Мы вместе с моим партнером, Кэролом Куинном, представим вашему вниманию лучшие способы проводить интервью с кандидатами. Здесь вы так же сможете приобрести навыки, которые позволят вам выбирать только самых достойных работников. Этот сайт откроет вам глаза на процесс найма на работу.

Эта тема также детально рассматривается в правиле № 9 в моей книге «Все для клиента. 39 правил незабываемого сервиса».

2. Тренируйте и учите. После того как вы наняли выдающихся людей, тщательно тренируйте и учите их всем аспектам деятельности компании, включая ваши основные ценности, философию, приоритеты и цель. В таком случае, если что-нибудь произойдет, они смогут принять правильное решение и в ваше отсутствие. Даже великие люди иногда ошибаются, если они плохо подготовлены и не владеют необходимыми навыками и знаниями. Не забывайте о других важных аспектах подготовки персонала. Тестирование позволит удостовериться в том, что сотрудники усвоили программу обучения. Следите за порядком и дисциплиной – это поможет участникам команды правильно взаимодействовать и доводить работу до конца, а также обеспечит подотчетность.

3. Ставьте четкие цели для себя и для других. Родители должны давать детям конкретные задачи. Если вы не можете на 100 % ясно и однозначно разъяснить ребенку, вашей команде или вашим сотрудникам, что от них требуется, то рискуете сильно разочароваться в результатах. Но в том случае, если поставленная цель предельно понятна, они всегда будут знать, к чему стремиться, несмотря на проблемы и непредвиденные обстоятельства, которые могут встретиться у них на пути.

Выражайте свои мысли четко. Не оставляйте места для лазеек. Не давайте повода вашим сотрудникам сказать: «Я не понял, что вы имели в виду», «Я не знал, когда вам это понадобится» или «Я думал, что вы подразумевали что-то другое».

4. Предугадывайте и практикуйтесь. Думайте о тех вещах, которые могут произойти. Проводите тренинги по преодолению непредвиденных обстоятельств. Заранее обдумайте каждый вероятный поворот событий – это позволит вам спланировать свои действия на случай, если эти события реально произойдут. Кроме того, вы сможете принять меры, которые не дадут делу обернуться наихудшим образом.

Например, в Disney World мы понимали, что мощнейшие ураганы постоянно угрожают Центральной Флориде, поэтому заранее планировали наши действия на такой случай. Мы предусмотрели все. Мы проводили тренинги с обслуживающим персоналом, и все необходимые средства защиты всегда были наготове. Ураган нельзя остановить, но от нас требовалось сделать все возможное, чтобы к нему подготовиться и сократить вероятность жертв и разрушений.

Точно так же моя жена Присцилла и я готовимся к тому, что на наш дом может обрушиться торнадо. Мы даже знаем, в какую комнату бежать, если у нас останется всего 20 секунд, чтобы добраться в безопасное место. Мы понимаем, что в тот момент, когда нас настигнет торнадо, у нас не будет времени принимать решение.

Разговор с семьей о том, что надо делать в случае пожара, – неплохой пример предусмотрительности. А вот еще один: установить защитное ограждение вокруг бассейна и научить детей плавать. По мере того как они растут, вам с вашей супругой или супругом придется подумать, какую политику выработать в отношении таких сложных вопросов, как употребление наркотиков и секс. Пройти курсы первой медицинской помощи – еще один прекрасный способ обезопасить себя и окружающих людей. Поддерживать дистанцию во время движения по дороге и планировать финансы, чтобы продолжить образование или выйти на пенсию, тоже означает предвидеть события.

Если вы бизнес-лидер, то вы можете предугадывать возможные потребности и запросы ваших будущих клиентов. Тогда вы справитесь со всеми непредвиденными обстоятельствами. Кроме того, важно постоянно проводить тренинги и выработать операционные инструкции для персонала. В таком случае вам удастся избежать жалоб по поводу того, что ваше заведение открывается позже, чем было указано в рекламе, что туалеты грязные или что ваши сотрудники обмениваются текстовыми сообщениями вместо того, чтобы заниматься клиентами.

Я часто сравниваю работу в бизнесе с театральной постановкой. Если вы хотите быть готовы, когда поднимется занавес, вам нужно написать подробный сценарий, предусмотрев все случайности, а потом позаботиться о том, чтобы и вы, и ваша труппа тщательно отрепетировали роли. Только в этом случае вы можете быть уверены, что контролируете неконтролируемое. Вы найдете прекрасный совет по этому поводу в правиле № 10 в моей книге «Все для клиента».

5. Оставляйте пустые места в вашем ежедневнике. Возможно, что, когда произойдет нечто непредвиденное, вам нужнее всего окажется время, которому и посвящена эта книга. Вы уже убедились, насколько я верю в необходимость планировать все значимое в жизни. И все же вы не должны расписывать каждую минуту, иначе у вас не будет необходимой свободы действий, если что-то произойдет. Поэтому я всегда оставляю ничем не занятые отрезки времени в моем ежедневном плане. Эти пробелы дают мне возможность маневра в случае чрезвычайных обстоятельств: кризиса или, наоборот, благоприятной возможности. Если не происходит ничего непредвиденного, я использую высвободившееся время, чтобы заняться другими делами, которые значатся в моем ежедневнике.