Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы - Дэвид Сиббет

Работа с приложениями для проведения онлайновых конференций

Большинство крупных организаций сегодня используют программы для проведения онлайновых конференций. В каждой из программ есть виртуальная доска для рисования и письма, а также возможность импортировать слайды и другие документы для коллективного просмотра. Слайды и документы могут носить настолько визуальный характер, насколько вам нужно. Программа для проведения онлайновой конференции дает и другие возможности: вы можете обвести что-то кружком, указать на что-то, нарисовать стрелку или добавить текст к иллюстрациям. В некоторых предусмотрены персональные курсоры с именами участников, которыми они могут указывать на тот или иной информационный блок. Так что, используя эти средства, вы можете выйти на довольно высокий уровень интерактивной визуализации.

Прекрасная возможность начать взаимодействие с группой, участники которой друг с другом не знакомы, попросить всех прислать свои фотографии, чтобы вы могли создать небольшую виртуальную схему круглого стола. Затем проведите опрос, в ходе которого все должны будут сказать несколько слов о цели встречи.

Я убедился, что виртуальные доски для рисования и письма не слишком удобны для графической фиксации работы виртуальной конференции, когда необходимо много рисовать и писать. Инструменты для изменения цвета и рисования не приспособлены для моментальной фиксации данных. Но уже появились программы для рисования, такие как Sketchbook Pro компании Autodesk или Journal от Microsoft Windows, разработанные для планшетных компьютеров, которые адаптированы для визуального конспектирования в реальном времени. Это требует освоения программного обеспечения, альтернативного онлайновым программам для виртуальных конференций, а кроме того, планшетного компьютера.

Практически все программы для проведения онлайновых конференций поддерживают опцию «удаленного рабочего стола», которая позволяет видеть, что происходит на вашем рабочем столе, если вы выступаете в роли докладчика. В этом режиме вы можете продемонстрировать участникам конференции работу любого приложения. Для этого необходимо открыть программу для рисования, которая даст весь набор инструментов: ручки, карандаши, кисти, спреи, ластики и инструменты выделения цветом.

Визуальное конспектирование имеет тот же характер, что и конспектирование на лекционном плакате. Но графическая поддержка в виртуальном пространстве имеет свои преимущества.

• Мгновенная фиксация сказанного помогает людям сохранять внимание к обсуждаемому вопросу, если только не мешает вербальному диалогу.

• Графические заготовки, высланные до начала теле– или онлайновой конференции, помогают участникам сосредоточиться на разбираемых вопросах.

• Графические повестки дня помогают при онлайновом общении, поскольку оно требует большей организационной работы.

• Графическая репрезентация данных помогает дать отчет о принятом решении и порядке дальнейших действий.

• Графическое конспектирование документирует рабочий процесс, что вовлекает людей в работу.

Использование планшетного компьютера

Планшетные компьютеры могут работать в режиме «удаленного рабочего стола», причем один из них может исполнять роль главного. Планшетник стоит приблизительно столько же, сколько и настольный компьютер или планшет для профессионального дизайнера, подключаемый к обыкновенному компьютеру. Такого рода вложение денег вполне сопоставимо с ценой на авиабилеты. Правда, остается время на освоение нового оборудования. В пользу подобного вложения денег говорит уровень точности и детальности рисунка, которого можно добиться на планшетнике, если вы решили войти в мир виртуальных встреч.

В работе в режиме «удаленного рабочего стола» есть свои трудности. Большинство программ для проведения онлайновых конференций имеют диалоговое окно, в котором каждый может видеть, кто находится в онлайне, а также ответить на вопросы. Если такие окна открыты, часть экрана компьютера участника виртуальной встречи будет перекрыта. Такие окна можно свернуть, но не все знают, как это делается. Если ваша команда привыкла работать виртуально, проблем не будет. Но, если люди занимаются этим впервые, могут возникнуть затруднения. Перед началом работы проведите небольшой тренинг: убедитесь, что рабочая область, которую вы используете в программе для рисования, занимает две трети экрана и не будет перекрываться диалоговым окном для мгновенных сообщений.

Мы не будем детально разбирать все проблемы виртуальной работы, но предлагаем вам небольшой обзор возможностей, которые дают рабочие встречи методом визуализации коллективного интеллекта. Мне не удастся подробно осветить и все особенности работы с программами для онлайновых конференций и планшетниками.

Но хочу подчеркнуть: какой бы инструмент вы ни использовали, вам придется изучить его вдоль и поперек, чтобы технические сбои не мешали делу. Сначала, если уж вы решили работать таким образом, вам, вероятно, понадобится технический консультант.

Работа без программы для рисования

Компания The Grove на настоящее время предлагает линейку приложений GraphicGuides в формате PowerPoint, с которыми можно работать в режиме «удаленного рабочего стола» без планшетника. Рисовать в них нельзя, но можно впечатывать текст, фиксируя то, что говорят люди. Таким образом можно использовать любые графические заготовки, которые легко создать самостоятельно. Главная трудность в том, что вы должны научиться работать настолько быстро, чтобы это не мешало общению. Любой рисунок отнимает массу времени и испытывает терпение присутствующих. На больших встречах компьютерный набор текста в реальном времени может заменить графическое конспектирование. Это поможет дать понять, что предложения собеседников услышаны и записаны. Некоторые называют подобного рода поддержку «технографией». И тут нужна профессиональная наборщица.

В течение 1990-х гг. я работал в Институте будущего в Пало-Альто над проектом под названием Groupware Users Project. В проекте был задействован десяток крупных организаций, и все они пытались оценить воздействие программ, ориентированных на работу группы, на деятельность этих групп. Среди них были P&G, Bechtel, HP, Всемирный банк, а также государственные агентства. В год проводились две встречи клиентов на площадках, оборудованных по последнему слову техники такими компаниями, как Apple, Microsoft, Массачусетский технологический институт и Аризонский университет. Мы изучили работу практических всех имевшихся в наличии компьютерных программ, нацеленных на коллективное пользование. Среди них были приложения для видеоконференций, аудиографики, интерактивных досок для совместной работы, онлайновых и телеконференций, для коллективного рисования, а также переговорные комнаты. На очных встречах мы проектировали компьютеры и испытывали различные типы записывающих программ. Как ведущий координатор рабочих групп я перебрал всевозможные устройства и в результате пришел к следующим выводам.