Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл

Современный человек проводит немало времени перед телевизором, созерцая передачи и фильмы со спецэффектами – реальнее реальности, – тщательно проработанными и снятыми за немалые деньги. Мы сделались уже не просто потребителями массмедиа – гурманами. Глаза и уши все подхватывают и сортируют. Ожидания завышены, разочарование караулит за углом.

Учтите это при подготовке теле– или веб-конференции. Было время – только флагманам индустрии требовалась особая подготовка в области коммуникационных технологий. Теперь эти технологии повсюду. Мы все участвуем в теле– и радиопередачах (что такое YouTube, если не самодеятельное телевидение?), и нам пора совершенствоваться в этой игре.

Конечно, вы уверены, будто обладаете природным обаянием Джорджа Клуни или Мерил Стрип и что это обаяние безо всяких усилий само собой передастся зрителям через посредство веб-камеры. Увы, Джордж и Мерил основательно работают над собой, чтобы добиться «природного обаяния» – придется поработать и вам.

Готовим сцену

В этой ситуации еще большее значение придается контексту. Участники телеконференции находятся в слепом полете, их единственным органом восприятия становится слух. Чтобы общение состоялось, люди должны понимать, на каком этапе находятся, кто рядом с ними и куда они идут. Дикторы, ведущие теленовостей и диджеи владеют искусством деликатно взять слушателя за руку и повести его в это путешествие – с закрытыми глазами, но с открытыми ушами.

«Спасибо, мистер Натт. С нами был министр транспорта, Джон Натт высказал свое мнение по поводу недавнего кризиса. Теперь мы ждем на “Авторадио” ответа миссис Дженевьевы Болт. Она – мэр города, оказавшегося на пути гигантского нового шоссе. Но прежде чем мы начнем разговор, напоминаем: нам важно ваше мнение, звоните нам сейчас на 123 4567 890».

На тренингах по виртуальным встречам мы активно поощряем клиентов вести телеконференции в режиме «звонка в студию». Представляете, насколько возрастает энергетика самого заурядного телефонного разговора, если вообразить, будто его слушает радиоаудитория. Когда я сам участвовал в радиоинтервью или музыкальных передачах, я ощущал, как мой пульс ускоряется при виде красного сигнала «Эфир». С виду – приятельский разговор с ведущим, но внутренняя концентрация достигает 110 %. Шанс пообщаться с миллионами – и шанс осрамиться прямо перед ними – удивительным образом способствует сосредоточенности. Эту энергию можно направить в русло телеконференции, и это будет бомба!

Руководите разговором

Даже в разговоре лицом к лицу важно, кто его ведет, а кто остается ведомым, тем более это важно в заочном разговоре. При наличии нескольких собеседников, тем более в разных временных зонах, кто-то должен дирижировать разговором, иначе это будет зря потерянное время – тогда уж лучше поскорей положить трубку.

Совет контролировать разговор у многих вызывает протест.

– С какой стати все усложнять? – ворчат клиенты. – Разве нельзя разговаривать нормально, естественно, самим себя организовать?

Можно-можно, однако представьте себе крупный аэропорт, где рейсы начнут самоорганизовываться. Замечательно естественно. Естественно, как смерть.

Роль руководителя виртуального разговора вполне можно сравнить с обязанностями диспетчера авиатранспорта. Моя коллега Мишель называет его «диспетчером голосовых сообщений».

Мой опыт пилота-любителя свидетельствует о том, как легко заблудиться на высоте и сколь спасительным будет голос авиадиспетчера, который назовет тебе твои точные координаты, предупредит о самолетах, пролетающих впереди и сзади, под тобой и в верхнем эшелоне. Пилотам не полагается изливаться в эмоциях, но я готов был расцеловать того прекрасного профессионала, который однажды утром услышал мой панический вопль. Погода испортилась, горючее заканчивалось, я отчаянно высматривал Оксфордский аэропорт. Карта говорила: я на месте. То же самое подтверждал навигатор. Но я не видел, не видел аэродрома.

«Чарли Браво[28], мы точно под вами! – без намека на сарказм произнес бодрый голос. – Гляньте вниз».

Кто бы ты ни был, безымянный диспетчер, спасибо, что не стал смеяться надо мной, хотя я вполне заслужил издевку.

Итог: теле– или видеоконференция без руководителя уподобится движению на забитой трассе в густом тумане. Не зная толком пути, вы будете обречены либо на долгое ожидание и стресс в пробках, либо на аварию.

Аудитория слышит и видит АБСОЛЮТНО ВСЕ

Видеоконференция и ее старший братец, самоуверенное телеприсутствие[29], гордятся интерфейсом, который превращает заочную встречу почти что в реальную. Один мой клиент обустраивал зал с программой Virtual Presence так, что его стол для заседаний делился пополам огромным, во всю стену, экраном и продолжался такой же половиной стола – то есть изображением стола, – за которым его партнер сидел на другом конце света. Весьма наглядный способ создать иллюзию, будто собеседники находятся в одной и той же точке пространства и времени. Беда в том, что Technicolor показывает все: если вы на миг заскучаете, зевнете – это увидят все. Если прикрыть глаза, если исподтишка заглянуть в свой BlackBerry – тоже попадешься. Работает эффект усиления, все воспринимается отчетливее, чем в жизни. Известное исследование Хертфордширского университета в 1990-х показало, что радиослушатели быстрее и точнее улавливают вранье, чем телезрители. Видимо, когда одно чувство (зрение) отключается, другое обостряется.

Так что будьте бдительны. Вы-то думаете, никто не заметит вашей небрежности, если во время телефонного разговора вы приметесь выводить каракули или проверять почту, но – заметят. Разговаривая по телефону, представляйте себе, что за вами следят, и ведите себя соответственно.

Иными словами…

Не прячьтесь за технологиями

У каждого такое случалось: наорешь на обогнавшего тебя водителя, чувствуя себя в полной безопасности – каждый в своем автомобиле, и мы никогда не увидимся, – а потом поравняешься с ним на ближайшем светофоре, и так станет неловко! Расстояние спускает хамство с цепи, а при общении лицом к лицу дерзость мгновенно испаряется. Так вот: не говорите по телефону того, что не готовы сказать человеку в лицо.

Свет! Камера! Мотор!

В Лондоне я посещаю деловой клуб, члены которого уже привыкли к моему обыкновению бродить по разным помещениям в поисках подходящего фона и уровня шума для видеозвонка по скайпу.