Сломай систему! Лекарство от управленческой изжоги - Роберт Таунсенд

Бюджеты

…не должны готовиться наверху и спускаться вниз, словно вы мечете бисер перед свиньями. Бюджеты должны формировать рабочие подразделения.

Поскольку каждому подразделению следует рассматривать бюджет как собственный рабочий план, руководству не стоит жонглировать цифрами просто из любви к искусству. Любые изменения должны обсуждаться с подразделением, иначе весь процесс превратится в фикцию.

Сравнение бюджетных показателей с реальными в отчетах должно записываться не в стандартном выражении «выше» («ниже»), а на простом языке, то есть: «лучше» (или «хуже») предусмотренных бюджетом. Тем самым исключается ненужное умственное напряжение из-за разного отражения показателей в статьях дохода (где то, что в скобках, – плохо) и статьях расхода (где то, что в скобках, – хорошо). Таким образом, все скобки становятся «плохими», а отчеты – более доступными для понимания.

Большинство кредиторов, директоров и собственников изучают месячный отчет, чтобы узнать, уложились ли вы в бюджет. Если да, то все в порядке. Если нет, отчет попадает в руки к абсолютно несведущему придире, который спит и видит, как бы задать вам массу глупых вопросов. Чтобы избавить себя от этой нервотрепки, заложите некий произвольный запас прочности в те основные положения бюджета, которые покидают пределы компании. Вы не искажаете цифры, с помощью которых вы и ваши руководители анализируете тенденции, но вы оставляете нечто, помогающее свести на нет последствия непредвиденных неудач без видимого для ваших инвесторов или кредиторов нарушения бюджета.

В

Внешние аудиторы и аудиторский комитет

При полном понимании и одобрении со стороны главного бухгалтера генеральный директор при первой встрече с внешним аудитором (включая партнера) должен сказать что-то вроде: «Мы хотим, чтобы наш баланс отображал реальную картину результатов хозяйственной деятельности. Даже если они плохие. Я прошу вас незамедлительно докладывать аудиторскому комитету правления о любой попытке с моей стороны или со стороны кого-либо еще заставить вас изменить данному принципу». После этого он должен попросить аудиторов быть откровенными в своих отчетах. Очень часто лишь незначительные детали выдают проблему на ранней стадии.

Услуги аудиторских фирм стоят дорого. Партнеры берут около $75 в час, старшие сотрудники – около $50 в час, младшие сотрудники – около $35 в час. Ваш счет за их услуги может быть меньше, если вы попросите главного бухгалтера сделать подготовительную работу своими силами, прежде чем их фирмы включат свои счетчики.

Рекламные агентства любят тратить ваши деньги на исследования рынка, а юристы – на изучение законодательства. В независимых аудиторских фирмах есть отделы разработки систем, и нужно совсем немного, чтобы они начали системную работу. В отношении всех трех групп фирм неплохо было бы придумать систему сигнализации, которая срабатывает, прежде чем вы обнаружите, что потратили массу денег на работу, которая вам была вовсе не нужна.

В составе аудиторского комитета должны быть два или три независимых директора. Одного недостаточно, а четверо будут болтать на отвлеченные темы. Они должны встречаться с внешними аудиторами после выхода годового отчета, но по крайней мере за неделю до заседания совета директоров, перед которым они будут отчитываться.

Они приглашают представителей руководства (включая генерального директора) и на общие встречи, и приватно. Наедине с аудиторами они могут и должны задавать вопросы, которые в любое другое время могут вызвать неловкость: «Кто-нибудь оказывал на вас давление, чтобы вы сделали что-то против правил?», «Есть ли какое-либо событие, которое вы по какой-то причине не включили в свой отчет или не уделили ему достаточно внимания, но хотите обсудить это сейчас?»

Когда аудиторский комитет посчитает, что все существенные вопросы заданы, а честные ответы на них получены (благоприятные или нет), он будет готов выступить перед советом директоров.

Время: три мысли по его поводу

Работа в небольших компаниях должна быть сплошным удовольствием. Люди на ключевых должностях зачастую работают шесть дней в неделю допоздна и в результате становятся экспертами в своей области. Это на 20 % больше, чем пятидневная неделя с 9.00 до 17.00 в крупных организациях.

Новичкам нужно время, чтобы заслужить свое место в команде. Новым системам нужно время, чтобы устояться. Многие нетерпеливы в оценке новичков и новых систем. Дайте им время.

Некоторые совещания лучше проводить не спеша. Другие, к счастью, должны быть короткими. Хороший способ обеспечить краткость – вынудить собравшихся стоять. Сначала они будут в недоумении. Потом им станет неудобно, и они приложат все силы, чтобы встреча закончилась как можно скорее. Если в вашем кабинете больше одного мягкого кресла для посетителей, поменяйте кабинет на меньший.

Г

Гарвардская школа бизнеса[3]

Не нанимайте на работу выпускников Гарвардской школы бизнеса. Это достойное заведение само признает, что готовит своих выпускников только для трех должностей – исполнительный вице-президент, президент и председатель правления. Профессора даже не краснеют, когда Гарвардскую школу бизнеса называют оплотом капитализма.

По идее школа бизнеса готовит чиновников высшего класса – не покидающих капитанского мостика капитанов промышленности. Людей, которых после выпуска вкратце знакомят с выбранной ими компанией, а затем предоставляют кабинет, секретаря и какую-нибудь работу, где они коротают время в ожидании одной из трех описанных выше должностей.

Эта элита, по моему мнению, не отвечает таким первостепенным требованиям успеха, как: скромность; уважение к людям на линии огня; глубокое понимание сути бизнеса и того типа людей, которые получают удовольствие, работая на его процветание; уважение к нижестоящим. Эти люди не имеют на своем счету примеров проявления силы духа, усердия, лояльности по отношению к подчиненным, проницательности, справедливости и честности при неблагоприятных обстоятельствах.

Я уже подал заявление (пока без ответа) на должность гида по Гарвардской школе бизнеса в 1995 г. К тому времени туристы будут бродить в ее окрестностях как вокруг Стоунхенджа и спрашивать: «Интересно, что они здесь делали?»

География и должное к ней уважение

Если ваша компания расположена в Кливленде, рискните построить или приобрести производство в Санта-Барбаре. Отсутствие руководства тут же его погубит.

Потенциальный масштаб бедствия равен квадрату расстояния (в переводе на количество часов) между вашим головным офисом и новым заводом. Не важно, что вы преисполнены решимости систематически посещать этот завод. Вскоре вы обнаружите в себе неисчерпаемые способности находить в последнюю минуту повод не ехать туда.

Если новое производство расположено в Европе или на Дальнем Востоке, проблемы равны расстоянию, возведенному в куб. Управлять производством в Гонконге в двадцать семь раз труднее, чем в Дулуте.

Главные бухгалтеры и система учета

Ни одна система учета не бывает безупречной, и все они постоянно меняются. Главный бухгалтер должен настоять, чтобы руководство выбрало одну систему, и потом не позволять менять ее. Здесь он должен быть очень настойчив. Иначе руководство в два счета запутается. Самый простой способ запудрить мозги инвесторам (да и себе тоже) – каждый месяц менять что-нибудь в учете. Тогда вы сможете сказать: «Это нельзя сравнивать с прошлым месяцем или годом. И на основании этих цифр нельзя делать никаких заключений».

В периоды снижения прибыли руководители могут проявить большую изобретательность, аргументируя необходимость изменения системы учета. В поисках поддержки они даже могут обратиться к внешним специалистам по бухучету: «Разве так не лучше?» – «Да, так лучше». Но надо понять главное: это изменение? Если да, то не позволяйте его вводить. Данное правило не относится к очень редким случаям, когда на изменениях настаивает главный бухгалтер, чтобы показать более достоверную картину.

Главного бухгалтера могут попросить срочно предоставить те или иные данные. Никогда не следует терять головы – подобное может случиться с руководством, но не с бухгалтером. Если он все же подготовил отчет в спешке, то должен пометить его соответствующим образом: «Документ подготовлен в вынужденно сжатые сроки и без должной проработки».

Если руководство хочет перестать доверять себе и потерять доверие инвесторов, строя поспешные планы и смелые прогнозы, это его право. Но любой отчет, подписанный главным бухгалтером, должен быть понятным для него самого и представляться ему самому достоверным. Работа бухгалтера – убедиться в том, что все будущие сюрпризы могут оказаться только приятными.