Организуй себя - Джон Каунт

Основное преимущество бумажной оргтехники заключается в том, что вы можете носить ее с собой на любые мероприятия и не опасаться, что работа, например, какого-либо совещания будет нарушена звуковым сигналом, исходящим от вашего инструмента.

Компьютерные персональные информационные системы (ПИС)

На практике используются частные базы данных для хранения и учета персональной информации. К ним относится целый ряд хорошо известных коммерческих пакетов, а именно: «Lotus Organizer», «Starfish Sidekick», «Microsoft Schedule Plus» и «Microsoft Outlook». Здесь я скорее хотел бы обратить ваше внимание на полную коммерческую версию «Microsoft Outlook», а не на «Outlook Express», которая выпускается бесплатно вместе с версией Internet Explorer, но обладает лишь ограниченными возможностями ПИС. Персональная информационная система обычно включает в свой состав основные интегрированные наборы офисных программ.

Существуют десятки прекрасных программ, которые можно загрузить из Интернета, причем некоторые из них бесплатные. На рис. 2. 3 показан пример такой программы. Давайте познакомимся с его содержанием:

· адресная книга для управления контактами;

· график условленных встреч, который можно использовать в комплексе с адресной книгой или с ежемесячным или ежегодным планировщиком времени, кроме того, он также оснащен программой напоминания;

· списки «что надо сделать?», которые могут быть организованы по тематическим заголовкам, что позволяет осуществлять простое планирование проектов и отслеживание хода их выполнения по следующим пунктам: заданная дата достижения цели, ответственный исполнитель, запланированная длительность и процент выполнения задания;

· запись времени, израсходованного на какие-то виды деятельности, и учет расходов;

· свободное место для заметок, которое можно использовать для определенных целей и которое обычно служит для импортирования информации из других пакетов.

Неоценимым преимуществом ПИС является то, что информация может интегрироваться и изучаться различными способами, без тех затруднений, которые создает передача информации вручную. Вы можете осуществлять деятельность по планированию в ходе разработки проекта и вставлять задачи в ваш график на протяжении недель, в полном объеме учитывая другие ваши обязательства. В назначенное вами время в разделе дневника вашей ПИС возникнет окно со списком «что надо сделать?», и оно не исчезнет до тех пор, пока вы не отметите находящиеся в списке задачи как выполненные. Простым щелчком мыши вы можете осуществить охват всей картины в целом или по отдельным деталям, а, используя адресную книгу, вы можете назначать лиц, в ней записанных, на выполнение того или иного задания и планировать встречи с ними. При помощи ПИС вы можете объединять рутинную ссылочную информацию с важными заметками.

Наличие ПИС облегчает выполнение операций по учёту времени и стоимости. Единственный недостаток здесь заключается в том, что для того, чтобы получить доступ ко всем этим программам, вы должны иметь под рукой компьютер. Но и с этим до некоторой степени можно справиться, используя карманные органайзеры или персональные цифровые помощники.

Полная версия «Microsoft Outlook» предоставляет в ваше распоряжение интегрированные в одно целое электронную почту и ПИС и обладает рядом чрезвычайно полезных особенностей. Она позволяет совместно использовать информацию ежедневника в Интернете или внутренней сети компании и включает в себя возможность «автоматической сортировки», которая может оказать вам неоценимую помощь в планировании совещаний, автоматически определяя время, когда будет готово техническое обеспечение совещания, а лица, приглашенные принять в нем участие, будут свободны от других мероприятий. Конечно, в данном случае предполагается, что все заинтересованные лица будут своевременно вносить изменения в свои личные графики, что далеко не является само собой разумеющимся. С помощью данной программы вы также можете создавать доклады о состоянии задач, содержащихся в списках «что надо сделать?» соответствующего раздела Outlook и с помощью электронной почты отсылать их на заранее сформированный список распределения.

Карманные органайзеры и персональные цифровые помощники (ПЦП)

Данное оборудование представлено в широком диапазоне, начиная от простых адресных книжек и заканчивая полнофункциональными портативными персональными компьютерами. В середине диапазона находится карманное устройство, обладающее большинством возможностей пакета программного обеспечения ПИС (адресная книга, календарь, планировщик, программа напоминаний, программа для заметок). А самое совершенное устройство из этого диапазона предоставит в ваше распоряжение сокращенные версии стандартных текстовых редакторов и программ табличных вычислений вместе с электронной почтой и возможностью доступа к Интернету. Все познается в сравнении. Впечатление от производительности любого компьютерного оборудования будет тем большим, чем меньше будет его цена. Если в прошлом вы отказались от использования ПЦП, посчитав это нецелесообразным, вам стоит присмотреться к новым моделям. Большинство миниатюрных ПЦП управляются меню или сенсорными экранами. Они также могут быть оснащены программой распознавания рукописного текста. Данные устройства не предназначены для ввода больших объемов информации, и даже те портативные компьютеры, которые оснащены соответствующими клавиатурами, недостаточно удобны для этой цели. Однако в настоящее время в продаже появились полнофункциональные складные клавиатуры для некоторых видов портативных компьютеров. Их основное достоинство — портативность. Если вы работаете с программой управления временем на вашем персональном настольном компьютере, вам просто необходимо иметь возможность осуществлять синхронизацию данных на нем с данными в вашем портативном компьютере. Раздельный ввод одних и тех же данных на два компьютера — это прямой путь к полному хаосу. За последние годы уровень средств синхронизации данных значительно возрос, но прежде чем приобрести что-либо из этой области, вам следует убедиться, что между приобретаемым вами ПЦП и вашим основным компьютером существует полная совместимость, как по аппаратным средствам, так и по программному обеспечению.

Какая из систем лучше?

Все зависит от того, как вы любите работать. Бумажные системы — менее мощные с точки зрения перекрестной ссылочности, кроме того, при их использовании временами возникает необходимость копирования. Что касается компьютерных систем, то процесс ввода или вывода информации может прервать другие процессы, проходящие в той или иной системе.

По-видимому, лучшим решением здесь будет компромиссный вариант, заключающийся в частичном использовании, как бумажных носителей, так и компьютерной техники. Этот вариант, конечно, менее эффективен по сравнению с полным электронным вариантом, но здесь вы будете иметь возможность насладиться достоинствами старого канцелярского метода. Целый ряд ПИС обладает возможностями распечатки различных форм в формате, используемом бумажными органайзерами. Я сам на протяжении ряда лет работал комбинированным методом, используя как компьютерную технику, так и бумажные носители информации. Эта идея была выдвинута мной как один из вариантов. Данный метод ни в коем случае не претендовал и не претендует на какую-то исключительность. Более того, я с готовностью признаю, что он был предложен в те времена, когда ПИСы были не настолько мощными по сравнению с тем, какими они производятся сейчас.

Для планирования и отслеживания выполнения задач я пользуюсь компьютеризированной персональной информационной системой, но я не из тех, кто любит постоянно держать свой компьютер во включенном состоянии или повсюду таскать с собой ПЦП, поэтому я регулярно переношу информацию на бумажные носители. Я вношу в свою ПИС информацию по условленным встречам, список задач, вместе с датами, к которым они должны быть решены, а также очередность их решения. Благодаря программному обеспечению, стоящему на моем компьютере, я буду постоянно находиться в курсе предельных сроков выполнения той или иной задачи, так как программа, заложенная в компьютер, будет постоянно напоминать мне об этом до тех пор, пока я не укажу программе, что задача, о которой она мне напоминает, выполнена. При таком способе работы мне нравится, что я могу вносить начальные идеи, затем, последовательно работая над ними, создавать проект, а затем составлять перспективный план выполнения задач, которые требуется осуществить для реализации данного проекта в течение нескольких недель или месяцев.