Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Если в вашем офисе принято справлять праздники от души, у вас, вероятно, соберут комитет по подготовке вечеринки. Планирование праздника зависит от числа сотрудников, которые примут в нем участие. Если ответственные за планирование не назначены, почему бы вам не пойти к начальству и не предложить создать комитет или взять эту работу на себя? А в следующем году вас сменил бы другой сотрудник. Главная задача комитета (или ваша — если вы занимаетесь этим в одиночку) — украсить офис так, чтобы все остались довольны, и найти место для хранения украшений. В одной финансово-аналитической компании этот вопрос решили просто и элегантно: украшения они хранили в моих любимых матовых контейнерах на колесиках и с закрывающейся на замок крышкой. Они поставили два таких контейнера на шкаф — и, поскольку они матовые, никто из посторонних не мог догадаться, что там хранится. Может быть, и у вас в офисе есть подобное место? Присмотритесь — наверняка найдете.

Опросите сотрудников на тему праздничной еды: ее можно либо заказать, либо принести самим. Для большинства небольших вечеринок, в принципе, достаточно десерта. Действуйте по ситуации и учитывайте пожелания коллег.

Если вечеринка проводится непосредственно в офисе, можно подумать и о музыке, и о дополнительных развлечениях, и об алкоголе. Если же для нее решили снять отдельное помещение, а организовывать действо поручили вам, заведите папку с файлами, где будут храниться необходимые справочные материалы. Папку назовите «Новогодняя вечеринка» и храните ее в разделе «Проекты» своей картотеки. Через год, когда вновь надо будет планировать праздник, вы достанете эту папку, отправите в корзину устаревшие и просто ненужные бумаги и добавите новые. В течение года собирайте флаеры и прочие рекламные материалы компаний, услуги которых могут понадобиться на следующей вечеринке. И помните: чем больше необходимых вам услуг предлагает компания, тем лучше.

Итак, вы справились с подготовкой к офисной вечеринке без особого напряжения. На следующей неделе разберемся с пожирателями времени, которые традиционно появляются в конце года. Мы объявляем тотальную мобилизацию, чтобы успеть сделать все вовремя. Это позволит нам праздновать Рождество и наступление Нового года в свое удовольствие.

Третья неделя

Покончим с предновогодним безумием в бизнесе!

На этой неделе вы можете:

Справиться с новыми и, возможно, неожиданными изменениями в графике.

Необходимое время: от 30 до 60 минут (в зависимости от числа проектов и их сложности).

Если в вашей компании конец финансового года совпадает с концом календарного, в это время у вас наверняка много работы. Аналогичная ситуация может быть и у некоторых ваших партнеров, которые в cвязи с этим будут предъявлять к вам повышенные требования. Что делать? Разумеется, определять приоритеты. Дети учатся считать от одного. Вы же, как дзен-организатор, ведете обратный отсчет с гипотетического момента достижения цели.

Рано или поздно ко всем моим клиентам приходит осознание того, что система, которую мы создаем, изменяема. Периодически, в зависимости от того, насколько быстро вы накапливаете новый материал и работаете над проектами, вам нужно заново упорядочивать папки. Предпраздничный сезон — отличный стимул для перемен.

КАК СПРАВИТЬСЯ С ВОЗРОСШИМИ ТРЕБОВАНИЯМИ

Раньше, если вы внезапно оказывались завалены работой, ваша традиционная реакция была примерно следующей: меньше спать, больше работать, рвать жилы. Теперь это в прошлом — предлагаю альтернативу. Попробуйте сделать вот что:

Расставьте порученные вам проекты в порядке возрастания важности или в соответствии с дедлайнами.

Разбейте каждый проект на этапы.

Отметьте предполагаемое время выполнения каждого этапа в календаре. Это даст вам ощущение контроля над ситуацией.

Просмотрев календарь, вы наверняка обнаружите, что в связи с изменившимися обстоятельствами некоторые встречи и дедлайны необходимо перенести. На это уйдет время, но, поскольку большинство ваших коллег находятся в эти дни в аналогичной ситуации, они, скорее всего, обрадуются вашей просьбе отложить встречу или отправку материалов.

Если для ваших новых проектов требуются папки, заведите их немедленно, чтобы знать, куда помещать связанную с ними дополнительную информацию.

Попробуйте поручить выполнение каких-либо этапов наиболее сложных и срочных проектов помощнику или коллеге. Это особенно актуально, если вы сотрудник крупной корпорации и периоды напряженной работы различных ее подразделений не совпадают. Ваша просьба может спасти одного из коллег от вынужденного безделья.

Отмечу еще раз: подготовка требует времени. Возможно, вы захотите начать работу, минуя этот этап, но, ради сохранения собственного рассудка, не делайте этого. Трудности порождают в нас ощущение, что мы не сможем добиться успеха. А в предпраздничный месяц становится особенно тяжело. Как ни странно, время, которое, казалось бы, должно вызывать только добрые чувства, нередко вгоняет нас в депрессию.

Глубоко вдохните, спланируйте работу и убедитесь сами, что завершить проекты в срок реально. Не исключено, что в итоге вам удастся посетить гораздо больше вечеринок, чем вы думали.

ПРЕДПРАЗДНИЧНЫЕ БОЛЕЗНИ И ПУТЕШЕСТВИЯ

Вы, вероятно, удивились, увидев рядом слова «болезни» и «путешествия». Одно относится к категории проблем, другое — я надеюсь! — к категории удовольствий. Но с точки зрения графика оба явления — палки о двух концах. В декабре вы легко можете оказаться вне офиса — либо в отпуске, либо на больничном. Если вы в отпуске, паниковать нет причины. В главе «Июль» есть необходимые советы, которые позволят вам не работать на отдыхе, потому что вы будете знать, что проекты доведут до конца даже в ваше отсутствие. С помощью той же главы можно научиться оставлять свое рабочее место в таком состоянии, чтобы коллеги легко отыскивали необходимую им информацию. Если вы организованны, простуда или грипп могут вывести вас из строя, но вашу работу продолжат коллеги. Это так приятно — знать, что ты всегда можешь указать место, где находится необходимый документ, и его там найдут. Человек, находящийся во власти фантазий вроде «У меня на столе беспорядок, но я всегда могу найти то, что мне нужно», этого ощущения лишен.

А что, если у вас есть коллега, который, в отличие от вас, неорганизован? Предположим, он уедет в отпуск или заболеет и вам нужно будет его прикрыть. Но вы ведь понятия не имеете, как найти хоть что-то в его кабинете! Если вы общаетесь с ним регулярно, лучше спросите его уже сейчас, как он поступает с информацией, которая важна для вашей совместной работы. Такой человек, скорее всего, попросту не знает, как строить работу, и его скрытность может быть связана именно с этим. Поделитесь с ним своими знаниями и умениями. Вы ведь в одной команде!

Многие не уверенные в себе люди работают по такой таинственной системе, что, кроме них, доступ к информации не может получить никто. Когда мне попадается клиент с таким подходом к делу, я настоятельно рекомендую ему составить детальное описание своей работы. По крайней мере, если он уйдет из компании, тот, кто займет его место, будет представлять, по каким принципам строил работу предшественник. Вот несколько советов, которые помогут вам пережить отъезд коллеги в отпуск (или его болезнь).

Если вы знаете о том, что в декабре коллега собирается уйти в отпуск, попросите его сообщить вам информацию, необходимую для продолжения проекта вами. Если коллега не хочет делиться сведениями, постарайтесь получить их иначе.

Люди не слишком любят делиться информацией о своих проектах. Нередко это связано с опасением, что вы можете сделать эту работу лучше. Убедите коллегу в том, что вы одна команда и что ваше предложение призвано помочь вам обоим. Имея нужную информацию, вы сможете развивать проект, а значит, коллеге по возвращении из отпуска не придется сидеть по ночам, чтобы уложиться с работой в срок.

Если ваш сослуживец и после этого не захочет пойти вам навстречу, придется предпринять крайние меры и подключить к делу руководство.

Работая в тесной связке с коллегой, можно создать систему взаимозаменяемости: у тебя отпуск — я тебя прикрываю, у меня отпуск — ты меня прикрываешь. Такая система позволяет людям объединять усилия и повышать эффективность работы.

Если у вас есть помощник, убедитесь в том, что он знает, когда дедлайн у ваших проектов. Он ведь должен вам помогать — вот пусть и помогает. Если кто-то получит доступ к вашему календарю и будет вести ваши дела, работать станет значительно легче. А помощник, видящий всю картину целиком, в трудной ситуации просто незаменим. Делясь с кем-то знанием, вы не становитесь менее могущественным, наоборот. И кто знает — возможно, у человека, с которым вы поделились информацией, появятся свежие идеи по улучшению работы над проектом?