Самоучитель работы на Macintosh - Скрылина Софья

5. Когда контактная информация будет сформирована, выполнить щелчок по кнопке Правка (Edit). Произойдет выход из режима редактирования личной карточки, будут отображены только заполненные поля.

4.2.4. Создание групповых списков рассылки

Используя групповые списки рассылки, вы сможете одним щелчком мыши отправить сообщения сразу всем адресатам, входящим в одну конкретную группу. Для создания группы необходимо выполнь следующее:

1. Щелкнуть по кнопке «+», расположенной под первым столбцом Группа (Group).

2. Задать появившейся группе имя.

3. Выбрать группу Все (All) — самая верхняя в списке.

4. Во втором столбце Имя (Name) выделить несколько имен и перетащить их, удерживая кнопку мыши, в первый столбец на созданную группу (рис. 4.36). Для выделения несмежных записей используется клавиша <Command>, для смежных — клавиша <Shift>.

Отправить сообщение всем членам группы можно двумя способами:

□ из приложения Адресная книга. Выделить группу. Вызвать контекстное меню, например, удерживая клавишу <Ctrl>. Выбрать пункт Отправить e-mail «Имя группы» (Send Email to Group). Запустится приложение Mail, в нем откроется окно нового сообщения с автоматически заполненным полем Кому (То);

□ из приложения Mail. В окне создания нового сообщения просто введите имя группы в поле Кому (То). Приложение Mail предоставляет возможность для получателя вашего письма скрыть адреса остальных членов группы рассылки. Каждый участник группы будет уверен, что вы послали данное сообщение только ему. Для этого необходимо открыть окно настроек приложения Mail, выполнив команду Mail → Настройки… (Preferensces…), перейти на вкладку Формат (Composing) и отключить флажок Показывать адреса всех членов группы при отправке группе (When sending to a group, show all member addresses).

4.2.5. Создание групп быстрого поиска

В группу быстрого поиска или смарт-группу заносится список контактных лиц, удовлетворяющий заданным критериям поиска Этот список будет постоянно обновляться по мере добавления в адресную книгу новых записей. Например, вы можете создать группу быстрого поиска, в которую будут автоматически добавляться сотрудники определенной компании, избавляя вас вручную осуществлять поиск. Обратите внимание, что в карточках обязательно присутствие информационного поля, которое используется в качестве критерия поиска.

Для создания смарт-группы следует выполнить следующие действия:

1. Открыть выпадающую панель, выполнив команду Файл (File) → Новая смарт-группа… (New Smart Group…).

2. Указать критерии для поиска. В рассмотренном примере в смарт-папку попадают сотрудники одной фирмы УМЦ «Инфоб» (рис. 4.37).

4.2.6. Поиск информации в адресной книге

Поиск контактного лица можно осуществлять в адресной книге или на всем жестком диске любых данных, имеющих отношение к этому контактному лицу (фотографии, документы, письма и т. д.).

□ Для поиска по адресной книге достаточно ввести в строку поиска имя или фамилию человека. По мере ввода запроса список найденных лиц будет сужаться. Чтобы просмотреть информацию об одном из найденных контактов, щелкните по его имени в столбце Имя (Name).

□ Для поиска любой информации на жестком диске, связанной с конкретным человеком, предварительно следует открыть его карточку. Затем произвести щелчок мыши по его имени с нажатой клавишей <Control>, из появившегося контекстного меню выбрать команду Spotlight: «Имя контактного лица» (Spotlight ‘This Person’), где имя контактного лица — это лицо, информацию о котором требуется найти (приписывается автоматически) (рис. 4.38). В отдельном окне Finder появится перечень найденных файлов.

4.2.7. Резервное копирование адресной книги

Приложение Адресная книга позволяет создавать резервные копии как всей базы целиком, так и отдельных карточек. В случае если произошла потеря всей базы данных, то ее можно восстановить из заранее созданного архива.

Для создания резервной копии одной или нескольких карточек необходимо их выделить, выполнить команду Файл (File) → Экспортировать (Export) → Экспорт vCard… (Export vCard…), в появившемся окне указать местоположение и имя создаваемого архива. В этом случае архив будет выглядеть, как показано на рис. 4.39, с расширением vcf. Аналогичного результата можно достичь, просто перетащив выбранные карточки из окна адресной книги в окно Finder или на рабочий стол.

Для архивирования всей базы следует выполнить команду Файл (File) → Экспортировать (Export) → Архив Адресной книги… (Address Book Archive…) и в появившемся окне указать местоположение файла Имя будет присвоено автоматически, основываясь на текущей дате (см. рис. 4.39), расширение файла будет abbu.

Для восстановления базы адресной книги из архива достаточно произвести двойной щелчок по файлу или выполнить команду Файл (File) → Импортировать (Import), указав имя требуемого файла в появившемся окне.

4.3. Календарь-ежедневник iCal

Приложение iCal позволяет вести несколько календарей-ежедневников одновременно, отслеживает даты важных мероприятий, выводит напоминания о предстоящих событиях, позволяет создавать списки задач, принятых к исполнению.

Для запуска приложения используется значок на котором изображен отрывной календарь, находящийся в папке Программы (Applications), или на панели Dock:

Обратите внимание, цифры на значках не совпадают. Пиктограмма, находящаяся в Dock, отображает текущую дату, а в папке Программы (Applications) используется дата 17 июля.

4.3.1. Окно приложения iCal

На рис. 4.40 рассмотрено окно приложения iCal. На Боковой панели отображаются имена календарей, причем два календаря (личный и рабочий) для вас заботливо приготовила фирма Apple. Обратите внимание, события каждого календаря обозначаются разным цветом, так, например, для личного календаря используется синий цвет, для рабочего — зеленый (цвета, заданные по умолчанию). В верхней части окна приложения расположены три кнопки, определяющие режим просмотра по дням, неделям и месяцам. Для перемещения по календарю используются стрелки, находящиеся справа и слева от этих трех кнопок.

В нижней части Боковой панели расположен мини-календарь на текущий месяц (см. рис. 4.40). Если щелкнуть по кнопке Сегодня (Today), расположенной в верхней части окна, то на мини-календаре отобразится текущая дата; так же клетка, соответствующая дню текущей даты, закрашена светло-голубым цветом на основном календаре.

Панель, расположенная в правой части окна iCal, отведена для списка задач, принятых к исполнению, для ее отображения/скрытия используется кнопка, расположенная в нижней части окна:

4.3.2. Планирование событий

Для планирования события, которое может состояться в определенный день, предварительно следует выполнить два действия: выбрать календарь, щелкнув по его имени мышью в боковой панели, и выбрать один из трех режимов просмотра: день, неделя, месяц, произведя щелчок по соответствующей кнопке, расположенной на верхней панели окна iCal (см. рис. 4.40).