Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

Золотую середину между структурой и свободой отыскать непросто – а нам требуется и то и другое, – и каждый организатор или руководитель собрания ищет ее по-своему.

Если вам непременно нужен монтажный лист, вспомните, что даже у Шекспира ремарки подсказывают лишь, кто что говорит и в каких обстоятельствах. Жизнь в такой манускрипт вдохнет только личный опыт.

Если вы присели за стол или бродите по комнате, продумывая план собрания, сразу представьте себе три четкие возможности:

• план полностью прописан;

• план полностью сымпровизирован;

• план отчасти прописан, отчасти сымпровизирован.

Полностью прописанный план

Вошло в обычай полностью прописывать план крупных мероприятий, таких, как презентация для акционеров или старт продаж. На мой взгляд, выходит нечто похожее на церемонию вручения «Оскара» – не из этой жизни. Шутки отрепетированы, эмоции из крана, паузы подогнаны под рекламу. Естественно, при таком количестве самостоятельных элементов требуется некий общий сценарий, которого придерживались бы все участники, но нельзя ли понаделать в этой жесткой структуре дырок для воздуха?

Импровизация от и до

А вот так чаще всего выглядят наши собрания, особенно когда мы являемся, не подготовившись и даже толком не зная, кто еще придет и зачем.

Среди собратьев-импровизаторов распространена игра «Ура, ты пришел». Исполнитель безо всякой подготовки является на коктейль, где его ждут посвященные в курс дела коллеги, и должен по их реакциям угадать, кто есть кто и что у кого на уме.

Люди прекрасно умеют импровизировать. Мы этим всю жизнь занимаемся. Иногда мне хочется напомнить это зрителям, которым наша затея выступать без сценария кажется странной и даже чуточку страшноватой.

Проблема (или преимущество) подлинной импровизации заключается в том, что вы сами не знаете, к чему придете. Золотое правило театральной импровизации – принимать все происходящее и основывать свои реплики на нем. Если при вас заговорят о викторианских пароходах, Евровидении или дантистах для динозавров, вы, как импровизатор, должны подхватить и развить тему. Шоу в результате получается занимательное, а вот собрание так недолго и прикончить. Начнете с цифр продаж, незаметно соскользнете к болтовне насчет кадров, а там уже не далеко до сплетни о Стиве и жалоб НА ВСЕ ЭТО.

Отчасти прописанный, отчасти импровизированный план

Для большинства собраний отыщется такой промежуточный путь между крайностями, между излишней жесткостью и опасной шаткостью, который позволит создать структуру и обеспечить собранию ясную направленность, но вместе с тем оставить ему свободу дышать. Этот подход используют в большинстве ток-шоу, в радио– и телепрограммах, посвященных обсуждению какой-либо проблемы.

Кое для кого ключ к удачному собранию – четкий список пунктов. Но я скажу так: составляйте ваш список, но следуйте не за ним, а за ТЕМ, ЧТО ПРОИСХОДИТ. Если уткнетесь в список и перестанете замечать, что творится в конференц-зале, уподобитесь лыжнику, который вздумал бы скатиться с горы, читая на ходу пособие для начинающих лыжников.

Ведущий Джонатан Миллер как-то раз брал интервью у знаменитого скрипача Давида Ойстраха и спросил его, что важнее – ноты, то есть творчество композитора, или исполнение, то есть творчество самого музыканта. Ойстрах бросил на рояль ноты Бетховена, приложил ладонь к уху и с усмешкой ответил:

«Я ничего не слышу».

То есть прекраснейшие ноты, написанные или напечатанные на бумаге, сами себя не сыграют – они оживут под руками музыканта. Пусть и ваш список дел станет нотами, которые вы вдохновенно исполняете, – и вы получите верный рецепт собрания.

С отвагой глядеть в будущее

Способность воображать грядущие события удивительна и, как я понимаю, присуща исключительно человеку. Хотя некоторые животные тоже могут выходить за пределы настоящего и предчувствовать будущее, вроде бы никто из четвероногих не берется устроить праздник-сюрприз.

Я не задумывался над этим, пока один мой друг, Уильям Кендэлл, успешнейший бизнесмен, человек очень изобретательный в коммерческой сфере, не попросил меня спланировать его свадьбу. Уильям способен одним взглядом охватить и проанализировать огромную таблицу с прибылями и убытками, но не мог представить себе варианты своей свадебной церемонии. Я начал с того, что предложил ему несколько возможностей – скажем, музыкантов туда, приглашенных сюда, – и он сразу же меня остановил:

«Ты это видишь?» – спросил он.

Отчасти благодаря моему театральному прошлому, отчасти благодаря практике, я действительно могу мысленно «увидеть», как разворачивается то или иное мероприятие, и даже могу рассмотреть его под разными углами. Проецируя на внутренний экран различные варианты будущего, конечно, гораздо удобнее планировать собрание.

Но ни в коем случае нельзя путать то, что «должно произойти», и то, что происходит на самом деле. Мы проецируем – скорее в интеллектуальном, чем в кинематографическом смысле – свои надежды и страхи в будущее. Можем пересолить с пессимизмом или, напротив, преисполниться никчемной уверенности. Сами знаете, в какую из этих крайностей бизнес впадает чаще.

Пессимизм проявляется в сценариях, подсказанных страхом. Решения насчет будущего мероприятия принимаются с учетом того, что «они» будут недовольны – собранием, вами или и тем, и другим. При таком подходе складывается предельно осторожный план проведения собрания, все творческие идеи отбрасываются, потому что «никто на это не пойдет», «это не сработает» и так далее, – найдется полно самооправданий, лишь бы защитить себя от угрозы, снизить риск.

Это знакомо организаторам шоу: чем более они дорожат любовью публики, тем больше страшатся неодобрения.

Страх не хуже бензина

Если уж следует чего-то бояться, так бойтесь застрять на полпути. Залейте этот страх в бак вместо бензина и делайте что-нибудь.

Я еще только начинал проводить мероприятия для бизнесменов, когда из опыта усвоил неоднократно с тех пор пригодившуюся мне истину: чем мужественнее мужчина, тем с большей готовностью он наденет дамское платье.

Мы проводили шумную вечеринку для поднятия командного духа среди служащих высшего звена. Для полного сближения мы предложили им сыграть в оркестре R&B, но нам не хватило одной бэк-вокалистки. Так, может, переодеть гендиректора? «Никогда в жизни, – сказали нам. – Даже и не думайте, он ни за что не согласится». Но мы на всякий случай прихватили с собой красное бальное платье для роковой красотки – в точности по размеру гендиректора, со множеством липучек, чтобы легко надевать и снимать. И скажу одно: директор, отлично понимавший, зачем мы затеяли все это и почему так важно подать пример командного духа, тут же надел это платье. И серьги нацепил.