Основы русской деловой речи - авторов Коллектив

Завершение делового совещания представляет собой комплекс жанров подведения итогов и прощания. На этой стадии ведущий подводит итоги обсуждения вопросов, обобщая важнейшие положения, при этом в протоколе четко фиксируется, кто и что будет выполнять, а затем прощается с участниками совещания. Для вербализации перечисленных речевых жанров коммуниканты используют нейтральные формулы речевого этикета.

Деловые совещания в значительной степени характеризуются подготовленностью речи их участников. Подготовленность речи вытекает из того, что повестка дня известна заранее и все участники имеют возможность подготовить необходимую информацию и собственные устные выступления. Предварительная подготовленность к совещанию проявляется также в том, что вопросы, задаваемые директором, имеют конкретный и целенаправленный характер, а содержание аргументов участников совещания заранее обдумано.

Наибольший интерес представляет проблемное совещание в силу его сложности и важности для развития предприятия, при решении наиболее актуальных вопросов. Рассмотрим конкретный пример такого совещания (см. приложение в конце данной главы).

Ситуация: в Ассоциации экспедиторов проходит очередное деловое совещание. Участники совещания – директора транспортных компаний. Все пришли в зал заседаний в назначенное время. Совещание проходит в официальной обстановке. Повестка дня известна заранее, поскольку за несколько дней до совещания каждому участнику было отправлено соответствующее информационное письмо:

Директорам компаний, членам АЭСПб,

Членам правления АЭСПб

Уважаемые господа!

Довожу до вашего сведения, что 27 февраля 2002 года в 16 часов состоится совещание правления АЭСПб по адресу: ул. Двинская, д. 10, офис 423.

Повестка дня

1. Железнодорожные перевозки.

2. Определение основных направлений в связи с началом нового года.

3. Мониторинг.

4. Назначение нового директора Ассоциации экспедиторов.

С уважением,

директор АЭСПб Н. Г. Багаева

На совещании присутствовало 11 человек. Ведущий – директор этой компании, женщина 47 лет, придерживающаяся авторитарного стиля ведения делового совещания. Остальные участники – представители своих компаний, управляющие среднего и высшего звена, мужчины от 40 до 55 лет и одна женщина 40 лет, директор транспортной компании.

Директор Ассоциации экспедиторов занимает активную позицию: именно она ведет совещание и определяет очередность выступления участников. Участники совещания выполняют асимметричные социальные роли. Для коммуникантов характерна строго упорядоченная иерархия их позиций, статусов и ролей. Вступая в речевое общение, каждый участник идентифицирует коммуникативную ситуацию, принимает соотнесенную с ней роль и строит речь по канонам данной ситуации, соответствующего речевого жанра.

Для ведущего на первой стадии совещания актуальны следующие интенции: поздороваться, познакомить с повесткой дня, представить докладчика по первому вопросу:

Так, основная наша сегодняшняя задача / это железнодорожные перевозки / которые возглавляет «С» // И потом / как всегда / это начало года / это определение всех направлений / которые будут вести члены правления // На прошлом заседании я говорила / чтобы вы подумали о тех основных положениях / позициях / которые берете как члены правления на себя // Поэтому к этому мы подойдем // Ну / и я должна представить вам / хотя его все хорошо знают / Сергея Николаевича Жусупова / представителя Морского торгового порта / нашего сегодняшнего оппонента по некоторым вопросам…

Второй участник асимметричного общения – представитель Морского торгового порта г-н Жусупов. Фрагмент его выступления:

Я хотел бы сейчас услышать вопросы / которые возникли у вас // Предлагаю рассмотреть все // Мы союзники / а не оппоненты // Я хочу услышать каждого // Если есть вопросы / связанные с железной дорогой / вопросы / связанные с подачей вагонов / то я готов на них ответить // (предложение) Вы (обращаясь к С.) привели такую информацию / 6 суток выгружали вагон // Это несерьезное обвинение в адрес порта // Это не обоснованно // Мы даже коммерчески рискуем // Такая информация / значит была такая задача // С точки зрения защиты порта / 3 района / возможности достаточно // 12 вагонов в день // 3 станционных места для обслуживания вагонов // Все понимают основную проблему / это неспособность железной дороги // Начиная с ноября перевозок стало больше // К этим перепадам железная дорога не готова // Морской порт каждый год расширяет свои возможности // Ни одного пути / который позволял бы маневрировать / не построено…

Затем директор Ассоциации экспедиторов на правах хозяина снова занимает активную позицию – благодарит, задает вопрос:

Поактивнее //… Больше нет вопросов к Сергею Николаевичу? Большое спасибо // Слово предоставляется Свердлову М. Ю. …

В процессе обсуждения участники совещания задают вопросы, запрашивают информацию, подтверждают, уточняют ее, принимают ее к сведению. Четкое распределение обязанностей и их выполнение способствуют коллегиальной работе. Выступление участников может прерываться только ведущим с требованием соблюдения регламента при уклонении от темы выступления или превышении временны́х рамок. Остальные участники совещания не могут перебивать выступающих и вмешиваться в их монолог. В конце совещания ведущий подводит итоги и прощается с участниками совещания.

В ходе делового совещания нередко возникают ситуации, нарушающие установленную очередность событий. В этих случаях ведущий в начале совещания объявляет обо всех изменениях в повестке дня. Приведем фрагменты таких совещаний.

1. Ведущий. – Здравствуйте // Так / ну / давайте / может быть / ждать не будем / поскольку народ задерживается / по каким причинам / не знаю // Я знаю / у нас Юрий Васильевич торопится / у него дальше еще деловые встречи / поэтому я хотел бы изменить немножко повестку дня и сначала слово предоставить Юрию Васильевичу по вопросу о судебной практике по налогу на добавленную стоимость для экспедиторских стивидорных компаний…

2. Ведущий. – К сожалению / я не вижу компании «СТМ» / никого // Представитель «Эксперта» здесь // Тогда начнем с вас // Представьтесь / пожалуйста…

4.6. Оперативное деловое совещание

В управленческой коммуникации широко распространена практика проведения оперативного, или, иначе, селекторного, делового совещания. Цель такого совещания, как уже было отмечено выше, получение руководителем информации о текущем состоянии дел на производстве, в компании, организации. Селекторное совещание всегда проводится в одно и то же время. Участники такого совещания не имеют возможности видеть друг друга, общение осуществляется с помощью специальных технических средств.

Оперативные работники совещания обеспечивают подачу информации снизу вверх по схеме управления. Участники сообщают ведущему сведения о ходе дела на местах. Доминирующая роль на таком совещании отведена руководителю подразделения, организации, именно он выполняет роль коммуникативного лидера. Получив от участников необходимую информацию, ведущий выявляет наличие «слабых мест», наметившееся отставание, причины задержки выгрузки, возникшие недоразумения. И по возможности на совещании руководитель добивается оказания необходимой помощи, дает новые поручения, с тем чтобы выдержать заданные сроки выполнения поставленных производственных задач. Например:

В ходе оперативного совещания не бывает докладов и длительных выступлений, а осуществляется обмен мнениями. Селекторное совещание не требует ведения протокола и наличия повестки дня, поскольку основные коммуникативные цели такого совещания – получение текущей информации и ее оценка.

Итак, деловое совещание – это эффективный способ коллективного речевого взаимодействия, протекающий публично в определенной коммуникативной ситуации и имеющий установку на достижение конкретных, заранее поставленных целей. Деловое совещание занимает особое место в жанровой системе делового общения, поскольку обладает специфическими характеристиками: социальными, психологическими и собственно лингвистическими, и этим существенно отличается от других жанров и форм делового общения.

Вопросы для самоконтроля

1. Какова специфика жанра делового совещания?