Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

Информационная встреча

«Эй, ребята, я только что видел мамонта!»

Информационные встречи называются по-разному – презентации, совещания, сводки новостей, брифинги и т. д.

Их основная функция – обмениваться необходимой информацией. На протяжении всей истории человечества такой обмен происходит намного более эффективно в группе, нежели один на один. Средневековые горожане собирались на рыночной площади, чтобы послушать объявления и важные новости. Сейчас, когда информация доходит до нас в письменном виде, в звуковом и видеоформате, не столь важно встречаться, чтобы узнать, что Столетняя война только что началась или что Черная Смерть нанесет визит в следующую среду.

Теперь, когда у нас хватает средств, чтобы следить за последними новостями, мы можем и должны быть очень разборчивы в вопросе, когда проводить информационные встречи и зачем.

Зачем нужны информационные встречи?

«Информация – не знание», – сказал Эйнштейн, имея в виду, что информация сама по себе не столь важна. Слово «информация» предполагает «формирование», и я бы предположил, что в этом и заключается основной смысл встречи: сформировать данные (сырые, объективные факты) в смысл. Или, другими словами, настоящая информационная встреча создает в вашей организации общее понимание.

В век переизбытка информации такие встречи будут проводиться все чаще и чаще и будут переполняться второстепенными деталями. Поэтому важно понять цель встречи и включать только необходимую информацию.

Кроме того, помните, что на встрече делятся многими видами информации.

Данные – это лишь один ее вид. Когда люди собираются, чтобы послушать своих боссов и коллег, которые делятся информацией, они обращают внимание не только на то, что сказано, но и на поведение, тон, энергию, на язык тела тех, кто говорит. Как вы делитесь информацией, влияет на восприятие информации.

«Наш бизнес прогорает», – говорит директор с потной верхней губой, и аналитики понижают рейтинг ААА компании.

«Настали нелегкие времена, действительно нелегкие», – говорит бьющийся за свое дело предприниматель с блеском в глазах и получает легкие денежки.

Если вы считаете, что самое главное в информационной встрече – просто проинформировать, подумайте-ка еще разок. На самом деле вы делитесь информацией, чтобы:

• создать атмосферу доверия;

• дать четкие указания;

• выявить опасность;

• команда или компания стала успешнее.

Кто должен быть на информационной встрече?

Очень сложно не приглашать людей на встречи, если они уже привыкли их посещать. Это я называю «Синдромом дядюшки Вернона».

Такой есть в каждой семье. Он скучный, грубый и источает легкий запах пестицидов, но, тем не менее, как-то так выходит, что вы никак не можете не пригласить дядюшку Вернона на свадьбу.

Чтобы уточнить, кого нужно пригласить на информационную встречу, задайте сами себе четыре вопроса:

• С учетом цели собрания, какая информация является для вас ключевой? (Подчеркиваю: ключевой.) То есть без чего нельзя обойтись и какой информацией можно поделиться только в формате встречи?

• Кто непременно должен это знать? И кто должен получить информацию в первую очередь, т. е. не может быть проинформирован после встречи ее участниками?

• Почему это так важно для вас, для них и для дела?

• Какие грозят потери, если встреча не состоится?

Информационный туризм

Те самые люди, которые обычно жалуются на переизбыток совещаний, часто ходят на информационные встречи, ведь «надо узнать, что вообще происходит».

Информационный туризм – ныне частое явление в организациях, не в последнюю очередь потому, что сохраняется мнение: «знание – сила». Убедитесь, что те, кого вы приглашаете на информационную встречу, действительно нуждаются в ней, а не просто почувствуют себя важнее оттого, что там побывают. Выдайте им одну из тех VIP-карточек, которые я рекомендовал напечатать выше, и отошлите их туда, откуда они пришли.

Где и когда стоит проводить информационные встречи?

Важно решить, будет ли эта встреча для ввода данных или для вывода, то есть должны ли участники получить информацию или же вы хотите получить информацию от них.

«Вводные» встречи обычно длятся недолго. Если вы заметили мамонта и хотите поделиться этим с коллегами, вам всего-навсего нужно собрать их вокруг себя и сказать им об этом. Информационную встречу такого типа можно провести за несколько минут.

Если вы хотите собрать информацию от работников, организуйте форум: пусть лучше все сидят в кругу, чем формальными рядами. Это упростит обмен информацией.

Давайте-ка поговорим минутку о PowerPoint

Главный вопрос, который вы должны задать самому себе: «PowerPoint – да или нет?» А если «да», тогда «Как часто его использовать?». PowerPoint – классический пример программы, которая сберегает рабочее время и заставляет нас больше работать.

PowerPoint был разработан для Mac (что удивительно) взамен трудоемких слайдовых презентаций, над которыми люди корпели раньше. Программа и сработала, и не сработала. Сейчас стало намного, намного проще делать слайды. Теперь слайдов МИЛЛИОНЫ, и они застопоривают продвижение работы.

Эдуард Тафт – ученый-политолог, который обожает информационные графики, а вот PowerPoint – его кровный враг. Вот его основные (конечно же, не все!) нарекания к этой программе, и с ними не поспоришь:

• Эта программа нужна скорее для самоубеждения презентующего, чем для обучения аудитории.

• Она заставляет аудиторию воспринимать информацию в линейной последовательности, а вот если раздать печатный материал, читатели могут листать его и соотносить элементы в свободном порядке.

• У этой программы не самый лучший дизайн и…

• она поощряет упрощенное мышление.

Тафт зашел еще дальше: по его мнению, именно PowerPoint и его неправильное использование в NASA стал и главной причиной срыва запуска космического корабля «Колумбия». Ученый считает: миссия сорвалась оттого, что главная инженерная информация находилась в маленьких под-под-под подписях внизу слайда вместо его центра.

Так что, если вы фанат слайдов, будьте аккуратны. PowerPoint может убивать. И даже если вы никого не убьете, то его излишнее использование может привести к тому, что ваши коллеги захотят убить вас.