Организация работы совета директоров: Практические рекомендации - Коллектив авторов

2.2. Жизненный цикл проекта – промежуток времени от момента появления проекта до момента его завершения. Жизненный цикл проекта состоит из стадий, фаз и этапов реализации проекта. Стадии, фазы и этапы реализации проекта, как правило, выполняются последовательно и завершаются получением промежуточных результатов (достижением промежуточных целей) проекта (вех) и состоят из логически связанных задач проекта.

2.3. Задача (пакет работ) – ряд логически связанных работ, завершающихся получением определенного результата; в комбинации с другими задачами образуют этап проекта.

2.4. Работа – краткосрочное действие, выполняемое единичным ресурсом или группой однородных ресурсов.

2.5. Контрольное (ключевое) событие (веха проекта) – важный результат или событие проекта, необходимое для достижения цели проекта.

2.6. Состояние (статус) проекта – характеристика степени завершенности проекта. Используются следующие состояния проектов: инициируется, планируется, выполняется, приостановлен, отменен и закрыт.

2.7. План-график реализации проекта (далее – План-график) – документ, содержащий календарный график и ресурсный план реализации проекта. План-график, утвержденный на этапе планирования проекта, называется базовым. План-график на момент проведения план-факт анализа называется актуальным.

2.8. Календарный график (расписание) реализации проекта – календарный график, отражающий планируемые сроки выполнения фаз, этапов, задач (пакетов работ) и даты наступления контрольных событий (вех) проекта.

2.9. Ресурсный план реализации проекта – план, определяющий перечень человеческих (трудовых) ресурсов, а также их планируемую загрузку в привязке к этапам, задачам и работам календарного графика проекта.

2.10. Загрузка – рабочее время сотрудника, в течение которого его планируется привлечь для выполнения работ по проекту.

2.11. Трудозатраты – мера оценки затрат труда сотрудника. Трудозатраты измеряются в человеко-часах (один человеко-час соответствует часу фактической работы одного человека) или в человеко-днях (один человеко-день соответствует работе одного человека в течение одного рабочего дня вне зависимости от установленной продолжительности рабочего дня).

2.12. Бюджет проекта – план, в котором в денежном выражении определяется планируемая потребность проекта в ресурсах (стоимость оборудования, материалов и комплектующих, стоимость работ по договорам подряда, трудозатраты в денежном выражении и др.), необходимых для получения запланированных доходов (выручки) проекта. Для целей управления проектом применяется Бюджет доходов и расходов (БДР). Бюджет проекта, утвержденный на этапе планирования, называется базовым. Бюджет проекта на момент проведения план-факт анализа называется актуальным.

2.13. Мониторинг – это непрерывный процесс наблюдения за определенными параметрами (Показателями) проекта (объекта мониторинга) и их регистрация (учет) по определенным правилам (критериям). Информация, собранная в процессе мониторинга, используется для последующего анализа на предмет выявления несоответствий (Отклонений), определения причин их возникновения и разработки предложений по их устранению (результаты мониторинга). Результаты мониторинга используются для последующей подготовки корректирующих и упреждающих действий (мероприятий). Мониторинг как система является иерархической структурой. Ступень иерархии системы мониторинга называется уровнем мониторинга. Различают следующие уровни мониторинга: стратегический, тактический, оперативный и операционный. Каждый уровень мониторинга характеризуется горизонтом мониторинга и периодичностью (дискретностью) мониторинга.

2.14. План-факт анализ – инструмент экономического анализа, сутью которого является периодическое (регулярное) сопоставление запланированных Показателей с фактически достигнутыми, оценка и анализ выявленных Отклонений и разработка мероприятий по их корректировке.

3. Принципы проведения план-факт анализа

3.1. Основными принципами проведения план-факт анализа являются:

• регулярность;

• полнота охвата;

• объективность результатов;

• результативность анализа.

3.2. Регулярность. План-факт анализ должен проводиться на регулярной основе, но не реже одного раза в две недели (рекомендованная периодичность – еженедельно).

3.3. Полнота охвата. План-факт анализ должен проводиться комплексно по ключевым Показателям применительно ко всем незавершенным фазам / этапам / задачам / вехам проекта (в зависимости от требуемого уровня мониторинга).

3.4. Объективность результатов. В ходе проведения план-факт анализа вычисляются Отклонения по всем Показателям, а также интегральное Отклонение.

3.5. Каждое Отклонение имеет количественное и качественное измерение.

3.6. Количественное измерение Отклонения (уровень Отклонения) выражается в относительных единицах (%) и вычисляется по общей формуле

3.7. Качественное измерение Отклонения (степень Отклонения) может иметь одно из следующих значений: нет; несущественное; существенное; критичное. Определенное значение степени Отклонения соответствует определенному интервалу значений уровней Отклонений. Интервалы зависят от Показателей и могут меняться в зависимости от фазы проекта (таблица 1).

3.8. Интегральное Отклонение (интегральная степень Отклонения) вычисляется по следующей формуле:

где СО по срокам – степень Отклонения по срокам реализации проекта;

СО по расходам – степень Отклонения по бюджетным расходам (фин. затратам);

СО по трудозатр. – степень Отклонения по затратам человеческих ресурсов (трудозатратам);

СО по МТР – степень Отклонения по затратам МТР;

СО по результатам – степень Отклонения по достижению результатов проекта (вехам);

pс – вес Отклонения по срокам реализации проекта [0–1];

pр – вес Отклонения по бюджетным расходам (фин. затратам) [0–1];

pтз – вес Отклонения по затратам чел. ресурсов (трудозатратам) [0–1];

pмтр – вес Отклонения по затратам МТР [0–1];

pв – вес Отклонения по достижению результатов проекта (вехам) [0–1].