Успеть за 120 минут. Как создать условия для максимально эффективной работы - Джош Дэвис

• Телефон, стакан воды, ручку и прочие нужные для работы предметы разместите на дальних углах стола – тогда вы будете дотягиваться до них широкими жестами. Если вы напряжены, на минуту откиньтесь на стуле, расправьте грудную клетку, разведите руки. Можно даже купить табурет или пуфик, на который ставят ноги. Свободные «позы власти» могут способствовать смене умственного настроя.

• Не сидите за столом слишком долго. Работа часто затягивает, поэтому не бойтесь вставать каждый раз, когда вспомните об этом. Если вы сами выбираете рабочее место, выберите такое, где можно без проблем вставать и ходить.

• Внесите личную нотку в рабочее окружение. Попробуйте поставить перед глазами растения или изображение воды. Однако не переусердствуйте: добавляя на рабочее место лишние предметы, не создавайте беспорядка.

Организация рабочего пространства – захламляете вы его или регулярно наводите порядок, оставляете место для привольных поз или ставите бегущую дорожку, держите перед глазами орхидею или вешаете на стену фотографию океана – влияет на то, достигнете ли вы нужной продуктивности в нужный момент.

Не упускайте из виду окружение

Планируя для себя два часа суперэффективности, не забывайте, что рабочее место – важный фактор. Я уже упомянул три связанных с ним аспекта, которые влияют на работоспособность и которые мы можем изменять. Первый – уровень шума, который нас окружает. Второй – яркий холодный свет или тусклый, теплых оттенков. Третий – организация ближайшего окружающего нас пространства: беспорядок на столе или порядок, есть ли место для свободных движений, можно ли вставать и двигаться, есть ли перед глазами объекты для восстановления сил. Давайте взглянем, как уже знакомая нам Саманта – финансовый директор стартапа – изменила рабочее окружение и обеспечила себе продуктивность, необходимую в ее новой должности.

Саманта, как вы помните, сталкивается с теми же проблемами, что и большинство из нас: она не может изменить планировку офиса и сделать себе отдельный кабинет. Поэтому она нашла компромисс: несколько раз в неделю, когда ей нужна максимальная работоспособность, она на час-другой резервирует за собой одну из переговорных комнат. Там, за просторным столом для совещаний, у нее есть возможность распрямиться и не слышать офисного шума – и она наконец может сосредоточиться.

Чтобы плодотворно работать за собственным столом, Саманта убрала с глаз кипы накопившиеся документов. Первые полгода были нелегкими и пролетели мгновенно, так что Саманта не успела придать своему рабочему месту никаких личных штрихов. Теперь она принесла фотографии своей семьи и панно, купленное в отпуске на Гавайях и изображающее спокойный океан. Для тех случаев, когда нужно сосредоточиться за рабочим столом, она держит шумоподавляющие наушники, но почти никогда не слушает музыку – разве что под рутинные дела.

Стол Саманты и единое для всех офисное пространство – не лучшее место для работы, требующей концентрации внимания, зато обстановка способствует совместной работе с коллегами. Обустроив рабочее место так, чтобы ее меньше отвлекали, Саманта пользуется преимуществами обоих видов обстановки: возможностью уединиться и сосредоточиться на индивидуальной работе и условиями офиса, где можно работать в плотном контакте с коллегами.

Стратегию, описывающую, как рабочая обстановка воздействует на работоспособность, я оставил напоследок потому, что она может способствовать или мешать другим стратегиям, описанным в этой книге. Верно выбирать моменты для принятия решений, стратегически выстраивать дела так, чтобы правильно использовать умственную энергию, устранять помехи и учиться правильно отвлекаться мыслями на посторонние вещи, использовать физическую нагрузку и еду для повышения продуктивности – рабочая обстановка может облегчить все перечисленное.

От устройства вашего рабочего пространства зависит, часто ли вас будут отвлекать, – а значит, понадобится план принятия решений, которые из-за этого будут возникать. От рабочего места зависит также количество умственных усилий, затрачиваемых на самоконтроль, и то, сколько эмоциональных триггеров будет возникать ежедневно. Помимо того, что вам мешает окружение, само рабочее место может быть напичкано отвлекающими ловушками – или свободно от них. Есть ли у вас возможность быстро прогуляться или сделать упражнения – важный фактор, определяющий возможность физической нагрузки.

Поэтому сегодня уделите немного времени своему рабочему месту и оглядите его критически: правильно ли оно устроено для того, чтобы обеспечить вам два часа суперэффективности?

Заключение

Я не встречал людей, которые не жаловались бы на то, что успевают сделать слишком мало. Мы все перегружены работой и житейскими делами. Большинство из нас пыталось справиться с проблемой, пытаясь добиться большей эффективности. «Как избавиться от простоев? Как заставить подчиненных еженедельно тратить на работу больше часов? Как переходить от дела к делу – или даже ко многим делам сразу – так, чтобы не терять ни минуты?»

Оказывается, мы тратили усилия не на то. Производительность – параметр, подходящий для машин и компьютеров. Однако наука показывает нам, что человек – не компьютер, подключенный к системе жизнеобеспечения. У нас есть мозг и тело, и наша деятельность опирается на биологические законы. Для человеческой деятельности важна не производительность, а действенность и эффективность. При правильных условиях наш мозг может быть потрясающе эффективен – и совсем неэффективен при неправильных. Нейробиология и психология открывают эти нужные условия и учат нас, как добиться высокоэффективных результатов мыслительной деятельности.

Надеюсь, что после чтения этой книги вы (вместо попыток втиснуть в каждый день как можно больше рабочих часов) начнете организовывать свой день так, чтобы устроить себе два часа суперэффективности. Физическая нагрузка, питание, время дня, типы когнитивных задач – с учетом этих параметров вы сможете планировать деятельность и окружающие условия таким образом, чтобы обеспечить себе два часа максимальной эффективности, за которые можно сделать важную работу. Каждую из стратегий, описанных в этой книге, можно применять сразу же, не откладывая. Пять стратегий помогут вам сделать эти часы максимально эффективными.

Стратегия 1

Определяйте точки принятия решений

Момент, когда вы закончили одно дело и готовы начать другое, открывает перед вами драгоценные возможности. Простое на первый взгляд умение отследить несколько точек принятия решений и правильно ими воспользоваться – действенное средство обернуть ситуацию в свою пользу.

Вы часто тратите многие часы на незначительную работу, не задумываясь о том, что вы делаете. При начале дела мозг переключается на автопилот, вы легко соскальзываете в привычный процесс и приходите в себя только тогда, когда он заканчивается или вас прерывают. Если вы отвечаете на письма, мозг переходит в режим «электронная почта», вы забываетесь за этим занятием и пишете письмо за письмом. И даже если вы отвели себе на почту всего час, а потом планировали заняться важным делом, которое обязательно нужно закончить до обеденного перерыва, в результате три часа спустя вы все еще повторяете: «Ладно, отвечу еще на одно письмо и потом займусь наконец важным заданием».

Когда мозг переключается в автоматический режим, вы меньше замечаете окружающее и не обращаете внимание на время. Именно поэтому так полезны поворотные точки для принятия решений: в эти моменты вы вырываетесь из автоматического режима и можете осознанно решить, на что потратить время. В большинстве случаев вы, скорее всего, бездумно проскакиваете мимо таких моментов, позволяя мозгу ухватиться за то, что он сочтет в данную минуту более подходящим или срочным. Однако у вас есть возможность отстраниться и осознанно решить, какое из дел нужно выполнить, а каким можно пренебречь.

Вы можете научиться распознавать такие моменты, можете прочувствовать их и задержаться на них в течение нескольких минут, дав себе возможность определиться с приоритетами. В такие моменты можно выбрать дело с учетом того, каким количеством времени и умственных ресурсов вы сейчас располагаете. Менее важные дела тоже требуют внимания и времени, однако моменты принятия решений помогут вам не упускать из виду приоритетные задачи.

Стратегия 2

Управляйте умственной энергией

Тайм-менеджмент – это не только разбивка дня на отрезки времени. Не все часы одинаково продуктивны. Мозг утомляется, ему нужен отдых для восстановления, и потому найти в календаре или дневном расписании время на выполнение дела – это еще далеко не все. Главное – заняться работой тогда, когда у вас для этого достаточно умственной энергии.