Как организовать, раскрутить и продать собственное мероприятие - Денис Сыч

Оператор видеосъемки и фотограф на мероприятии

Для создания высококачественных рекламных материалов для будущих проектов вам понадобятся оператор видеосъемки и профессиональный фотограф. Их главные задачи: показать зал, количество людей, отразить уровень организации мероприятия, запечатлеть лучшие моменты выступлений.

Для изготовления рекламы желательно фотографировать зал таким образом, чтобы на фото создавалась видимость полного зала (особенно если людей немного). Тренера необходимо фотографировать на сцене и с аудиторией. Из отснятых материалов вы сможете сделать проморолик на 2–3 минуты.

ВИП-зона

Каким бы скромным ни было ваше мероприятие, необходимый минимум присутствующих должен составлять 20 человек.

В любом зале необходимо предусмотреть ВИП-места. При широкомасштабных мероприятиях (от 100 человек) зал делится на ВИП-зону, бизнес-зону и стандартную зону. ВИП-зона огораживается лентами, на стульях в ВИП-зоне закрепляются соответствующие (именные) таблички.

Для ВИП-посетителей должен быть предусмотрен отдельный стол регистрации, и очень желательно – отдельный вход в зал.

Под ВИП-зону обычно оборудуют первые два ряда или самые удобные места в зале. Все в этой зоне подчеркивает исключительность тех, кто за это платит. ВИП-персонам выдаются бейджи.

Кроме комфорта ВИП-клиенты должны получить больше информации, чем остальные участники. Это можно организовать во время мастер-класса на перерыве. В таком случае объявляется, что зал закрывается на 10–15 минут для проведения специального мастер-класса для ВИП-персон. Другой вариант: попросить прийти ВИП-клиентов на 10–15 минут раньше для получения ценной, предназначенной специально для них информации.

Замечено, что по окончании мероприятия ВИП-персоны покупают больше, чем все остальные.

На сайте и в других рекламных источниках обязательно разместите информацию о том, какими привилегиями пользуются клиенты, заказавшие ВИП-участие.

Пример организации пространства в зале представлен на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Организация пространства в зале

Глава 2. Продвижение и продажа мероприятий

(Юрий Черников)

Продвижение и продажа – самая сложная и, несомненно, самая важная задача в организации мероприятия. Успех продаж во многом зависит от выбранной маркетинговой стратегии и ценовой политики.

При организации крупных мероприятий с достаточным бюджетом используют все доступные средства продвижения. Однако ситуация отнюдь не безнадежна в случае, если рекламный бюджет ограничен. Интернет-технологии, партнерство, спонсорство – вот ваши основные инструменты.

Все, что необходимо для продвижения и продажи

Эффективное продвижение мероприятия не может опираться на единственный инструмент привлечения клиентов. Никогда нельзя заранее предсказать, какой именно способ даст наилучший результат. Все средства нужно разумно сочетать исходя из контекста продвижения мероприятия, его направленности, целевой аудитории, стоимости. Более того, необходимо стремиться к достижению пролонгированного, а не сиюминутного эффекта.

Итак, что можно сделать для продвижения и продажи мероприятия?

1. Создание тематического сайта (сайтов). Сайт должен иметь хорошую посещаемость, которую обеспечивает интересный контент. Прекрасно, если есть возможность создать несколько сайтов, которые ссылаются друг на друга.

2. Формирование «мыслевируса» – мема, который хорошо запоминается и быстро распространяется. Это написание и пересказ интересных сказок, легенд о тренере. Можно говорить о необыкновенных позитивных трансформациях, произошедших на прошлых тренингах. Сообщайте о реальных событиях, пусть немного преувеличивая, но выдумывать и лгать не нужно. Такие истории рассказываются на мероприятии в перерывах, во время чаепития, на тематических форумах. Это занимательные мифы, ими делятся невзначай, с правильной расстановкой акцентов. Такой миф можно сравнить с хорошим анекдотом, который с удовольствием рассказывают знакомым. Данный способ передачи информации называют сарафанным радио.

3. Формирование источников прямой рекламы. Обращение непосредственно к целевой аудитории. Для этого нужно иметь под рукой визитки, какие-либо раздаточные материалы. Прямая реклама предполагает возможность нахождения и общения в кругу потенциальных клиентов. Это могут быть бизнесмены (в случае продажи бизнес-тренингов), молодые люди (тренинги личностного роста), женщины или мужчины (тренинги для соответствующей категории), молодые мамы, всевозможные организации и т. д.

4. Общение на тематических форумах. Открытие темы тренингов и тренеров на различных форумах может дать хорошие результаты при условии, что поднимаемые темы актуальны и интересны. В этом случае информация будет распространяться. Существует множество женских сайтов с огромным трафиком, и при каждом таком портале, как правило, имеется активный форум. Прямая реклама на форумах запрещена, но не запрещено участие в обсуждении проблем, сопровождаемое «подсказками» в виде поучительных историй и советами, как решить ту или иную проблему.

5. Ведение рассылки. Это основной инструмент налаживания связи с потенциальными клиентами. Рассылка хорошо работает, когда сформирована большая база подписчиков.

6. Ведение раздела «Статьи» на сайте. Наличие на ресурсе интересных, качественных статей и других материалов всегда привлекает клиентов и партнеров. Рекламные статьи должны содержать информацию о тренере, его деятельности, об актуальности мероприятия для людей. При этом не следует в каждой статье призывать к посещению тренинга, достаточно метасообщения: «это интересно», «выгодно», «полезно». Оптимальный период выхода статей – раз в неделю (соответственно, четыре раза в месяц). Желательно также писать провокационные, побуждающие к дискуссии материалы, однако здесь важно соблюдение баланса, чтобы не вызвать гнева и осуждения со стороны читателей.

7. Написание книг. Одно крупное мероприятие – одна книга. Из печатного варианта необходимо сделать аудиокнигу. Самый быстрый способ написать книгу – сделать аудиозапись тренинга, расшифровать ее, отредактировать, дополнить, улучшить, отформатировать и передать в издательство. Книги можно предлагать в качестве бонуса, продавать, презентовать.

8. Создание видеопрезентаций. На каждый тренинг необходимо записывать видеопрезентацию с участием автора и ведущего тренинга.

9. Радиовещание. Мощный маркетинговый инструмент. Хорошо, если у тренера, который будет участвовать в мероприятии, есть возможность организовать серию передач по радио или вести отдельную рубрику. Радиоэфир должен быть регулярным. Конечно, единичные выступления также не помешают, но это малоэффективно: аудитория просто не запоминает человека, вещающего 15–20 минут. Как попасть на радио? Попробуйте предложить актуальные темы, интересные передачи главному редактору радиостанции.

10. Организация бесплатных презентационных мероприятий. Это может быть открытый семинар, мини-тренинг, кастомарафон. Ваша задача – собрать как можно больше людей.

11. Колумнистика. Предложите свои бесплатные услуги какой-либо тематической популярной газете или журналу. Это может быть ведение отдельной рубрики или колонки, регулярные ответы на вопросы читателей, статьи, тесты, советы и т. п. Это опосредованная реклама. Вы не сможете размещать информацию о мероприятии, но получите возможность презентовать себя как специалиста, проявить компетентность в какой-либо сфере.

12. Работа с партнерами. Позаботьтесь о том, чтобы ваши коллеги/партнеры разместили информацию о вас на своих ресурсах. Хорошо, если есть возможность рекомендовать ваш тренинг как наиболее интересный по конкретному вопросу в ходе какого-либо мероприятия по смежной тематике.

13. Активное и регулярное участие на различных мероприятиях, косвенно связанных с возможностью привлечения клиентов. Это конференции, круглые столы, обсуждения, выставки. На данных мероприятиях можно делать доклады, предлагать обучение.

14. Размещение печатных объявлений в местах скопления целевой аудитории. Если вы организуете тренинги личностного роста, рассчитанные, например, на молодежь, то целесообразно повесить объявления в высших учебных заведениях. Однако информацию о бизнес-тренингах не следует размещать на автобусных остановках.

15. Договор со специализированными книжными магазинами. Магазины, торгующие эзотерической литературой и материалами, иногда соглашаются за небольшую плату размещать у себя информацию о тематических тренингах.

16. Реклама на телевидении, радио. Это недешево, поэтому практически недоступно. Однако при наличии большого бюджета используйте данный вариант.

Сайт для продажи мероприятия