Расходы фирмы. Бухгалтерский и налоговый учет. Полное практическое руководство - Иван Феоктистов
Шрифт:
Интервал:
Закладка:
Надо сказать, что Минфин России действительно изменил свое мнение по этому вопросу. Так в письме от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533 чиновники указали, что расходы по содержанию квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников во время командировки (командировочного удостоверения, проездных документов до места командировки и др.), могут быть отнесены к признаваемым при налогообложении прибыли расходам. При этом такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Расходы по содержанию квартиры за то время, что квартира пустовала, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли.
12.3.3. Расходы на проживание документально не подтверждены
Если, вернувшись из командировки, работник не может документально подтвердить расходы по найму жилого помещения, то возвращать деньги в полном объеме организация не должна. Многие до сих пор полагают, что фирма должна возместить неподтвержденные расходы из расчета не менее чем 12 рублей в сутки. Эта норма установлена для работников бюджетных учреждений (постановление Правительства от 2 октября 2002 г. № 729). Однако коммерческие фирмы не должны теперь ориентироваться на эти нормы. Если работодатель по своему желанию может возвратить деньги сотруднику, то размер такого возмещения нужно прописать в трудовом договоре. Тогда фирма даже сможет учесть эти выплаты при расчете базы по налогу на прибыль на основании пункта 25 статьи 255 Налогового кодекса РФ.
12.4. Прочие расходы в командировке
Статьей 168 Трудового кодекса РФ определено, что все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения или ведома.
К таким расходам при командировках на территории России можно отнести:
– расходы по оплате услуг связи;
– дополнительные услуги, связанные с наймом жилья (в том числе бронирование номера);
– расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;
– расходы на получение визы;
– сборы за услуги аэропортов;
– комиссионные сборы;
– расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;
– другие расходы.
Среди наиболее часто встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует выделить затраты на проведение телефонных переговоров. К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, где указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность могут быть подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (договоры, доверенности, информационные письма и другие документы, в которых указаны соответствующие телефонные номера).
Организации имеют право самостоятельно своими локальными нормативными актами (например, приказом) устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов.
12.4.1. Оплата услуг связи
Командированные лица нередко несут расходы по оплате телефонных переговоров. При этом телефонные переговоры являются затратами, вполне отчуждаемыми от гостиничных услуг, так как они не являются услугами по обеспечению проживания.
Подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ предусмотрено включение в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходов налогоплательщика на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).
Таким образом, если командированное лицо сможет подтвердить производственную направленность осуществленных переговоров, а также подтвердить их документально (например, квитанцией из гостиницы с распечаткой телефонных номеров), то оплату указанных расходов организация вправе включить в налоговую базу для исчисления налога на прибыль.
12.4.2. Иные дополнительные расходы
В командировке сотрудника могут ожидать дополнительные расходы. Ну, скажем, если в поездку отправляется директор компании, то не исключено, что он летит первым классом и пользуется услугами VIP-зала в аэропорту, тратится на ресторан и мини-бар в отеле. Возникает вопрос, могут ли такие затраты быть компенсированы сотруднику? Обычно сотруднику такие расходы не оплачивают. А если и их компенсирует, то налогооблагаемые доходы такие траты по понятным причинам не уменьшают. Ведь в соответствии с пунктом 29 статьи 270 Налогового кодекса РФ расходы, произведенные в пользу работников, при налогообложении не учитываются.
12.5. Бухгалтерский учет командировочных расходов
Каждая организация (кроме кредитных и бюджетных) обязана вести учет хозяйственной деятельности методом двойной записи на счетах, предусмотренных Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н (далее – План счетов бухгалтерского учета). При этом организации также следует руководствоваться Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, также утвержденной названным приказом Минфина России № 94н (далее – Инструкция по применению плана счетов).
Следует отметить, что Инструкция по применению плана счетов устанавливает лишь единые подходы к применению Плана счетов бухгалтерского учета. В ней приведена краткая характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов: раскрыты их структура и назначение, экономическое содержание обобщаемых на них фактов хозяйственной деятельности, порядок отражения наиболее распространенных фактов.
На основе Плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению плана счетов организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета. При этом субсчета, предусмотренные в Плане счетов бухгалтерского учета, используются организацией исходя из управленческих требований, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.
Согласно приведенным выше документам бухгалтерский учет расчетов с работниками по суммам, выданным на командировочные расходы, ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Источник списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки. Так, источниками списания расходов на служебные командировки могут быть:
– первоначальная стоимость приобретенных товарно-материальных ценностей, если командировка была связана с их приобретением;
– себестоимость продукции (работ, услуг), если командировка связана с текущей деятельностью организации;
– капитальные вложения, если командировка связана с осуществлением инвестиционной деятельности или строительством;
– расходы будущих периодов с последующим равномерным списанием на себестоимость, если командировка связана с открытием нового производства, новых направлений работы, продвижением на рынок новых видов услуг, товаров, продукции и т. п.;
– прибыль, остающаяся в распоряжении организации, если командировка связана с иными непроизводственными целями.
При этом источники списания командировочных расходов будут отражаться на следующих счетах бухгалтерского учета:
– 01 «Основные средства»;
– 07 «Оборудование к установке»;
– 08 «Вложения во внеоборотные активы»;
– 10 «Материалы»;
– 20 «Основное производство»;
– 23 «Вспомогательные производства»;
– 25 «Общепроизводственные расходы»;
– 26 «Общехозяйственные расходы»;
– 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
– 44 «Расходы на продажу»;
– 91 «Прочие доходы и расходы» и др.
Следует отметить, что предприятие обязано вести аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по каждой сумме, выданной в подотчет.
Командировочные расходы работника отражаются в сумме фактически понесенных и документально подтвержденных расходов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету счетов бухгалтерского учета (в зависимости от характера и целей командировки). Учет наличных денежных средств, выдаваемых работнику в качестве аванса и получаемых от работника, отражается на счете 50 «Касса».
