Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

Так что, если вы фанат слайдов, будьте аккуратны. PowerPoint может убивать. И даже если вы никого не убьете, то его излишнее использование может привести к тому, что ваши коллеги захотят убить вас.

Когда я встречаю клиента с мутным взглядом фанатика PowerPoint, я всегда рекомендую три вещи:

1. Используйте слайды в качестве поддержки, но не повторяйте на них то, что вы говорите.

2. Используйте картинки, где это возможно, с минимумом текста (если он вообще понадобится).

3. Если вам нужен PowerPoint для того, чтобы вы ничего не забыли, а не для того, чтобы аудитории было легче воспринимать, тогда поверните проектор так, чтобы слайды отображались на задней стенке. В таком случае вы видите свой проект, а аудитория видит вас.

Вы даже можете попробовать восхитительно простую технику, которая поможет превратить презентации PowerPoint в настоящие представления, называемые «печа-куча». Разработанная парой пресытившихся PowerPoint программистов из Токио, Марком Дитхэмом и Астрид Клейн, «печа-куча» (что по-японски значит «болтовня») позволяет докладчику выложить все свои аргументы, используя лишь 20 слайдов. Ничего особенного, подумали вы. Фишка в том, что каждый слайд автоматически запрограммирован на 20 секунд. Если вы не укладываетесь во время, слайд все равно переключается. Это делает презентацию очень энергичной, аудитория наслаждается не только содержанием доклада, но и напором докладчика. Кроме того, в любом случае презентация займет 6 минут 40 секунд – даже если болтун еще лопочет.

Если вы интересуетесь свежими идеями о том, как обмениваться информацией, то продолжайте чтение.

Что мы делаем на информационных встречах?

Информационные встречи часто выходят менее интересными, чем они могли бы быть. Причина – в скучном способе обмениваться информацией.

Основные способы обмена информацией определяются:

• социальным статусом в компании (у кого выше, тот и начинает);

• громкостью (самый громкий выигрывает);

• случайностью (создается «обычный» чат, где все общаются и надеются узнать необходимую информацию).

Когда я проверял в последний раз, я записал 27 вариантов обмена информацией на информационной встрече. Вот десятка лучших. Я не считаю, что какой-то из этих способов лучше других, и рекомендую использовать каждый раз новый способ. Тогда уж точно самая рутинная встреча не покажется заурядной.

Мой друг тренер Ричард Джейкобс (www.yesindeed.com) знает по-настоящему интересный способ обмена информацией в начале командной встречи. Ричард говорит, что астрономы, где бы они ни были, могут видеть только «свой» кусочек ночного неба. Чтобы увидеть полную картину, им необходимо делиться информацией. Ричард в начале встречи просит каждого участника поговорить немного про свой «кусочек неба». Этот способ отлично работает для обмена информацией и укрепления связей между собравшимися.

На что стоит обратить внимание

На по-настоящему хорошей информационной встрече не делятся второстепенной информацией, ведь ею можно обменяться по-другому (с помощью электронной почты, телефона и т. д.). Хорошая встреча не превращается в:

Этот способ годится только для тех коллег, которые слишком заняты или слишком ленивы и потому не могут прочесть доклад заранее. Только их и надо кормить с ложечки.

То есть медленное изложение информации, которую слушатели могли почерпнуть в другом месте, – только для того, чтобы показать, насколько вы хорошо владеете материалом.

Разговоры ради разговоров. Если вы или ваши коллеги любите наслаждаться звуками собственного голоса, купите-ка диктофон. Тем более он есть в большинстве смартфонов. Запишите себя, когда вы толкаете умную речь, и слушайте в свободное время в машине или в самолете. Но не тратьте наше время.

То есть повторное прокручивание информации, которую работники уже знают. В 1980-х Уильям Титас и Гарольд Стассер, два психолога из США, которые изучали коммуникацию в группе, выяснили, что большая часть того, что обсуждается на встречах, уже была известна членам группы. Переработку вторсырья ораторы затевали не потому, что заботились об охране окружающей среды, но чтобы укрепить свои позиции в группе. В этом больше политики, чем обмена информацией.

Используя этот способ, можно заставить аудиторию увязнуть в деталях, зато вы ослепите всех своим знанием предмета.

Очень часто путают два понятия: «Я хочу поделиться информацией» и «Я хочу высказать свое мнение». Чаще всего это происходит у начальства.

Это ловкий способ неверного использования информационной встречи, который серьезно подрывает организационную культуру. Вот как это работает. Босс говорит: «Давайте дополнять друг друга, тогда мы узнаем, что происходит». Чего он хочет добиться на самом деле: «Я притворюсь, будто делюсь информацией, но на самом деле вытяну ее из вас, и тогда я буду выглядеть отлично перед своим боссом». Это может разок и сработать, но как только до всех дойдет, что происходит на самом деле, люди перестанут выдавать важную информацию.

Дискуссионная встреча

«Кто будет мамонта на обед?»

Присяжный № 8: Я просто хочу поговорить

Присяжный № 7: Да о чем тут говорить? Одиннадцать человек здесь считают, что виновен он. Никто, кроме вас, даже не сомневается…

Присяжный № 8: Я не пытаюсь повлиять на ваше мнение. Дело в том… Мы ведь говорим о чужой жизни. Мы же не можем решить в пять минут. Неужели вы не допускаете, что мы можем быть не правы?

Присяжный № 7: Допустить, что мы не правы? А может, это здание свалится мне на голову! Предположить можно все что угодно!

Присяжный № 8: Вот тут вы правы.

«Двенадцать рассерженных мужчин» (MGM, 1957)[38]

Зачем нужны дискуссионные встречи?

В классической судебной драме «Двенадцать рассерженных мужчин» присяжный № 8, которого играет Генри Фонда, утверждает, что он просто хочет поговорить, но на самом деле он хочет подискутировать.