Как организовать, раскрутить и продать собственное мероприятие - Денис Сыч

Тренинг

Тренинг проводят с 10:00, 11:00 или 12:00. Продолжительность – 6, 8, 10, 12 часов. Суббота, воскресенье – ВИП-пакеты.

Тренинг предполагает работу с небольшой группой (в среднем до 50 человек, в редких случаях – до ста) и продается на бесплатном мастер-классе. Тренинг может включать несколько индивидуальных консультаций один на один с тренером.

Тренинг – это метод активного обучения, в отличие от семинара. Он направлен на закрепление определенного навыка и предполагает тесное взаимодействие с тренером. И здесь именно работа тренера играет решающую роль. Его задача – информировать, направлять, исправлять ошибки учащегося. Знания и навыки, полученные на тренинге, должны быть воспроизводимыми, а результаты учащихся – очевидными (измеряемыми). Тренинг является достаточно востребованной формой обучения, особенно если цель – не только получение новой информации, но и применение полученных знаний на практике.

Конференция

Конференция проводится с 10:00, 11:00 в течение целого дня в выходные либо вечером (см. подраздел «Вечерний семинар»). Предполагается выступление нескольких спикеров. Особенностью этого формата является то, что все продукты участвующих спикеров продаются на конференции с большой скидкой.

Конференция – это собрание представителей определенного бизнес-направления с целью обмена опытом. Как правило, обсуждаются результаты сотрудничества, проблемы, возникающие при реализации тех или иных бизнес-идей, пути решения этих проблем, а также инновационные технологии рекламы и маркетинга. Дополнительные возможности: обмен контактами, привлечение новых партнеров, приватные беседы.

Такие собрания обычно проводятся в специально оборудованных конференц-залах с использованием проекторов, экранов, системы синхронного перевода и пр.

Воркшоп

Воркшоп. Время проведения с 18:00, 19:00 или 20:00 с понедельника по четверг, в субботу – в 13:00 (лучшие дни – вторник и четверг). Это учебное мероприятие высокой интенсивности, направленное на освоение и закрепление каких-либо навыков. Эффективность процесса определяется активностью самих участников, которые тренируются в группах по три – пять человек. Задача тренера – направлять, подсказывать, исправлять ошибки, одним словом – контролировать.

Теоретические вкрапления, как правило, минимальны. В фокусе внимания – именно самостоятельная работа и интенсивное групповое взаимодействие. Акцент делается на получении динамических знаний. Участники могут самостоятельно определять цели обучения. Они разделяют с ведущим ответственность за течение учебного процесса.

Продолжительность воркшопов различна. Иногда проводятся мини-воркшопы, длящиеся всего 1 час, иногда – недельные, но стандартный вариант – два-три дня по 2–4 часа.

Важнейшее качество любого воркшопа – многообразие. Правильно организованный воркшоп предполагает совокупность различных методов, которые активизируют участников, делая их не просто слушателями, а непосредственными действующими лицами процесса.

Место проведения мероприятия

У хорошего организатора всегда есть список залов для проведения каких угодно мероприятий – на 5, 10, 100, 1000 человек.

В качестве места проведения мероприятий используются:

♦ специализированные конференц-залы;

♦ гостиничные конференц-залы;

♦ бизнес-центры;

♦ кинотеатры;

♦ университеты;

♦ арт-галереи (картинные галереи);

♦ дома культуры;

♦ консерватории;

♦ театры.

Выбор места определяется спецификой и тематикой мероприятия, бюджетом, масштабностью.

Это должен быть не просто конференц-зал, находящийся где-либо, а зал в центре города. Если речь идет о Москве – помещение в районе Садового кольца, если о Санкт-Петербурге – в районе Невского проспекта. Желательно, чтобы здание, в котором вы организуете мероприятие, располагалось как можно ближе к станции метро: 5, 10, максимум 15 минут ходьбы.

Подбирать зал необходимо заранее. Недопустима ситуация, когда вы в пятый раз набираете номер телефона, вам отвечают, что на сегодня занято, а в вашем списке больше не осталось вариантов. В итоге вы заказываете дорогой, неудобный, неуютный зал просто потому, что другие на это время забронированы.

Такие, на первый взгляд несущественные, мелочи могут очень сильно навредить вашей репутации и испортить настроение посетителям мероприятия. Помните также о том, что люди могут попросту потребовать деньги назад и покинуть помещение.

В зале, отведенном под мероприятие, должно быть красиво и чисто: аккуратный вход, удобная лестница или функционирующий лифт, комфортные сиденья, кондиционирование (в помещении должно быть прохладно, не более +20 °C) и обязательно хорошее освещение. Необходимо, чтобы человека, находящегося на сцене, было хорошо видно из любой точки зала. Кроме того, очень желательно наличие в помещении ритейл-зоны. Обязательно должны быть размещены указатели, чтобы посетители сразу видели, куда им идти.

Начинающие организаторы нередко оказываются не готовы к критическим ситуациям. Когда вы бронируете зал, недостаточно его просто осмотреть, следует также познакомиться со всем персоналом: администратором, электриком, охраной, звукорежиссером и т. д. У вас должны быть контактные данные всех этих людей.

Представьте, если в ходе мероприятия вдруг погаснет свет или пропадет звук, а в службе безопасности перепутают время окончания мероприятия. Такие небольшие технические неполадки могут обернуться провалом всего мероприятия.

СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ

Однажды я организовывал мероприятие довольно известного тренера в Москве. До начала семинара оставалось полчаса, а в соседнем зале как раз началась дискотека. Уже включили громкую музыку и стали впускать молодежь. Тогда пришлось пойти на хитрость: мы договорились с танцующими, а это были в основном школьники и студенты, что мы им заплатим, а они за это будут говорить всем, что дискотека отменена по техническим причинам. В итоге дискотека не состоялась из-за малого количества людей. Я веду к тому, что еще одно очень важное для организатора качество – это находчивость.

На любом мероприятии обязательно наличие так называемой ритейл-зоны. Чаще всего такая зона оформляется на отдельном столике, в специально отведенном месте. Здесь вы размещаете бесплатные полиграфические материалы: буклеты, листовки, анонсы, а также коробочные версии ваших продуктов, книги. Здесь же находится продавец-консультант. Ритейл-зоны организуют с целью формирования имиджа и повышения лояльности целевой аудитории.

Основные критерии выбора зала:

♦ близость к метро;

♦ месторасположение – центр города или близость к центру;

♦ достаточная звукоизоляция (определяется эксклюзивностью мероприятия);

♦ кондиционирование воздуха, приятная прохлада;

♦ гардеробная (актуально в осенне-зимний период);

♦ наличие нескольких туалетов;

♦ достаточное количество мест в зале;

♦ хорошее освещение;

♦ наличие столов для регистрации.

Техническое оснащение зала и подготовка к мероприятию

В зале, который вы арендовали под мероприятие, должны быть отменная акустика и хорошая аудиосистема. Перед началом мероприятия желательно поставить негромкую динамичную мелодию, чтобы присутствующие «подзарядились».

Обязательно наличие медиапроектора для прокрутки презентаций и рекламы, а также удобного микрофона. Важный момент: держать в руке микрофон с тяжелым проводом по 2–3 часа довольно утомительно, поэтому желательно иметь студийный беспроводной микрофон-прищепку. В моей практике был случай, когда один известный тренер выбрал из нескольких организаторов меня только потому, что я предложил ему такой микрофон.

Зал должен быть готов за ночь до старта мероприятия. Необходимо предусмотреть достаточное количество столов для регистрации, из расчета один стол на 50 человек.

Для проведения больших мероприятий (от 100 человек) зал следует разделить на зоны (ВИП, бизнес, стандарт). В ВИП-зоне должны быть соответствующие таблички.

Желательно наличие отдельной зоны для кофе-брейков. Предварительно подготовьте угощение – кофе, шоколад, печенье.

Ни в коем случае не забывайте о раздаточном материале: блокноте и ручке, информации с анонсом будущих мероприятий, спецпредложениях на продукты, связочном подарке (это может быть книга спикера) или несвязочном подарке (например, билет в кино).

Организатор должен прибыть за 2–3 часа до начала мероприятия, проверить работу микрофона, проектора, ноутбука (презентация), онлайн-трансляции, еще раз уточнить расписание мероприятия.

Перед началом мероприятия на входе в зал должен стоять встречающий (это может быть и сам организатор), который приветствует гостей и раздает небольшие презенты.

Оператор видеосъемки и фотограф на мероприятии