Как организовать, раскрутить и продать собственное мероприятие - Денис Сыч

Юрий Черников, Валерий Морозов, Денис Сыч

Как организовать, раскрутить и продать собственное мероприятие

Предисловие

Организация мероприятия включает в себя широкомасштабную закулисную подготовку. Тренер и организатор – это части целого. Хорошему тренеру не обойтись без опытного организатора, и наоборот, опытный организатор может реализовать свои способности в сотрудничестве с талантливым тренером. К счастью или к сожалению, гармоничный союз «двух половинок» – большая редкость. Обязательно найдутся причины, не позволяющие воплотить в жизнь грандиозное мероприятие и колоссальный потенциал причастных к его проведению лиц.

Так что же мешает вам организовать полноценный тренинг или конференцию? Вот пять наиболее распространенных причин:

♦ трудности с выбором спикера и темы мероприятия;

♦ проблемы с выбором места, технической поддержкой, необходимыми бумагами;

♦ сложности с продвижением и продажей мероприятия;

♦ отсутствие необходимых знаний и инструментов для организации прибыльного мероприятия;

♦ невозможность оценить финансовые риски.

В этой книге мы постараемся дать ответы на наиболее распространенные вопросы, возникающие как у новичков, так и у достаточно опытных участников организационного процесса.

Из первой главы вы узнаете, как организовать мероприятие: с чего начать, какой теме отдать предпочтение. Здесь же мы рассмотрим технические вопросы: аспекты подготовки зала для проведения мероприятия, нюансы сотрудничества тренера и организатора.

Вторая глава посвящена продвижению мероприятия. Реклама в социальных сетях, работа с партнерами, вирусный маркетинг и копирайтинг, а также моральная подготовка к проведению мероприятия.

Из третьей главы вы узнаете, что необходимо для успешного проведения продающего выступления.

Глава 1

Организация мероприятия

(Валерий Морозов)

Организатор – загадочный человек-невидимка, и если во время мероприятия о нем ни разу не вспомнили, значит, он выполнил свою работу хорошо.

Выбор темы для мероприятия

Новичков нередко терзают сомнения: какой теме посвятить мероприятие, как не прогадать и удовлетворить запросы целевой аудитории, какую тему купят? Чтобы точно ответить на все эти вопросы, необходимо провести тщательный анализ рынка. Однако опытные организаторы не склонны выбрасывать деньги на ветер и предпочитают ориентироваться на собственное чутье. И даже если чутье подвело, мудрому организатору под силу вытянуть бесперспективную тему из болота забвения и подать ее как самый вкусный, свежий и полезный материал.

Если вы только начали делать первые робкие шаги в этой профессии, отбросьте все предрассудки относительно того, как «надо» и как «правильно». Оглянитесь вокруг, обратите внимание на расхожие тренды, используйте модели и схемы, которые работают здесь и сейчас.

Существует несколько версий насчет того, какие темы сегодня лучше всего покупают. На основе собственной статистики мы составили рейтинг наиболее продаваемых мероприятий.

1. Первое место – бизнес-тренинги, а также тренинги, посвященные продажам. Примеры: «Как организовать собственный бизнес за неделю», «Как заработать на перепродаже недвижимости», «Как начать зарабатывать в Интернете» и т. п.

2. Второе место – профильные тренинги по таким темам, как «Постановка голоса», «Самодисциплина», «Красота», «Здоровье», «Иностранные языки», «Развитие памяти».

3. Третье место – психологические тренинги и тренинги личностного роста: «Как удачно выйти замуж», «Ваше предназначение», «Тайм-менеджмент для “чайников”».

Следует отметить, что решающую роль в продаже какого бы то ни было мероприятия играют хорошая упаковка и правильно проведенная рекламная кампания.

Пять рекомендаций начинающему организатору

1. Новичок, рьяный и целеустремленный начинающий организатор, может поступить в ученики к более опытному, помогая ему в работе безвозмездно или за символическую плату. К слову, это самый доступный способ взять старт в организаторском бизнесе.

2. Тема для организации первого мероприятия может быть любой. Помните: чем более востребована тема, тем сложнее отыскать хорошего спикера: слишком много непрофессионалов, работающих по принципу «авось прокатит».

3. Нередко довольно известные спикеры соглашаются выступить бесплатно (в рекламных целях). Таким образом, начинающий организатор может немало сэкономить на выплате гонорара. Однако для этого необходимо иметь наготове список известных спикеров с расписанием их выступлений и, конечно же, дар убеждать.

4. Оптимальная схема расчетов организатора с тренером – 50/50. При этом 50 % средств организатора могут быть частично или полностью (особенно на первых порах) использованы на организацию и рекламу, тренера эти растраты не касаются, он получает свои 50 %.

5. Если вы наработали какой-то опыт, завоевали репутацию, прославились организацией крупного мероприятия – самое время приступить к раскрутке себя. Заниматься продвижением можно через социальные сети, собственный сайт, посредством правильного взаимодействия с партнерами.

Как выбрать тренера для проведения мероприятия. Типы тренеров

Начинающие амбициозные организаторы нередко затевают масштабные мероприятия, пытаясь привлечь знаменитых тренеров и звезд. Разумеется, организация подобных крупных мероприятий приносит большие доходы, однако здесь очень важно просчитать риски и трезво оценивать собственные возможности.

Тренер класса «звезда»

Преимущества работы с известными тренерами и звездами неоспоримы. Такие люди популярны, билеты на их выступления легко продаются, они пользуются большим доверием. Помимо того, сотрудничая со знаменитостью, организатору значительно проще договориться о партнерской поддержке, спонсорстве, привлечь СМИ.

Всего одно успешно организованное крупное мероприятие послужит хорошей рекламой организатору в его дальнейшей работе, ведь именно от качества организации напрямую зависит успех мероприятия.

Однако во взаимодействии с известными персонами существуют и подводные камни. Это, прежде всего, большие финансовые риски, масса бумажной мороки, необходимость подстраиваться под график тренера, а также колоссальная ответственность для организатора, репутация которого будет испорчена в случае провала мероприятия. Кроме того, знаменитые тренеры, как правило, не работают с новичками.

При сотрудничестве с таким тренером в некоторых случаях вы можете рассчитывать на скидки при расчете гонорара. Например, если тренинг организуется в будний день, если тренер впервые в городе или проводит мероприятие в мертвый сезон (конец декабря и январь), если вы беретесь за организацию нескольких тренингов и речь идет о долгосрочном сотрудничестве.

Тренер средней популярности

У таких тренеров достаточно поклонников и своя сформировавшаяся аудитория. С ними легко договориться о дате проведения мероприятия и гонораре. Нет необходимости заводить бумажную волокиту, а в случае срыва мероприятия организатору достаточно выплатить неустойку и не беспокоиться о репутации.

К недостаткам работы с тренерами средней популярности относятся:

♦ необходимость проведения активной рекламной кампании;

♦ финансовые риски, связанные с малыми продажами билетов на мероприятие;

♦ отсутствие интереса к мероприятию у СМИ.

Малоизвестный тренер

Работу с малоизвестным тренером следует рассматривать как полигон для отработки собственных организаторских способностей. Все козыри в руках организатора: минимальные финансовые затраты, удобные даты, согласие тренера на бесплатные выступления (с целью саморекламы). А в случае успеха – перспектива роста с возможностью получить более крупные проекты.

К недостаткам работы с неизвестными тренерами относятся: малый гонорар или полное его отсутствие; риски, связанные с безответственностью тренера, его неумением продавать со сцены; слабое выступление и недовольная публика; отсутствие перспективы собрать большую аудиторию; отсутствие партнерской и информационной поддержки.

Темы и спикеры

Успешные бизнесмены (не бизнес-тренеры)

Такие люди, как правило, охотно идут на контакт и согласны попробовать себя в качестве тренера. Им зачастую просто хочется поделиться своими знаниями и идеями с аудиторией, поэтому они часто соглашаются выступить бесплатно или ради саморекламы.

Целевая аудитория бизнесмена-тренера:

♦ студенты, получающие бизнес-образование;

♦ начинающие предприниматели, желающие получить совет;

♦ бизнесмены, которые хотят стать партнерами.

Формат встречи: вечерний мастер-класс. Организацию такого рода мероприятий может взять на себя новичок, вообще не имеющий опыта.