Расходы фирмы. Бухгалтерский и налоговый учет. Полное практическое руководство - Иван Феоктистов

А вот включить в расходы стоимость виз при отмене загранкомандировки, не удастся. По мнению Минфина России, высказанному в письме от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134, хотя статья 264 Налогового кодекса РФ позволяет списать на расходы стоимость виз по командировкам, любой расход должен быть обоснован. Если же командировка отменена, то независимо от причины расходы по ее подготовке обоснованными считать нельзя.

12.6.3. Задержки в командировке

Если сотрудника командируют в северные районы или на Дальний Восток, то командировка может затянуться. Ну, скажем, по причине нелетной погоды. В этом случае организация должна возместить работнику затраты на оплату гостиницы и выплатить суточные. Причем эти расходы будут учитываться при налогообложении прибыли на основании подпункта 6 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ.

В бухгалтерском учете их отражают как прочие расходы (п. 13 ПБУ 10/99). Правда, если сотрудник, скажем, забыл привезти документы, подтверждающие причины форс-мажорных обстоятельств, то лучше оформить продление командировки. Для этого достаточно издать соответствующий приказ. Конечно, в этом случае в командировочном удостоверении должны быть проставлены отметки той датой, когда сотрудник действительно поедет обратно. Тогда все дополнительные траты сотрудника плюс суточные будут учтены как расходы на командировку. В бухучете делают записи:

ДЕБЕТ 20 (26, 10, 08…) КРЕДИТ 71

– списаны расходы по командировке.

Если по каким-либо причинам сделать это не удастся, можно обосновать расходы только приказом о продлении и билетами. И если возникнут претензии со стороны проверяющих, можно будет сослаться на письмо Минфина России от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158. В нем сказано, что для подтверждения командировки достаточно наличия только одного приказа.

ГЛАВА13

Представительские расходы

Представительские расходы – это затраты организации, связанные с ее коммерческой деятельностью, по приему и обслуживанию представителей других организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации и ревизионной комиссии.

В бухгалтерском учете не установлено никаких ограничений по видам и размерам представительских расходов. Они включаются в состав расходов по обычным видам деятельности и признаются в том отчетном периоде, в котором возникли, независимо от времени фактической оплаты.

Представительские расходы могут быть учтены в составе расходов по обычным видам деятельности предприятия (п. 5–8 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33).

В этом случае представительские расходы являются текущими и учитываются на счетах 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции со счетами:

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В некоторых случаях представительские расходы могут быть отнесены на капитальные вложения, если они связаны с капитальным строительством, модернизацией, реконструкцией, приобретением основных средств или нематериальных активов. В этом случае они будут отражаться по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» и включаться в первоначальную стоимость основных средств или нематериальных активов.

Или же представительские расходы могут быть включены в состав прочих операционных расходов, если они связаны с продажей основных средств, нематериальных активов или ценных бумаг. В этом случае сумма указанных расходов будет списана в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы».

Если для проведения представительского мероприятия приобретаются материально-производственные запасы (продукты), то сначала их следует отразить на счете 10 «Материалы» или на счете 15 «Заготовление и приобретение МПЗ» в зависимости от выбранной учетной политики. По мере использования приобретенных ценностей их стоимость списывается со счета 10 на счет учета затрат (26 или 44).

Согласно Налоговому кодексу РФ представительские расходы делятся на две группы. Первые из них связаны с приемом (обслуживанием) представителей других организацией, прибывших на переговоры. А вторая группа – с приемом (обслуживанием) членов руководящего органа организации, прибывших на его заседание.

13.1. Что включается в состав представительских расходов?

В состав представительских расходов включаются четыре вида затрат предприятия (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Рассмотрим их подробнее.

13.1.1. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия)

Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для контрагентов, а также для официальных лиц принимающей организации, которые участвуют в приеме, включаются в состав представительских расходов.

Кроме того, по мнению налоговиков, в состав расходов на проведение официального приема включаются только те расходы, которые непосредственно связаны с организацией питания. Следовательно, все остальные расходы не учитываются в составе представительских расходов. Речь в данном случае идет о следующих расходах:

– на аренду помещения;

– на его оформление и украшение;

– на оборудование стендов, проекторов и т. д.

Такая позиция изложена в письме Департамента налоговой политики Минфина России от 12 марта 2003 г. № 07-02-03/29.

Добавим, что, по мнению Минфина России, расходы на завтраки, обеды и ужины во время приема делегации, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций прибывших на переговоры за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет собственных средств организации (письмо от 5 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/157).

И еще: расходы, связанные с приемом представителей филиалов и работников общества, прибывших для решения производственных вопросов, не соответствуют расходам, установленным пунктом 2 статьи 264 главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации, и, следовательно, не подлежат включению в состав представительских расходов.

13.1.2. Расходы на транспортное обслуживание

Доставка гостей к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно также учитывается по статье представительских расходов.

Если гости будут встречены в аэропорту и на вокзале, а затем доставлены в гостиницу, то расходы на такси нельзя отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Ведь в главе 25 Налогового кодекса РФ четко сказано о транспортировке «к месту проведения представительского мероприятия и обратно».

13.1.3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров

В буфетное обслуживание включается, как правило, предложение участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т. д.

Согласно письму Минфина от 16 августа 2006 г. № 03-03-04/4/136 расходы на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков, для организации официального приема иностранной делегации, проводимого в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, могут быть учтены в составе представительских расходов. Правда, тут же чиновники оговорились, указанные расходы должны соответствовать критериям, установленным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Судебная практика в отношении вопросов, связанных с отнесением расходов на алкогольную продукцию к представительским расходам, в большинстве случаев на стороне налогоплательщиков. Дело в том, что пункт 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не определяет перечень продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав таких расходов. В качестве примера можно привести постановления ФАС Поволжского округа от 1 февраля 2005 г. № А57-1209/04-16, ФАС Северо-Западного округа от 31 мая 2004 г. № А56-34683/03, от 12 мая 2005 г. № А56-24907/04, от 11 августа 2006 г. по делу № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1/А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1.

13.1.4. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате принимающей

организации, по обеспечению перевода во время проведения

представительских мероприятий

Указанные расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Но только в том случае, если приглашение гостей напрямую связано с деятельностью организации и способствует увеличению ее будущих доходов.

13.2. Спорные представительские расходы

Для целей налогообложения прибыли состав представительских расходов является закрытым. Это значит, что при расчете налога на прибыль не учитываются расходы принимающей стороны на:

– оплату услуг по оформлению виз, проезда железнодорожным или авиационным транспортом представителей другой организации или совета директоров;