Записки автоматизатора. Профессиональная исповедь - Андрей Орлов

Знания в этой области многими руководителями воспринимаются как сокровенные, поэтому они достаточно часто скрываются не только от внешних наблюдателей (конкурентов, УБЭПа и т. п.), но и от собственных сотрудников. Так что неудивительно, что структура управления всегда видится вам в некотором тумане. И первое, что вас должно заинтересовать, – это напускают ли тумана конкретно вам или руководители сами плохо представляют, кто за что отвечает и кем руководит. К сожалению, чаще оказывается верным именно второй вариант, хотя убеждать себя и вас будут в том, что речь идет о первом.

Один из примеров структуры (не худший) изображен на рисунке.

Рис. 1. Пример затуманенной организационной структуры компании

При такой структуре все подчиняются всем директорам, менеджеры офиса как-то договариваются друг с другом сами, а хорошо структурированные линейные подразделения подчиняются всем директивам офиса. Некоторые из офисных прямоугольников могут разворачиваться в подразделения (Маша может руководить бухгалтерией, а Ваня – айтишниками), но общего смысла это не меняет, поскольку способы взаимодействия подразделений все равно не заданы.

Затуманенные структуры обычно сохраняются у компаний, стартовавших с нуля, образовавшихся из группы единомышленников, объединенных одной бизнес-идеей. На начальном этапе организационная схема такой фирмы выглядит приблизительно так:

Рис. 2. Организационная схема свежеродившейся компании

На этом этапе развития в компании «все отвечают за все» и каждый выполняет любую работу, которую необходимо. Весь управленческий учет ведется, как правило, в Excel, а для бухгалтерского учета закупается или берется у знакомых коробочная программа.

В дальнейшем происходит постепенная структуризация сверху и снизу.

Нарастающие в нижней части схемы линейные подразделения обычно создаются уже структурированными. Может, и бывают случаи, когда этого не происходит, но тогда компания разоряется достаточно быстро, и до глобальной автоматизации дело не доходит.

Сверху постепенно происходит трансформация компаньонов: они отходят от бизнеса сами, съедаются, выживаются или разоряются до рядовых сотрудников. Реже компаньонам удается договориться о разделении функций и встроиться в традиционную структуру топ-менеджмента.

Если ничего из перечисленного не происходит, то схема превращается приблизительно в такого монстра.

Рис. 3. Политеистическое управление компанией

Естественно, в таком виде компании долго не живут. Но автоматизаторы в такой структуре живут еще меньше.

Как ни странно, затуманенная структура «с головой», с которой я начал рассказ, бывает вполне работоспособной, пока не разрастается слишком сильно. Мне встречался даже вариант структуры «все подчиняются троим, а дальше – как сами договорятся», который тоже работал. А называлось это почему-то «матричной структурой»

С другой стороны, всем известны организации с ясной классически-иерархической организационной схемой, жестким штатным расписанием, должностными инструкциями на каждую позицию, которые абсолютно мертвы и не способны ни к какой деятельности. Без внешней подпитки такие образования исчезают достаточно быстро, но, когда их питает государство или другой внешний источник, могут существовать веками.

К сожалению, процессы управления в компаниях с затуманенной структурой неформализуемы и потому плохо поддаются автоматизации. Если вы собрались внедрять только учетную систему, то основная проблема у вас будет выяснить, кто же в офисе является бизнес-заказчиком и с кем нужно согласовывать предлагаемые проектные решения.

«Этим занимается Ира»

Когда в компании используется затуманенная схема управления, вместо должностей в описании технологии работы часто используются имена. Конечно, во фразе «За это у нас отвечает Ира» особого криминала нет. Она может означать, что речь идет, к примеру, о функциях финансового контролера, которые сейчас исполняет Ира, а завтра, если потребуется, будет исполнять Маша.

Хуже, когда Ира оказывается неотделимой от своих функций по причинам:

а) высочайшего уровня доверия к ней;

б) уровня уникальных знаний и опыта;

в) отсутствия перечня выполняемых ею функций в виде, зафиксированном даже не на бумаге или в файле, но хотя бы в головах ее руководителей.

В результате при увольнении этой Иры выясняется, что те ее функции, про которые смогли вспомнить, необходимо разложить на двух других Ир, одну Машу, а также Костю, Пашу и Андрея, работающих вдобавок в совершенно других подразделениях. Людям этим нужно как-то согласовывать свою деятельность, чего в компании делать почти не умеют. А еще через пару месяцев, потеряв несколько миллионов рублей, руководство догадается, что у Иры были и еще какие-то обязанности, которые теперь не выполняет никто.

«Руководящая протоплазма»

Чтобы было понятно, что даже в тумане бывают свои плюсы, приведу фрагмент из отчета об обследовании одного вполне успешного холдинга.

Холдинг базируется на группе лиц, объединенных родственными или доверительными отношениями. Реально в этой группе каждый занимается тем, чем хочет и может, а совместные решения принимаются консенсусом, посему структура верхней части холдинга традиционно размыта и неформализуема. На мой взгляд, для ее описания больше всего подходит термин «руководящая протоплазма» (я надеюсь, что у заказчика хватит ума не обижаться). За каждым из членов руководящей протоплазмы закреплено некоторое число сотрудников, которыми он распоряжается и функции которых уже более четко определены. Впрочем, ни закрепление, ни сами функции обычно никаким способом не зафиксированы и не формализованы, а посему тоже размыты.

Понятие должности проявляется только при печати визитных карточек или заполнении трудовых книжек, должностные инструкции формулируются устно и поддерживаются лишь на уровне их интуитивного понимания исполнителем.

Описанная модель работает уже достаточно долго и эффективно, так что глупо обсуждать ее правильность или неправильность. Шок возникает лишь у наемных сотрудников, в первый день работы получающих вводную: «Подчиняться будешь А (эта часть иногда опускается), выполнять задания Б, В и Г, а зарплату получать у Е». Впрочем, этот шок проходит, когда сотрудник убеждается, что у него получается и работать, и получать зарплату.

Механизм реализации холдингом бизнес-проектов практически неизменен. Сначала возникает бизнес-идея. Для ее реализации выбирается доверенное лицо, которому делается соответствующее предложение. Это лицо вводится в руководящую протоплазму (если оно ранее в ней не находилось). После этого выбранное лицо создает бизнес-план, обсуждает его в протоплазме и начинает его реализовывать, постепенно формируя вокруг себя ядро сотрудников, занятых проектом. В какой-то момент проект либо коллапсирует, либо выделяется из протоплазмы в виде отдельного подразделения или организации, существующей практически независимо и связанной с холдингом только финансово.

Как следствие, внутри холдинга постоянно существует некоторое количество проектов на эмбриональном и постэмбриональном уровне, что дополнительно затрудняет попытки формализованного описания его функционирования.

Как вы все-таки сможете понять, чего же от вас хотят, я не знаю. Знаю только, что на это уйдет уйма времени, сил и нервов, но результат все равно будет плачевным.

Способность начальников объяснить свои информационные потребности за последние тридцать лет изменилась мало: если раньше они просто размахивали руками, то теперь делают то же самое, но растопырив пальцы.

Что интересно, предшествующее руководящей работе образование на их мыслях и поступках практически не сказывается: и прикладные математики, и теоретические бухгалтеры говорят и поступают одинаково.

(Наверное, сейчас я должен извиниться перед руководителями, дочитавшими мои записки до этого места. По всей видимости, вы – приятное исключение из общего печального правила. И я даже иногда встречал таких и с удовольствием с ними работал. Но как же часто после начальственных бесед и производственных совещаний я вспоминаю сцену из кинофильма «Бумбараш», в которой бандит, стреляя в направлении художника, кричит: «Нарисуй мне кунгуру!»)

Ниже приведены фрагменты отчета об обследовании еще одной корпорации, в которой я оставил несколько лет своей жизни.

<…>

1.4. Задачи автоматизации

1.4.1. В качестве идеала высказывается желание иметь в центральном офисе всю информацию о закупках товаров, их хранении и продажах во всех торговых точках, складах и офисах, обо всех перемещениях финансовых и материальных средств, а также обо всем остальном в атомарном (не интегрированном) виде.