Расходы фирмы. Бухгалтерский и налоговый учет. Полное практическое руководство - Иван Феоктистов
Шрифт:
Интервал:
Закладка:
– 3300 руб. (1 000 + 2300) – отражена сумма представительских расходов, которая не учитывается при расчете налога на прибыль.
Сумма сверхнормативных представительских расходов в размере 1000 руб. (9000 руб. – 8000 руб.), а также величина расходов, связанных с проведением культурно-развлекательных мероприятий, в размере 2300 руб. является постоянной разницей, на основании которой бухгалтер сформировал постоянное налоговое обязательство:
ДЕБЕТ 99 субсчет «ПНО»
КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 792 руб. (3300 руб. х24 %) – отражена сумма постоянных налоговых обязательств.
В декабре 2006 года расходы на оплату труда составили 30 000 руб. Следовательно, в целом за год расходы на оплату труда равны 230 000 руб. Величина представительских расходов, осуществленных организацией за отчетный период, не изменилась.
Предельная величина представительских расходов, которую можно учесть в целях налогообложения за 2006 год, составляет 9200 руб. (230 000 руб. х 4 %). Однако расходы на посещение театра и концертного зала не включаются в состав представительских расходов при расчете налога на прибыль.
При расчете налога на прибыль в целом за 2006 год организация может учесть представительские расходы в размере 9000 руб.
В бухгалтерском учете были сделаны такие записи:
ДЕБЕТ 26-1 КРЕДИТ 26-2
– 1000 руб. – сумма представительских расходов может быть полностью учтена в целях налогообложения;
ДЕБЕТ 99 субсчет «ПНО»
КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 240 руб. – сторнирована часть суммы ранее начисленного постоянного налогового обязательства.
13.5. Документальное оформление
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые были осуществлены организацией. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, заверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.
Поэтому оформлению документов на представительские расходы бухгалтер должен уделить особое внимание. Речь идет как о внутренних распорядительных документах, так и о внешних первичных документах (счета-фактуры, накладные, акты, товарные чеки и т. д.).
Действующие нормативно-правовые акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организации вправе самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.
13.5.1. Внутренняя документация
Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами.
1. Приказ руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели.
2. Программа мероприятий, состав делегации с указанием должностей с приглашенной стороны.
3. Список представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа.
4. Перечень должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий.
5. Порядок выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.
6. Смета представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.
7. Акт (отчетом) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы.
8. Отчет об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием – что, кому и сколько вручено.
9. Меню, утвержденное директором столовой, если обед предоставлялся столовой предприятия. Калькуляция должна составляться без наценки.
10. Авансовый отчет с приложением подлинников соответствующих первичных документов: чеки ККМ и товарные чеки с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счета из ресторана, накладные, счета-фактуры, торгово-закупочные акты и т. д.
Перечисленные выше документы составляются под конкретное мероприятие. Все они, за исключением авансового отчета, не имеют унифицированных форм. Поэтому эти документы организация должна разработать самостоятельно. При этом ей следует учитывать, что бухгалтерские документы должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в статье 9 Закона о бухгалтерском учете. Напомним эти реквизиты:
– название документа;
– дату составления;
– наименование организации, от которой составлен документ;
– содержание хозяйственной операции;
– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
– наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
– личные подписи указанных лиц.
Кроме того, в этих документах необходимо отразить следующую информацию:
– дату деловой встречи или приема;
– место проведения этого мероприятия;
– программу мероприятий;
– состав участников со стороны организации и представителей другой организации;
– цель проведения мероприятия;
– сумму предполагаемых расходов.
По мнению налоговых органов, если организация имеет в наличии все перечисленные выше подтверждающие документы, то расходы на проведение встречи с организацией-партнером по бизнесу могут быть признаны представительскими расходами для целей налогового учета. Даже если в акте не указаны фамилии, имена и отчества присутствующих представителей организации-партнера.
Обратите внимание! Цель официальных приемов должна быть приведена в соответствии с теми формулировками, которые приведены в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Например, цели проведения официального приема могут быть следующие.
1. Обсуждение вопросов об исправлении недочетов в работах по существующим контрактам.
2. Обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам или об увеличении объемов финансирования по этим контрактам.
3. Обсуждение вопроса о заключении новых контрактов.
4. Обсуждение технических аспектов существующих и предполагаемых контрактов (технические термины и т. д.).
Эти формулировки в качестве типовых, а также другие технические аспекты встречи рекомендуется отражать во всех внутренних документах организации: в приказе на организацию официального приема, в программе проведения встречи, в отчете о проведенных переговорах.
Желательно, чтобы формулировка «проведение переговоров» фигурировала и в первичных документах по представительским расходам, которые организация получит от контрагентов.
Для включения представительских расходов в состав затрат по обычным видам деятельности, необходимо, чтобы прослеживалась взаимосвязь между официальным приемом и деятельностью предприятия. Это может быть подтверждено:
– заключенными договорами;
– подписанными контрактами, протоколами о намерениях;
– деловой перепиской.
Итогом заседания совета, общего собрания акционеров, правления должно быть принятие решения или протокола.
Нередко у бухгалтеров возникает вопрос: в каком размере можно учесть представительские расходы, если фактические затраты отличаются от запланированных?
Мнение налоговиков по этому вопросу следующее.
Если фактические затраты будут меньше, чем те, которые предусмотрены программой, то в расходах можно учесть фактические затраты. Но если фактические расходы превысят запланированные, то прибыль можно уменьшить только на сумму запланированных расходов.
На наш взгляд, такая позиция не является верной.
В соответствии с пунктом 42 статьи 270 Налогового кодекса РФ на представительские расходы может быть потрачено не более 4 процентов от расходов на оплату труда за тот налоговый (отчетный) период, в котором произведены представительские расходы. Поэтому отнесение затрат к представительским расходам зависит от соблюдения этого лимита. Никаких других ограничений Налоговым кодексом не установлено.
Однако чтобы избежать споров с налоговыми органами, мы советуем предприятиям закладывать в сметы по представительским расходам большую величину, чем организация хотела бы израсходовать на проведение деловых встреч. В этом случае предприятие обязательно уложится в сумму заранее запланированных представительских расходов.
13.5.2. Первичные документы
